在尋找公司來策劃活動時，組織通常會發(fā)布征求建議書 (RFP)。RFP 幾乎可以被認為是一份工作清單。它簡要概述了工作或活動，并包括提交所需的要求。

　　1、活動提案

　　有許多類型的提案，從贊助活動提案到公司活動提案。為什么要經(jīng)過這個過程?它允許組織撒下一張大網(wǎng)，并平等地評估不同的活動公司，以找到能夠以合適的價格將他們的活動帶入生活的公司。這是一個盡職調(diào)查的問題，也是活動策劃者工作量中要求很高的一部分。不幸的是，對于活動策劃者來說，提案需要時間，否則這些時間本來可以花在計劃上。但是，如果沒有活動，就沒有任何計劃。這是一個經(jīng)典的catch-22。幸運的是，通過遵循一些簡單的指南，您可以減少創(chuàng)建提案所需的時間。使用正確的策略，您可以創(chuàng)建組織將響應的提案。

　　2、虛擬活動提案

　　現(xiàn)在，隨著虛擬活動成為焦點，提出的提案也更加多樣化。虛擬活動提案將具有與典型活動提案不同的要求，并且更加強調(diào)虛擬活動軟件。當您將活動類型從面對面擴展到虛擬和混合并收集更多經(jīng)驗時，不要害怕參加這些類型的活動。虛擬活動、虛擬會議和虛擬會議與現(xiàn)場活動沒有什么不同，并且可以提供學習新技能的絕佳機會。

　　3、清楚了解活動提案要求

　　第一件事。查找 RFP 并仔細閱讀。你不能參加所有活動。除了您的公司有計劃的帶寬之外，您只有這么多時間花在提交 RFP 上?，F(xiàn)在，您一年提交多少活動提案取決于幾個因素。你的策劃公司有多大?您是否有專門的工作人員提交提案?如果您贏得提案，您的組織可以采取哪些可行的措施?RFP 將說明基本情況。在大多數(shù)情況下，這包括活動日期、地點、規(guī)模和概覽。

　　閱讀 RFP 時問自己這些問題

　　查看 RFP 要求和截止日期，您是否有時間創(chuàng)建提案?

　　你有足夠的帶寬來舉辦這個活動嗎?

　　你有需要的資源嗎?

　　本次活動將為貴公司帶來什么?

　　該活動是否適合您的活動組合?

　　一切都與活動有關

　　有時 RFP 會出來，看起來很完美……除非它在一周內(nèi)到期，并且與您每年舉辦的活動重疊，并且需要額外的工作人員，這意味著您必須獲得新技術等等。你對此感到興奮嗎?你認為它會提升你的活動公司的品牌，并在未來給你更多的機會嗎?去吧。

　　4、了解活動提案的市場要求

　　很多時候，您希望計劃的活動是由與您公司所在的同一地點的組織進行的。很多時候，他們不是。在您的市場上不昂貴的東西可能在其他市場上很昂貴。在意識到您要提交可能會影響您提交的 RFP 后，需要采取一些步驟。

　　成本是相對的

　　市場影響成本。最重要的是，位置會影響成本。如果活動在您不習慣工作的城市舉行，請進行研究。您必須在提案中提供預算，這只是第一步。該位置是否會以任何方式影響您的正常運營成本?考慮到這一點。您需要對勞動力、食物和場地的成本有一個現(xiàn)實的了解，才能制定預算草案。

　　了解數(shù)據(jù)安全、勞工等法規(guī)

　　無論活動是在國內(nèi)還是國際上舉辦，每個州的規(guī)定都不同。從消防法規(guī)到交通、數(shù)據(jù)安全到勞動法，您需要了解可能影響活動的法律法規(guī)。做一些初步研究，看看您的正常經(jīng)營方式是否會受到影響。

　　5、尋找完美的活動利基

　　每次考慮新的 RFP 時，您都應該考慮潛在活動是否符合您的活動計劃策略。您的公司品牌基于您計劃的活動。會議和活動行業(yè)非常龐大。從狹隘的會議到狂野的產(chǎn)品發(fā)布派對，有各種各樣的活動需要計劃。您的活動策劃公司是做什么的?

　　創(chuàng)造性思考

　　什么讓你興奮?大型體驗活動?內(nèi)部公司晚宴?弄清楚你的專長應該是什么。從那里，您可以對您計劃的活動更加挑剔。雖然建立您的活動組合以達到您想要的類型可能需要時間，但方向是關鍵。如果您想成為婚禮的首選活動策劃公司，您不應該計劃醫(yī)療會議。您提交的每個提案都應符合您多年來構建或正在嘗試構建的敘述。

　　6、總結客戶需求

　　提案都是關于告訴客戶他們想聽什么。說他們的語言。它從 RFP 開始。在您完成提案流程之前，您應該期望重新閱讀 RFP 大約一百次。這并不夸張。當涉及到提案時，你永遠不應該脫離腳本。RFP 概述了客戶想知道的內(nèi)容。但是，請確保不要過度銷售您能夠提供的產(chǎn)品。

　　從 RFP 構建活動提案

　　RFP 往往非常明確。這不是一個把戲。如果客戶想要包含信息，您必須包含它。收到 RFP 后，確定要提交活動提案后，請與您的團隊坐下來。讓每個人通讀提案，并根據(jù) RFP 列出要求和問題。有什么需要進一步澄清的嗎?大多數(shù)客戶允許公司在活動提案到期之前提出問題。注意問題的截止日期。如果你需要清晰，那是時候問了。通常，要求將包括提案結構。您的團隊是否創(chuàng)建了一個看起來像您的大綱?如果您對需要包含的內(nèi)容達成一致，并且如果存在所需的結構，則您已經(jīng)構建了一個活動提案模板。

