會(huì)議和活動(dòng)行業(yè)對(duì)危機(jī)并不陌生，制定強(qiáng)有力的活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃對(duì)于成功至關(guān)重要。
自然災(zāi)害、政治動(dòng)蕩、健康恐慌或難以想象的行為可能在世界任何時(shí)間、任何地方發(fā)生。規(guī)劃者必須準(zhǔn)備好迅速采取行動(dòng)。您可能多年來(lái)一直在處理一次性活動(dòng)中斷，并希望制定危機(jī)管理計(jì)劃來(lái)解決這些情況。但是，當(dāng)大規(guī)模、廣泛的破壞襲來(lái)時(shí)，風(fēng)險(xiǎn)就更高了。
您需要立即了解您的總體活動(dòng)計(jì)劃，以便對(duì)您舉辦的活動(dòng)、您參加的活動(dòng)和您的內(nèi)部活動(dòng)做出重要決定，無(wú)論您是否需要考慮取消、推遲或轉(zhuǎn)向虛擬活動(dòng)。
在這篇文章中，我們將探討活動(dòng)危機(jī)管理的三個(gè)不同階段：
· 適應(yīng)：您需要做什么來(lái)解決當(dāng)前的情況和可能的活動(dòng)取消?您需要哪些數(shù)據(jù)和系統(tǒng)來(lái)立即采取行動(dòng)?
· 進(jìn)化：你在危機(jī)中吸取了哪些教訓(xùn)，你是如何走向復(fù)蘇的?您適應(yīng)的哪些領(lǐng)域可能會(huì)成為您未來(lái)活動(dòng)計(jì)劃的持續(xù)部分?
·
加速：一旦您了解了所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，您如何將這些經(jīng)驗(yàn)融入到您的計(jì)劃中，從而在未來(lái)取得更大的成功?您的計(jì)劃需要什么樣的外觀才能推動(dòng)未來(lái)的潛在客戶?
第一階段：適應(yīng)
1)活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)管理和您的活動(dòng)計(jì)劃
面對(duì)大規(guī)模的中斷，組織可能會(huì)花費(fèi)數(shù)天甚至更長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)收集確定最佳行動(dòng)方案所需的信息。隨著信息和環(huán)境的變化，規(guī)劃者必須保持敏捷，并盡可能多地獲得有關(guān)危機(jī)潛在的人力和財(cái)務(wù)影響的情報(bào)。在任何危機(jī)管理情況下，信息收集都是關(guān)鍵。會(huì)議和活動(dòng)策劃者必須持續(xù)關(guān)注新聞，了解新的指導(dǎo)方針和法規(guī)等等。為了更好地了解如何最好地推進(jìn)您的組織和活動(dòng)，
請(qǐng)?jiān)谧龀鰶Q定之前首先評(píng)估您的風(fēng)險(xiǎn)、合作伙伴關(guān)系以及預(yù)期的退款 和財(cái)務(wù)影響。
請(qǐng)記住，健康和安全始終是第一要?jiǎng)?wù)。
2)了解危機(jī)
確定受影響的直接活動(dòng)和與會(huì)者，并做出明智的決定。一旦確定了受影響的活動(dòng)，您必須“分類”(分配緊急程度)您的活動(dòng)。
如何分類您的活動(dòng)
危機(jī)在沒(méi)有預(yù)警的情況下迅速發(fā)生。這些步驟通常會(huì)同時(shí)發(fā)生。
1. 了解外部和內(nèi)部正在發(fā)生的事情。遵守政府法規(guī)、內(nèi)部指導(dǎo)方針，并不斷監(jiān)控情況。
2. 讓你的團(tuán)隊(duì)到位。這不僅意味著計(jì)劃團(tuán)隊(duì)，還包括幫助做出決策的內(nèi)部 sprint 團(tuán)隊(duì)。
3. 從您的活動(dòng)管理平臺(tái)中提取每個(gè)即將舉行的會(huì)議和活動(dòng)的列表，并按活動(dòng)類型、月份、規(guī)模、支出和地區(qū)細(xì)分系統(tǒng)中的每個(gè)活動(dòng)
4. 創(chuàng)建風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估文檔，根據(jù)各種條件(例如與會(huì)者影響、業(yè)務(wù)影響和內(nèi)部影響)對(duì)活動(dòng)進(jìn)行評(píng)級(jí)。
5.
