活動的結(jié)束并不意味著活動生命周期的結(jié)束。事實上，結(jié)束意味著你已經(jīng)進入了活動中最有影響力的部分——活動分析。根據(jù)活動技術(shù)參與度研究，88% 的受訪者表示捕獲數(shù)據(jù)對他們的活動非常重要。該數(shù)據(jù)對于確定活動成功與否至關(guān)重要。但它并不孤單，沒有分析，就沒有成功的準確衡量標準。此分析需要洞察力、調(diào)查結(jié)果等?；顒訄蟾嬷改蠎?yīng)該是活動生命周期的最后一步。

　　一、什么是活動報告?

　　活動報告可以有多種形式，但目的是相同的，以證明活動成功。它可以是報告、演示文稿，甚至是電子郵件。雖然格式很重要，但活動報告最重要的方面是為利益相關(guān)者提供有關(guān)活動如何實現(xiàn)(并成功!)活動目標的數(shù)據(jù)?；顒訄蟾婵梢员徽J為是活動提案的后續(xù)行動。在提案概述了活動目的、目標和預(yù)算的情況下，活動報告指南是后續(xù)行動。它是一份文件，用于審查您的會議或活動的成功和影響，并確定增長亮點。

　　1、為什么活動報告指南很重要?

　　數(shù)據(jù)是通用的。雖然策劃者可能很清楚一個活動比另一個活動更成功，但如果沒有衡量標準，它就無法得到證明。借助正確的活動營銷和管理技術(shù)，活動數(shù)據(jù)隨時可用。有時，有關(guān)與會者和活動的數(shù)據(jù)量似乎是壓倒性的，這就是這些指南很重要的原因。選擇要查看的指標并了解每個活動的成功情況意味著營銷人員和規(guī)劃人員可以激活數(shù)據(jù)為他們工作。沒有猜測?；顒訄蟾媸腔顒由芷诘淖詈笠徊剑瑳]有它，活動是不完整的。它向 C-Suite 證明了會議和活動計劃的有效性，并將活動與組織成功聯(lián)系起來。

　　2、創(chuàng)建標準活動報告指南

　　并非所有活動都是相同的。從小型內(nèi)部培訓到多日會議，每個活動都力求實現(xiàn)不同的目標。但是，即使有不同的活動類型，計劃和報告活動的過程也基本保持不變。標準化可以幫助調(diào)整您的會議和活動計劃，從而將其作為一個整體加以改進。它還可以提供一種共同語言來談?wù)摾嫦嚓P(guān)者將理解的活動成功。無論活動如何，活動報告都應(yīng)涵蓋相同的點，并略有不同。

　　3、活動報告模板的好處

　　會議和活動策劃者的一致性

　　明確期望如何結(jié)束活動

　　解釋成功的標準語言

　　減少每次活動后從頭開始創(chuàng)建報告所花費的時間

　　4、不要拘泥于細節(jié)——關(guān)注增長亮點

　　很自然地希望包含有關(guān)該活動的所有活動詳細信息(除了廚房水槽綜合癥之外的所有經(jīng)典活動)，但活動報告的目的是向利益相關(guān)者傳達活動為何重要、成功之處以及需要審查的挑戰(zhàn)下次。這不是關(guān)于細節(jié)，而是關(guān)于大局。這并不意味著細節(jié)無關(guān)緊要，而是在編輯報告中的內(nèi)容時要小心。而且，如果您希望報告指南成為活動的完整描述，請使用附錄。將高級信息放在前面，并將所有會話的完整列表發(fā)送到后面。

　　二、活動報告中包含的內(nèi)容

　　最難的一步是創(chuàng)建模板。我們已經(jīng)分解了可以包含在活動報告中的基本部分。請記住，數(shù)據(jù)和分析因素會影響報告的各個方面。雖然我們已經(jīng)概述了一種組織您的活動想法的方法，但請始終盡可能包含數(shù)據(jù)。

　　1、目標聽眾

　　在撰寫活動報告之前，確定目標受眾很重要。每個利益相關(guān)者都想了解活動的不同之處，并定義活動的成功。目標受眾不會包含在實際報告中，但從一開始就知道將幫助您了解誰應(yīng)該參加活動后會議并接收報告。例如，CMO 可能關(guān)心社交媒體的影響力，而銷售主管想知道在活動中捕獲了多少潛在客戶。你的工作是讓活動對每個利益相關(guān)者都很重要。為此，您需要了解他們的動機和他們說的語言。

