2022.11.17
隨著電子或 eRFP 的出現(xiàn)，這似乎是一項相對容易的任務(wù)。但是，如果 RFP 沒有寫清楚并且目標(biāo)場所沒有充分定義，它實際上會在酒店業(yè)中造成混亂、混亂和競爭。所以讓我們把磁帶卷回到開頭?；仡櫴裁词?RFP，為什么要編寫 RFP，以及獲得出色響應(yīng)所需的核心要素。
1、什么是征求建議書?
提案請求 (RFP) 是組織向潛在供應(yīng)商發(fā)出的請求。買方對服務(wù)采購感興趣，并要求潛在供應(yīng)商及時提交業(yè)務(wù)提案。這些要求都是相同的，以便以全面和公平的方式評估響應(yīng)。
2、為什么要發(fā)送 RFP?
大多數(shù)活動組織者發(fā)送 RFP 是因為他們在新城市開會和/或在特定地點沒有已經(jīng)建立的跟蹤記錄。由于滿足要求的變化，他們也可能只是在尋求改變。會議明顯變大或變小，預(yù)算被削減或形式正在大修。不管是什么原因，現(xiàn)在是時候環(huán)顧四周了。但是，請確保您已準(zhǔn)備好進行更改。換句話說，將您計劃繼續(xù)使用的已建立場所與他人“對抗”是不道德的。
3、講述你的故事
花點時間向您的 RFP 收件人提供您公司的全面概覽以及您要求他們投標(biāo)的會議。確保供應(yīng)商了解您的需求以及您認為他們的酒店或會議中心非常適合的原因。請務(wù)必說明您發(fā)布 RFP 的原因。你在嘗試一個新的城市嗎?對之前的場地不滿意?保持透明并分享“為什么”。此外，請務(wù)必在您的敘述中包括在您之前的會議中哪些有效，哪些無效。最后，討論本次活動的優(yōu)勢和挑戰(zhàn)。如果您的優(yōu)勢是出席人數(shù)持續(xù)增長，但您面臨預(yù)算固定的挑戰(zhàn)，請?zhí)崆白屗麄冎肋@一點。您在宏觀層面上讓他們盡可能多地了解您的會議，從而減少不確定性，并希望鼓勵酒店營銷人員完成您的請求。
4、定義你的目的
以簡潔明了的方式告訴他們您希望從活動主持人那里得到什么。這是一次性的活動，還是您希望在這個目的地舉辦多年的會議?如果一切順利，有沒有可能把這個場地納入你的會議輪換?讓他們提前知道——因為未來業(yè)務(wù)的可能性可以幫助他們更加甜蜜地交易。不要忘記包括您的活動目標(biāo)。您的組織希望從這次活動中完成的前三到五件事是什么?場地如何提供幫助?
5、提供包容性活動簡介
請務(wù)必以您的姓名開頭，以及公司和活動的名稱。
讓他們知道您屬于哪種類型的細分市場——協(xié)會、公司、政府、非營利、宗教或社會。酒店或會議中心的銷售人員通常將他們的員工定義在這些細分市場中，這使得最有資格的人能夠最好地回答您的詢問。
讓他們知道這是否是第一次活動
如果不是，請分享您持有它的年限，以及過去三年在以下領(lǐng)域的平均值：總出席人數(shù)、預(yù)訂的總房間夜數(shù)和使用的會議空間。
讓他們知道您的會議有多少天
如果您在活動結(jié)束之前或之后需要臥室和會議空間。此外，告訴他們您打算舉辦活動的日期以及這些日期是否靈活也很重要。
盡可能確定您的會議空間要求
同樣，查看歷史會有所幫助，但如果您沒有歷史可繼續(xù)，請確定您將進行多少次一般會議(這是每個人都參加的會議)以及同時進行多少次分組會議(較小的個人會議)。此外，找出他們最大房間的最大容量，包括普通房間和分組會議。
告訴受訪者您的與會者
讓他們了解他們的年齡、性別、職業(yè)、教育水平、位置以及他們中的大多數(shù)人是開車還是飛往目的地。確定他們在會議停機期間喜歡做什么。讓酒店或會議中心知道他們是否可能帶他們的伴侶和/或家人參加此活動。
您的與會者和/或他們的家人在空閑時間想做什么?
去海灘、使用健身中心、打高爾夫球、在泳池邊閑逛和使用水療中心?還是他們最有可能到場外參觀景點并在當(dāng)?shù)夭宛^用餐?這些可能性是否在會議中心或酒店的步行距離之內(nèi)?要求酒店根據(jù)您的與會者需求確定他們必須提供的服務(wù)。
6、活動場地指南
如果您的活動包含貿(mào)易展覽部分，請為場地提供所需的總空間、預(yù)期的展覽數(shù)量以及您是否需要安全展覽空間的指示。此外，關(guān)注典型的參展商資料。這將包括人口統(tǒng)計信息，例如年齡、性別和興趣。確定他們是否會參加會議以及是否會帶家人。
7、分享預(yù)算指南
重要的是要分享您的臥室價格范圍以及房間預(yù)訂是由您進行還是直接與酒店進行。分享您的整體餐飲預(yù)算，并要求回復(fù)包括稅金、服務(wù)費和小費。此外，試著了解每餐的人均價格。
確定以下項目的價目表：
度假費，這是酒店強制收取的每晚附加費，用于支付某些設(shè)施的費用，這些費用通常是每晚固定的金額
停車，包括代客泊車
互聯(lián)網(wǎng)和公用事業(yè)費，其中包括基于 Wi-Fi 連接成本以及會議期間使用的電、水、下水道、蒸汽、燃氣和其他燃料的估計成本的附加費
開瓶費，這是當(dāng)您攜帶自己的酒在活動中飲用時，場地收取的每瓶費用
搬入/搬出和/或索具的工會勞工費
8、證明截止日期
當(dāng)您需要將提案退還給您時，請告訴酒店和/或會議中心。讓他們知道您何時進行初始剪輯以及之后是否需要進行演示。讓他們知道在您做出最終決定之前是否需要進行現(xiàn)場檢查以及最終決定的大致日期。
9、使用模板和在線資源
尋找一些免費模板來幫助您構(gòu)建自己的 RFP。如果您通過電子郵件將您的 RFP 發(fā)送到不同的酒店和目的地，請使用它來根據(jù)您的特定需求定制模板。您還可以使用供應(yīng)商網(wǎng)絡(luò)搜索并向全球 234,000 多個場所發(fā)送提案。將您的 RFP 發(fā)送到選定的場地后，您現(xiàn)在可以將其添加到 RFP 展示中，尚未收到它的預(yù)先匹配的場地可以在其中做出回應(yīng)。簡而言之，您將收到更多來自您最初沒有考慮的來源的合格提案，從而為場地提供第二次機會來響應(yīng)合格的 RFP。
10、能得到的
當(dāng)受訪者查看 RFP 時，不可避免地會出現(xiàn)問題。請務(wù)必在 RFP 中包含您的姓名、公司名稱、郵寄地址、電子郵件地址和電話號碼。告訴他們哪些是您首選的聯(lián)系方式，以及他們多久可以收到您的回復(fù)。此外，請務(wù)必提供一個備用聯(lián)系人，以防您不在。
11、關(guān)鍵要點
雖然這些步驟可能需要更長的時間才能預(yù)先完成，但從長遠來看，您會收到更好、更有針對性的回應(yīng)。下一章將重點介紹如何在做出出色的目的地決策時審查和選擇最佳響應(yīng)。