與相關(guān)利益相關(guān)者一起瀏覽您的活動(dòng)列表，并對(duì)每個(gè)活動(dòng)做出決定。小型活動(dòng)可能很容易轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M活動(dòng)。大型活動(dòng)可能需要更多更具戰(zhàn)略性的方法，使用技術(shù)、不同的溝通計(jì)劃、改變的議程和修改的預(yù)算。
6. 保持敏捷。持續(xù)的危機(jī)需要?jiǎng)?chuàng)造力和靈活性。讓您的團(tuán)隊(duì)保持參與并努力為與會(huì)者提供最佳活動(dòng)。
3)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
一旦您了解了危機(jī)并獲得了活動(dòng)清單，您就可以對(duì)每個(gè)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。根據(jù)活動(dòng)地點(diǎn)、與會(huì)者位置和旅行路線(包括航班轉(zhuǎn)機(jī)信息)運(yùn)行報(bào)告，以了解有多少與會(huì)者受到影響。您還想問(wèn)自己一些關(guān)鍵問(wèn)題。舉辦活動(dòng)有哪些風(fēng)險(xiǎn)?您知道供應(yīng)商的活動(dòng)取消條款中有什么嗎?你有活動(dòng)保險(xiǎn)嗎?您的保險(xiǎn)實(shí)際上涵蓋什么?您的不可抗力條款涵蓋哪些內(nèi)容?您的組織有義務(wù)了解當(dāng)前正在進(jìn)行哪些會(huì)議以及未來(lái)將發(fā)生哪些活動(dòng)，以提供支持規(guī)劃活動(dòng)和保護(hù)組織利益的政策和流程參數(shù)。
與會(huì)議相關(guān)的最關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素：
· 監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)：州、聯(lián)邦或行業(yè)法規(guī)是什么?它們的指導(dǎo)如何影響您的活動(dòng)和活動(dòng)取消?
· 財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：貴組織的支出、收入和投資回報(bào)率如何受到影響?
· 合同風(fēng)險(xiǎn)：您與場(chǎng)地、目的地管理公司、AV/制作公司、技術(shù)提供商等供應(yīng)商的合同條款是什么。
· 品牌和公眾形象： 托管、取消或任何行動(dòng)將如何影響貴公司的品牌和公眾形象?如果沒(méi)有監(jiān)督，會(huì)議和活動(dòng)可能與您的公司信息不一致。
· 付款: 受人為錯(cuò)誤和/或故意欺詐的影響，請(qǐng)確保所有付款均已入賬。
· 安全與保障：從自然災(zāi)害到政治起義，可能會(huì)出現(xiàn)需要危機(jī)準(zhǔn)備的情況。
了解有關(guān)最大限度降低會(huì)議和活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的更多信息。
審查退款和財(cái)務(wù)影響
活動(dòng)很昂貴，但它們也是收入的來(lái)源。當(dāng)危機(jī)襲擊您的活動(dòng)計(jì)劃時(shí)，您需要了解貨幣影響。重新審視您針對(duì)與會(huì)者、參展商和贊助商的取消政策。您需要了解退還每個(gè)組需要多少資金，以及這將對(duì)您的現(xiàn)金流和收入流產(chǎn)生什么影響。確保您的系統(tǒng)設(shè)置為處理在線或自動(dòng)退款，并在必要時(shí)準(zhǔn)備處理離線退款。
4)您是取消、推遲還是虛擬化?