　　7、活動提案要點

　　將您的活動提案匯總在一起時，您將使用您在閱讀 RFP 時創(chuàng)建的模板或大綱。怎么強調(diào)都不過分——如果 RFP 要求包含某些內(nèi)容，則必須將其包含在內(nèi)。如果未提交要求，則不會考慮您的提案。RFP 中要求的任何內(nèi)容都是必不可少的活動提案。

　　主要提升：活動預算

　　使用 RFP 中提供的信息，您需要創(chuàng)建預算。預算是了解市場的重要原因之一。如果你進得太高，你將不會被考慮。太低了，您將無法在不損害您的底線的情況下交付。預算不是一成不變的，但應該盡可能接近現(xiàn)實。涉及活動預算?；〞r間仔細預算。確保包括移動活動應用程序和活動管理工具等成本。除了讓客戶清楚地了解您的字面價值之外，它還將幫助您了解您可以從活動中獲得的回報。要清楚，包括所有成本，并盡可能少地低估。

　　了解日期：活動時間表

　　如果您需要創(chuàng)建活動時間線，請保持簡單。不要太沉迷于設計。像預算這樣的活動時間表是草稿，是對將要發(fā)生的事情和時間的估計。添加大型里程碑可能會有所幫助，例如何時選擇場地，以及與客戶反復接觸的基礎。在活動提案中，活動時間線清楚地展示了您的團隊如何計劃和執(zhí)行活動。

　　從經(jīng)驗中汲取經(jīng)驗：活動示例

　　客戶想知道你的能力。他們通常會要求您包含兩到五個活動示例。選擇活動時，創(chuàng)建一個能引起客戶共鳴的故事。畢竟，這個提議是關于他們和他們的活動的。如果提案是針對晚會的，請包括您制作的晚會的示例。沒有任何類似的活動要包括?盡可能靠近。你用來描述活動及其成功的語言是有幫助的。不要忘記包含圖像。包括指向您從活動管理軟件獲得的活動成功的報告和關鍵數(shù)據(jù)。

　　展示團隊：簡歷

　　客戶想知道他們將與誰合作。這是一個讓您的員工大放異彩的機會。拉簡歷時，更新它們以迎合客戶。展示您的團隊的經(jīng)驗，但始終反映您想要贏得的賽事。如果團隊成員沒有機會從事該項目，即使他們有最豐富的經(jīng)驗，也不要在提案中包括他們。再次，不要超賣。

　　分解：服務范圍

　　您將提供哪些服務?服務范圍包括客戶希望您涵蓋的所有內(nèi)容。有時，多個 RFP 會針對某個活動的一部分進行，例如規(guī)劃、AV 等。其他時候，您需要引入供應商以滿足 RFP 的要求。如果您使用活動技術，您可能希望在此處包含它。應包括 AV 合作伙伴、技術合作伙伴和構思合作伙伴等供應商。細分您的服務范圍。如果 RFP 要求，請包括每個角色的成本，因為它與預算一致。

　　8、成功的活動提案設計

　　你的提議不僅僅是關于信息。這是關于活動提案設計的?；顒硬邉澥且环N體驗。如果您提交的提案乏善可陳，客戶會認為您的公司乏善可陳。應該大量使用設計和圖像。在決定提案的設計時，從簡單開始。想想客戶。他們是否為活動設計提供了任何指導?將此視為一個思考大局的機會。這是您用您對活動的想法讓他們眼花繚亂的機會。不要忘記使用客戶的標志，這是關于他們的。

　　9、活動提案模板

　　雖然您的活動提案模板將依賴于 RFP 要求，但有一些標準的活動提案要領包括在內(nèi)。使用該列表作為指南。始終，始終，始終從 RFP 工作。不幸的是，每個活動提案都是不同的。每個活動都是不同的。要創(chuàng)建獲勝的活動提案，您需要為客戶量身定制提案。

　　您的活動提案模板的清單

　　封面

　　目錄

　　客戶名稱

　　客戶標志

　　活動名稱

　　活動日期

　　您的公司名稱

　　您的公司徽標

　　貴公司聯(lián)系方式

　　公司簡介

　　活動概覽

　　團隊簡歷

　　活動預算

　　活動時間線

　　工作范圍

　　活動體驗(示例活動)

　　RFP 要求

　　檢查一致性、語法、拼寫和正確的設計

　　10、活動提案介紹

　　活動提案是第一步。一般來說，一旦提案被提交和評估，客戶就會縮小他們的選擇范圍。如果您被選中進行活動提案演示，客戶會通知您。演示文稿將有自己的要求。您可以搜索示例活動提案演示文稿以幫助您入門。如果你能達到這個階段，你就接近贏得比賽了。

　　11、提交您的活動提案

　　經(jīng)過所有艱苦的工作，您可以提交您的活動提案，因為您知道您已盡力而為。

　　請記住，RFP 不是用來欺騙您的。如果您有什么不明白的，請讓客戶澄清。根據(jù)客戶的需求定制演示文稿。您提交的活動提案越多，他們就越容易獲得。追求符合您公司目標并幫助您進一步發(fā)展業(yè)務的目標。活動提案可能是一個耗時的麻煩，但它們不需要增加壓力。雖然您應該使每個提案都與客戶需求保持一致，但這并不意味著您每次都需要從頭開始。團隊簡歷和公司信息等基礎知識應該已經(jīng)存在。花點時間處理每個活動提案。質量而不是數(shù)量。祝你好運!