　　誰會閱讀這份報告?識別來自不同部門的個人。

　　· 高管層

　　· 銷售量

　　· 營銷

　　· 活動團隊

　　2、活動名稱

　　包括活動名稱、日期和地點。

　　3、團隊

　　誰策劃了這次活動，他們的角色是什么?顯示誰管理食品和飲料或誰負責安排員工，可以讓利益相關(guān)者將問題引導(dǎo)給正確的個人或給予表揚。團隊努力工作，為他們所做的工作表揚他們。

　　4、使命宣言或活動目標

　　活動目標和主要目標應(yīng)該在活動之前的早期規(guī)劃階段確定。盡早將它們拉入報告中，以使團隊了解活動成功的衡量標準。他們將指導(dǎo)活動報告的其余部分并展示成功或確定改進領(lǐng)域。

　　5、與會者人口統(tǒng)計

　　顯示誰參加了活動。您的目標受眾是參加活動的觀眾嗎?包括目標人口和角色、各種類型的角色(贊助商、參展商、與會者)以及活動期間收集的任何其他有趣的數(shù)據(jù)。

　　6、活動議程

　　包括對活動議程的快速概述或考慮將其包括在附錄中。

　　7、預(yù)算

　　每個人都懂美元和美分的語言?；顒宇A(yù)算不是活動成功的主要指標，但它很重要?？紤]包括一個突出基礎(chǔ)的簡短預(yù)算?；顒邮欠褡袷仡A(yù)算?什么活動賺錢了?在附錄中包括全部預(yù)算。您的 C-Suite 可能對預(yù)算最感興趣。

　　8、數(shù)據(jù)和分析：要包括的數(shù)字

　　您的活動報告可以采用任何形式。無論您是大獲全勝還是賽事總結(jié)，都取決于您。沒有正確或錯誤的方法。創(chuàng)建一個易于瀏覽的簡明指南是關(guān)鍵。我們已經(jīng)確定了一些可以包含在您的活動報告中的數(shù)據(jù)點。這些有助于證明許多部門和職能部門的成功。

　　1)出勤率

　　· 按人口統(tǒng)計分類的最終出席人數(shù)

　　· 最終注冊號

　　2)MQL/管道/預(yù)訂

　　· 合格的潛在客戶數(shù)量

　　· 由于活動而在管道中或預(yù)訂中的資金

　　· 對感興趣的產(chǎn)品/會話/活動的見解

　　3)展會回顧

　　· 安排和參加的約會次數(shù)

　　· 掃描的潛在客戶數(shù)量

　　· 到展位的人流量

　　· 每個參展商的會議次數(shù)

　　4)活動營銷

　　· 與去年相比，在社交媒體上獲得廣告價值的人數(shù)

　　· 從活動帖子訪問社交資料的次數(shù)

　　· 新關(guān)注者數(shù)量

　　· 總覆蓋面

　　5)基于調(diào)查結(jié)果的與會者滿意度

　　· % 使?jié)M意

　　· 參加下一年的百分比(如果重復(fù)活動)

　　· 感言

　　6)活動內(nèi)容

　　· 參加人數(shù)最多和參加人數(shù)最少的會議

　　· 會話分數(shù)和調(diào)查回復(fù)

　　7)贊助

　　· 贊助預(yù)算細目

　　· 比上年增加

　　· 贊助滿意度和未來贊助的愿望

　　三、樣本活動報告

　　您的活動報告應(yīng)該適合您。下面是一個示例目錄，其中包含一種組織活動報告指南的方法。

　　樣本活動報告目錄

　　1、封面

　　· 活動名稱

　　· 活動日期

　　· 活動地點

　　2、執(zhí)行摘要

　　· 活動摘要

　　3、高水平成就

　　· 活動后建議

　　4、介紹

　　5、活動策劃團隊

　　6、活動使命宣言或目標

　　7、活動預(yù)算

　　8、活動信息

　　· 場地

　　· 住宿

　　9、議程

　　· 內(nèi)容和演講者

　　· 人員配備

　　10、活動營銷

　　· 電子郵件營銷和活動推廣

　　· 社交媒體外展

　　· 宣傳計劃

　　11、贊助

　　12、參展商

　　13、未來的建議

　　14、附錄