一旦您在活動(dòng)計(jì)劃中確定了受影響的活動(dòng)、風(fēng)險(xiǎn)和金錢影響，就該決定是取消活動(dòng)、推遲活動(dòng)還是進(jìn)行虛擬活動(dòng)。這些選項(xiàng)中的每一個(gè)都有自己的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。您的活動(dòng)為您的組織帶來(lái)的價(jià)值不一而足。取消一個(gè)有
20 個(gè)人的小型內(nèi)部會(huì)議和取消一個(gè)有數(shù)千人參加的會(huì)議之間有很大的不同。
推遲活動(dòng)
推遲活動(dòng)讓您有時(shí)間改變計(jì)劃，同時(shí)仍然舉行活動(dòng)。在危機(jī)中，請(qǐng)注意將活動(dòng)推遲到未來(lái)多遠(yuǎn)。在不斷演變、長(zhǎng)期存在的危機(jī)情況下，如果您沒(méi)有將活動(dòng)推到未來(lái)足夠遠(yuǎn)，您可能必須重新評(píng)估決定。其他活動(dòng)專業(yè)人士會(huì)和你有同樣的想法，這將限制場(chǎng)地和供應(yīng)商等資源。最后，如果風(fēng)險(xiǎn)太高，您可能會(huì)考慮將您的活動(dòng)虛擬化。
將活動(dòng)虛擬化
虛擬化并不能代替面對(duì)面的活動(dòng)，但比取消要好。在確定是否將活動(dòng)虛擬化時(shí)，請(qǐng)確定活動(dòng)的原始目標(biāo)。目標(biāo)是共享內(nèi)容、信息還是更新?那么該活動(dòng)很容易是虛擬的。目標(biāo)是獲得潛在客戶和網(wǎng)絡(luò)嗎?如果是這種情況，虛擬活動(dòng)可能不是正確的選擇，因?yàn)槟鸁o(wú)法實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。參加虛擬活動(dòng)可能看起來(lái)很復(fù)雜，但事實(shí)并非如此。好消息是，面對(duì)面活動(dòng)的核心基礎(chǔ)知識(shí)也適用于虛擬活動(dòng)：獲取注冊(cè)、衡量參與度、收集活動(dòng)后數(shù)據(jù)等。
有關(guān)將活動(dòng)虛擬化的更多信息，請(qǐng)閱讀虛擬活動(dòng)：終極指南。
活動(dòng)取消
完全取消您的活動(dòng)是最壞的情況，但有時(shí)需要這樣做。如果活動(dòng)的好處沒(méi)有超過(guò)制定替代活動(dòng)計(jì)劃的成本，那么考慮取消活動(dòng)可能會(huì)更好。如果危機(jī)是突然發(fā)生的，而且?guī)缀鯖](méi)有時(shí)間計(jì)劃，那么取消可能是您最好也是唯一的選擇。
5)做出決定后該怎么做
你有一個(gè)計(jì)劃，現(xiàn)在是前進(jìn)的時(shí)候了。這意味著與與會(huì)者溝通、與供應(yīng)商合作并制定任何其他計(jì)劃。溝通是關(guān)鍵。使用您的資源和與會(huì)者、參展商和贊助商數(shù)據(jù)立即與注冊(cè)人和活動(dòng)利益相關(guān)者進(jìn)行溝通。從一開始就做出明確的決定，并在一個(gè)地方放大該決定和該決定的原因。隨著開支收緊，盡可能省錢。如果您有活動(dòng)技術(shù)，使用它來(lái)自動(dòng)化流程并獲得活動(dòng)計(jì)劃的可見性意味著您可以快速做出影響與會(huì)者、參展商和贊助商的決策，同時(shí)保持敏捷。
做出決定后，與與會(huì)者、參展商和贊助商溝通變更
· 自定義電子郵件通信，包含所有關(guān)鍵信息以及有問(wèn)題時(shí)使用的電子郵件或電話號(hào)碼。
· 使用新日期或有關(guān)取消的信息更新活動(dòng)網(wǎng)站。
· 更新移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序。如果您要參加虛擬活動(dòng)，請(qǐng)將點(diǎn)播視頻或直播流的鏈接添加到議程中。
· 為贊助商和參展商發(fā)送特定的通信，因?yàn)檫@會(huì)對(duì)他們產(chǎn)生與與會(huì)者不同的影響。
如何為與會(huì)者推遲活動(dòng)
不想完全取消您的活動(dòng)，但不確定何時(shí)重新安排?請(qǐng)按照以下步驟推遲您的活動(dòng)并通知注冊(cè)者。
1. 確定這將對(duì)已注冊(cè)的受邀者產(chǎn)生的影響。在決定推遲活動(dòng)之前，請(qǐng)執(zhí)行以下操作：
· 確定您是否允許與會(huì)者因延期而取消注冊(cè)。
· 查看您的退款政策以明確并確定您何時(shí)或是否會(huì)處理退款。
· 如果您要處理退款，請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)計(jì)劃提醒，以便在每次受邀者取消注冊(cè)時(shí)發(fā)送，以便您在取消注冊(cè)時(shí)立即知道。
· 計(jì)劃如何處理對(duì)時(shí)間敏感的繼續(xù)教育學(xué)分。
· 確定您將如何處理注冊(cè)人所發(fā)生的與活動(dòng)相關(guān)的費(fèi)用報(bào)銷。
· 考慮如果注冊(cè)人決定保留他們的酒店和機(jī)票預(yù)訂會(huì)發(fā)生什么。如果活動(dòng)被推遲，請(qǐng)考慮何時(shí)以及如何重新預(yù)訂他們的旅行。
2. 創(chuàng)建一個(gè)遺憾調(diào)查。 要從決定取消的人那里獲取更多信息，請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)遺憾調(diào)查，以便在取消時(shí)發(fā)送給注冊(cè)人。
3. 關(guān)閉您的活動(dòng)以進(jìn)行注冊(cè)。 一旦你決定推遲活動(dòng)，你需要關(guān)閉它，這樣其他人就不能注冊(cè)了。
4. 通知您的受邀者和注冊(cè)者。 創(chuàng)建自定義電子郵件以有效地解決與會(huì)者。不要忘記客人、等待批準(zhǔn)的注冊(cè)者和候補(bǔ)名單中的受邀者。
5. 確保您提供明確的說(shuō)明， 說(shuō)明活動(dòng)重新安排后如何注冊(cè)，以及取消或重新預(yù)訂酒店和航班的說(shuō)明。
6. 修改您的活動(dòng)網(wǎng)站。 更新您的網(wǎng)站以包含有關(guān)活動(dòng)延期的所有必要信息。考慮添加一個(gè)包含與會(huì)者常見問(wèn)題解答的附加網(wǎng)站頁(yè)面。
7. 更新應(yīng)用程序，例如移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序、約會(huì)安排應(yīng)用程序和摘要管理工具。
如何為與會(huì)者提供虛擬活動(dòng)
根據(jù)您的活動(dòng)，將您的活動(dòng)虛擬化可以是簡(jiǎn)單的也可以是復(fù)雜的。下面，您將找到將活動(dòng)虛擬化的基本步驟。
1. 通知您的受邀者。向注冊(cè)者和受邀者發(fā)送一封電子郵件，其中包含有關(guān)如何加入虛擬活動(dòng)的信息。
2. 修改您的活動(dòng)網(wǎng)站。更新您的網(wǎng)站以包含有關(guān)虛擬活動(dòng)的所有必要信息。
3. 提供指導(dǎo)。創(chuàng)建指南，教受邀者如何通過(guò)移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序和在線指南加入直播、查看點(diǎn)播會(huì)議以及與其他與會(huì)者互動(dòng)。
4. 添加到議程的鏈接。在議程中每個(gè)會(huì)話的信息部分，添加指向?qū)崟r(shí)流和點(diǎn)播會(huì)話的鏈接。
如何取消與會(huì)者的活動(dòng)
取消活動(dòng)最有意義嗎?請(qǐng)務(wù)必與與會(huì)者進(jìn)行清晰的溝通。
1. 通知您的受邀者。向注冊(cè)者和受邀者發(fā)送一封電子郵件，其中包含有關(guān)活動(dòng)取消的信息。
2. 關(guān)閉您的活動(dòng)以進(jìn)行注冊(cè)。確保您仍不接受通過(guò)您的注冊(cè)站點(diǎn)進(jìn)行的注冊(cè)。
3. 修改您的活動(dòng)網(wǎng)站。更新您的網(wǎng)站以包含有關(guān)活動(dòng)取消的所有必要信息。
考慮添加一個(gè)額外的網(wǎng)站頁(yè)面，其中包含常見問(wèn)題解答以及專門用于回答與會(huì)者問(wèn)題的電子郵件或電話號(hào)碼。
4. 退還注冊(cè)人。如果注冊(cè)人在線支付，請(qǐng)退還他們的信用卡并確認(rèn)所有注冊(cè)人都得到了報(bào)銷。
5. 更新應(yīng)用程序，例如您的移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序、約會(huì)工具和摘要管理工具。更新或刪除任何通知。
6. 可以回答與會(huì)者的問(wèn)題。向注冊(cè)人提供取消活動(dòng)的原因、幫助他們完成取消活動(dòng)的資源，并為他們提供提出任何問(wèn)題的渠道。
第二階段：進(jìn)化
現(xiàn)在危機(jī)模式已經(jīng)結(jié)束，您可以通過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)并計(jì)劃恢復(fù)可能的樣子來(lái)開始恢復(fù)和重建。您將如何決定取消會(huì)議和活動(dòng)?當(dāng)那個(gè)時(shí)候到來(lái)時(shí)，您如何才能快速且經(jīng)濟(jì)高效地重建您的活動(dòng)?
規(guī)劃未來(lái)
危機(jī)總能暴露出運(yùn)行最良好的活動(dòng)項(xiàng)目中的裂痕。您是否能夠快速匯總所有活動(dòng)并獲得對(duì)情況進(jìn)行分類所需的信息?您是否對(duì)每個(gè)活動(dòng)的所有者和決策者有明確的信息?您是否能夠了解與會(huì)者的風(fēng)險(xiǎn)并快速傳達(dá)活動(dòng)狀態(tài)的任何變化?活動(dòng)取消或推遲活動(dòng)的財(cái)務(wù)影響如何?在戰(zhàn)略層面上，您是否能夠了解這些中斷活動(dòng)造成的潛在客戶或收入差距，以便您可以著手填補(bǔ)這些差距?
現(xiàn)在是審查您的活動(dòng)系統(tǒng)和流程的好時(shí)機(jī)，以便您可以繼續(xù)進(jìn)行任何近期調(diào)整，但更重要的是，確保您的活動(dòng)計(jì)劃為下一次危機(jī)做好準(zhǔn)備。
返回的旅程可能會(huì)從尋找新地點(diǎn)開始。如果您不得不取消某個(gè)活動(dòng)，希望您的合同中有一個(gè)條款允許您將該空間用于未來(lái)的活動(dòng)。能夠跟蹤所有已取消的活動(dòng)空間將節(jié)省您尋找場(chǎng)地的時(shí)間和金錢。但是，如果您正在更改您的程序，您現(xiàn)在可能有不同的空間和房間塊要求。在大多數(shù)情況下，您可能需要幫助才能找到適合您的空間和房間需求并在您想要的日期有空房的場(chǎng)所。在這種情況下，自動(dòng)化的
RFP
工具可以成為您最好的朋友，讓您和您的團(tuán)隊(duì)免于花費(fèi)無(wú)數(shù)時(shí)間在電話中與場(chǎng)地通話，看看它們是否能滿足您的所有要求。現(xiàn)在是發(fā)展您的場(chǎng)地采購(gòu)策略的時(shí)候了。?
1)了解所有會(huì)議和活動(dòng)
你無(wú)法管理你看不到的東西。因此，對(duì)于許多組織而言，第一步是確保他們能夠了解所有會(huì)議和活動(dòng)，以便在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，您可以快速查看需要分類的所有活動(dòng)。要做到這一點(diǎn)，部分是紀(jì)律，部分是技術(shù)。
該學(xué)科從創(chuàng)建會(huì)議和活動(dòng)批準(zhǔn)流程并堅(jiān)持下去開始。當(dāng)您必須迅速掌握每個(gè)計(jì)劃的會(huì)議或活動(dòng)時(shí)，您會(huì)很高興將它們組織在一個(gè)地方。技術(shù)可以為您的會(huì)議和活動(dòng)提供一個(gè)集中的中心，因此您可以立即捕獲每個(gè)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)和優(yōu)先級(jí)評(píng)級(jí)。這種類型的集中確保您始終可以輕松獲得重要的活動(dòng)信息，包括活動(dòng)類型、成本、地點(diǎn)、開始日期、注冊(cè)號(hào)等。
2)提前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)
在某些危機(jī)中，某些國(guó)家或州可能比其他國(guó)家或州受到更大的影響，而且在不同的時(shí)間。在這些情況下，查看與會(huì)者原籍國(guó)和旅行資料的數(shù)據(jù)成為必須具備的條件。這種洞察力不僅可以幫助您快速通知參與者重要信息，還可以幫助您主動(dòng)識(shí)別參與者流失和取消這些活動(dòng)的總體風(fēng)險(xiǎn)。
3)了解精美印刷品
這是生活中的事實(shí)——活動(dòng)伴隨著合同而來(lái)。從酒店到 AV
供應(yīng)商再到餐飲服務(wù)商，您可能在危機(jī)期間了解了很多有關(guān)您的合同的信息，并確定了幾件您希望自己采取不同做法的事情。當(dāng)整個(gè)項(xiàng)目發(fā)生中斷時(shí)，快速、清晰地了解財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)并將風(fēng)險(xiǎn)降至最低，就變得更加重要，也更加困難。許多組織花費(fèi)數(shù)天時(shí)間收集基本信息，例如取消截止日期、減員日期、房間預(yù)訂承諾、取消費(fèi)用等。
現(xiàn)在是做出改變的好時(shí)機(jī)。 使您能夠了解活動(dòng)計(jì)劃的相同學(xué)科和技術(shù)還使您能夠快速訪問(wèn)供應(yīng)商合同信息。與您的法律團(tuán)隊(duì)合作，為您的組織制定取消和減員條款的標(biāo)準(zhǔn)
Ts&C
危機(jī)中完整的活動(dòng)技術(shù)平臺(tái)的好處
· 了解所有全球會(huì)議和活動(dòng)
· 跟蹤與會(huì)者旅行和房間塊
· 捕獲和自動(dòng)化溝通渠道
· 提前識(shí)別潛在的出勤風(fēng)險(xiǎn)
· 讓每個(gè)人都了解情況并與您的與會(huì)者交流
· 跟蹤取消的財(cái)務(wù)并發(fā)癥
· 如果需要，自動(dòng)退款
· 以后重新使用取消的空間以節(jié)省資金
第三階段：加速
如何加速您的活動(dòng)計(jì)劃
既然您已經(jīng)度過(guò)了危機(jī)，并且已經(jīng)確定了您的流程中的差距，那么是時(shí)候進(jìn)一步考慮未來(lái)了。一場(chǎng)危機(jī)可以徹底改變我們經(jīng)營(yíng)所在的世界——無(wú)論是在地方層面還是在全球范圍內(nèi)——新的法規(guī)可能會(huì)成為標(biāo)準(zhǔn)的操作程序。社會(huì)反應(yīng)可能成為人類規(guī)范。為了加快您未來(lái)的活動(dòng)計(jì)劃，您可能需要改變過(guò)去的運(yùn)營(yíng)方式。
1)了解您的程序組合
在危機(jī)期間，您推遲、取消或以虛擬方式進(jìn)行了一些活動(dòng)。這些決定對(duì)您的長(zhǎng)期活動(dòng)計(jì)劃意味著什么?您會(huì)回到過(guò)去運(yùn)行的同一個(gè)程序，還是某些更改會(huì)變得更加永久?
在考慮您未來(lái)的總賽事計(jì)劃時(shí)需要考慮的一些事項(xiàng)
·
錯(cuò)過(guò)活動(dòng)導(dǎo)致的潛在客戶流失是什么?這對(duì)銷售有何影響?活動(dòng)是營(yíng)銷組合的關(guān)鍵部分，雖然不舉辦活動(dòng)似乎是削減成本的快速選擇，但了解不舉辦該活動(dòng)對(duì)銷售團(tuán)隊(duì)的下游影響非常重要。
·
虛擬活動(dòng)的成功程度如何?它是否實(shí)現(xiàn)了目標(biāo)?如果您參加了虛擬活動(dòng)，可能很容易說(shuō)您以后應(yīng)該再做一次。在做出決定之前，請(qǐng)查看您的成功指標(biāo)并了解您是否真正通過(guò)虛擬程序?qū)崿F(xiàn)了活動(dòng)目標(biāo)。
· 面對(duì)面互動(dòng)對(duì)您的業(yè)務(wù)和目標(biāo)至關(guān)重要嗎?對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，別無(wú)選擇，只能恢復(fù)他們的標(biāo)準(zhǔn)活動(dòng)計(jì)劃。有些業(yè)務(wù)只能在面對(duì)面的環(huán)境中進(jìn)行。
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密切管理減員和取消條款。希望危機(jī)期間活動(dòng)承包的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)能在重建階段得到落實(shí)?，F(xiàn)在，您需要持續(xù)管理這些方面。確保您在整個(gè)活動(dòng)組合中為所有未來(lái)活動(dòng)制定了嚴(yán)格的流程
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當(dāng)您重建您的活動(dòng)計(jì)劃時(shí)，您會(huì)將活動(dòng)組合成一個(gè)更大的計(jì)劃還是將一個(gè)更大的計(jì)劃拆分為區(qū)域性活動(dòng)?項(xiàng)目規(guī)模將極大地影響您的整體活動(dòng)后勤以及項(xiàng)目在現(xiàn)場(chǎng)的運(yùn)行方式。
2)現(xiàn)場(chǎng)物流和活動(dòng)設(shè)置
正如您的整個(gè)活動(dòng)項(xiàng)目組合可能會(huì)在未來(lái)發(fā)生變化一樣，您的活動(dòng)設(shè)置和后勤也會(huì)發(fā)生變化。需要考慮的幾個(gè)方面：
· 活動(dòng)布局和設(shè)計(jì)：以不同方式配置您的空間，以實(shí)現(xiàn)社交距離。
· 空間要求：您是否正在改變您的活動(dòng)項(xiàng)目規(guī)模?還是需要考慮新的人類行為?您過(guò)去運(yùn)行程序所需的空間可能與您現(xiàn)在需要的空間完全不同。
· 互動(dòng)技術(shù)：從健康危機(jī)中走出來(lái)，與會(huì)者是否會(huì)猶豫是否使用 Tap and
Go。您可能想要研究更多的被動(dòng)考勤跟蹤技術(shù)，以消除人們一個(gè)接一個(gè)地觸摸相同屏幕的需要。
· 健康和安全程序：同樣，您可能希望在現(xiàn)場(chǎng)包括哪些新的健康和安全措施?您可能會(huì)考慮對(duì)車站進(jìn)行消毒、設(shè)備清潔和更新場(chǎng)地清潔時(shí)間表。
· 食品和飲料：限制細(xì)菌傳播的服務(wù)方式，例如減少自助餐和自助服務(wù)的選擇。
· 混合活動(dòng)：探索為面對(duì)面活動(dòng)創(chuàng)建虛擬選項(xiàng)的機(jī)會(huì)，以增加可能不愿意或無(wú)法親自參加的與會(huì)者的可訪問(wèn)性。
· 標(biāo)牌：使用標(biāo)牌來(lái)促進(jìn)健康的選擇并告知與會(huì)者。
危機(jī)后調(diào)整、發(fā)展和加速您的會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃
危機(jī)和風(fēng)險(xiǎn)管理關(guān)乎準(zhǔn)備、靈活性和敏捷性。對(duì)于您從未預(yù)料到的情況，您必須立即適應(yīng)并就對(duì)業(yè)務(wù)產(chǎn)生實(shí)際影響的會(huì)議和活動(dòng)做出決定，即使這意味著考慮取消活動(dòng)。一旦危機(jī)消除，就該改進(jìn)您的會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃，并通過(guò)實(shí)施新的流程和系統(tǒng)來(lái)推動(dòng)下一次更好的響應(yīng)。最后，您需要通過(guò)查看您如何舉辦會(huì)議和活動(dòng)并做出更智能、更多依賴于自動(dòng)化和洞察力的數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的選擇來(lái)加速您的會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃。
