2022.10.17
一、策劃一次有效的會議
并非所有會議都是有效的。按照幾個簡單的步驟從右腳開始。所有會議都可以有效。每個人都很忙，有一百萬個項目，你為會議留出的時間應(yīng)該會產(chǎn)生影響。
使會議有效的簡單方法
準(zhǔn)時開始
提供會議的目的或議程。
允許參與者提問。
說清楚——不要繞圈子。
提供會議地點(diǎn)或提供加入虛擬會議的方式。
以明確的行動項目結(jié)束會議，確定要承擔(dān)任務(wù)的人員和截止日期。
盡早提供背景信息，以便與會者做好準(zhǔn)備參加會議——沒有人愿意在冗長的回顧上浪費(fèi)時間。
讓每個人都記筆記，但指定一個明確的記筆記人。注意性別偏見——據(jù)《福布斯》報道，在不公平的“辦公室工作”分工中，女性經(jīng)常被要求比男性做會議記錄。
使議程易于管理。不要在 30 分鐘的會議上討論十個項目——這不會發(fā)生，而且可能會在桌面上留下一些緊急的事情。
使會議具有互動性并讓參與者保持參與。
滿足特殊需求。
設(shè)定現(xiàn)實的時間框架來完成行動項目和任務(wù)。
二、會議的組成部分
1、會議所有者
會議所有者是負(fù)責(zé)召開會議并使小組保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)的個人。雖然會議所有者可以是會議的策劃者，但對于大型會議，情況并非總是如此。如果需要會議策劃者來策劃會議，那么仍然會有會議負(fù)責(zé)人或 POC 就他們的需求提供指導(dǎo)和指導(dǎo)。
2、與會者
誰將參加會議?在決定應(yīng)邀請誰參加會議時，請考慮會議目的。是否應(yīng)該包括可以提供見解或指導(dǎo)的人?會議尋求實現(xiàn)某些目標(biāo)，但如果沒有合適的人在場，他們往往無法實現(xiàn)目標(biāo)。當(dāng)你建立你的參與者名單時，想想誰在房間里最有益。但是，請確保您沒有添加不參與該主題或不屬于該主題的個人。
3、時間和地點(diǎn)
對于小型會議，很容易使用工作日歷的功能來檢查其他人的日程安排，從而選擇最適合整個團(tuán)隊的時間。注意不同的時區(qū)。在位置方面，永遠(yuǎn)不要不包括一個。在安排房間以促進(jìn)辦公室員工的面對面互動時，虛擬會議選項可以提供更大的靈活性和可訪問性。如果在您的會議中包含呼入號碼或代碼是標(biāo)準(zhǔn)做法，請不要忘記將其包含在會議邀請中。對于需要辦公室外場地的大型會議，請使用場地采購工具來找到適合您需求的空間。
4、會議邀請和注冊
邀請可以是日歷邀請或使用活動技術(shù)工具的注冊。邀請是讓人們參加會議的關(guān)鍵，應(yīng)該提前發(fā)出。在會議邀請或注冊站點(diǎn)中，包括會議的目的和議程(如果有)，以及對會議至關(guān)重要的任何背景信息。
5、內(nèi)容
內(nèi)容可以是幻燈片、視覺效果、問題列表或會議本身的發(fā)言人。如果這次會議涉及外部發(fā)言人，那么他們就是內(nèi)容。這些內(nèi)容推動了會議，這就是為什么需要花時間準(zhǔn)備的原因。會議是關(guān)于什么的?答案將推動內(nèi)容。
6、會議技術(shù)
這是屏幕、計算機(jī)、揚(yáng)聲器、麥克風(fēng)、電話、共享工具、消息傳遞系統(tǒng)、視頻會議系統(tǒng)等等，使會議得以運(yùn)行。了解該技術(shù)在會議室中的工作原理或在場外可用的內(nèi)容可以使會議順利進(jìn)行并減少浪費(fèi)的時間。
7、會議跟進(jìn)
會議的最后一部分是跟進(jìn)。這包括會議記錄(如果已進(jìn)行)、筆記和行動項目以及項目所有者和截止日期。
三、會議策劃
無論會議規(guī)模大小，在計劃時都有一個基本流程要遵循。
會議策劃模板
定義會議目的并確定會議類型。
確定會議規(guī)模。這會影響位置。
確定會議持續(xù)時間。它發(fā)生在午餐時間嗎?您可能需要提供食物。
確定預(yù)算。如果這是一次正常的日常會議，您就不必這樣做。但是，如果這次會議是針對更大的團(tuán)體并在場外舉行的，請始終從了解組織會議的標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算要求開始。
找到一個位置。預(yù)訂會議室或在辦公室設(shè)置位置。這個會議需要在場外舉行嗎?來源場地。
建立一個基于與會者列表。確定是否有任何參與者是可選的。
安排會議時注意時區(qū)。選擇一個適合所有參與者的時間。
制定議程——至少總結(jié)會議目的以包含在會議邀請中。
發(fā)出會議邀請。日歷邀請可用于各種規(guī)模的會議，但對于大型會議，請考慮使用注冊工具來更好地跟蹤回復(fù)。
必要時預(yù)訂旅行和酒店住宿。
如果您的議程不完整，請更新邀請并將其重新發(fā)送給與會者。
為會議收集內(nèi)容——演示文稿、視覺效果等。
執(zhí)行會議。
四、會議議程
所有會議都應(yīng)該有某種形式的議程。這可以是一個簡短的句子來解釋目的，也可以是一個詳細(xì)的、每分鐘的討論主題細(xì)分。那里
會議議程示例
會議目的：會議的目的和目標(biāo)。
議程項目 1
描述
議程項目 2
描述
議程項目 3
描述
審查和分配行動項目
背景資料和證明文件
五、會后
現(xiàn)在是發(fā)送會議記錄以及包含所有者和截止日期的行動項目的時候了。如果這是一次更大的會議，請考慮發(fā)送調(diào)查以評估會議的成功程度，并了解未來是否有改進(jìn)的方法。會議的成功看起來會因會議而異，但需要時間來審查最初的目標(biāo)并評估這些目標(biāo)是否已實現(xiàn)，或者是否制定了實現(xiàn)目標(biāo)的計劃。如果這是一次更大的會議，請使用調(diào)查來衡量成功。
六、標(biāo)準(zhǔn)化會議流程的好處
如果您的組織有大量會議需要尋找場地、協(xié)調(diào)差旅以及管理多個辦公室的餐飲，那么研究標(biāo)準(zhǔn)化您的會議流程可能會很有用。標(biāo)準(zhǔn)化會議計劃可以讓您跟蹤會議活動、自動化采購和預(yù)算以節(jié)省時間，并通過標(biāo)準(zhǔn)流程提高合規(guī)性和效率。查看戰(zhàn)略會議管理傻瓜書 了解更多信息。
創(chuàng)建會議策略
每項精心編寫的政策都包含明確定義的范圍，規(guī)定誰需要遵守、包括哪些類型的會議、政策適用的地點(diǎn)和時間(地理和/或組織上)。明確說明任何政策例外或被視為超出范圍的內(nèi)容也很重要。
對于會議政策，您需要明確定義以下內(nèi)容
1. 會議的定義
2. 采購和計劃程序
3.會議技術(shù)工具
4. 角色和職責(zé)
五、監(jiān)管風(fēng)險管理
6. 謹(jǐn)慎義務(wù)指南
7. 信托風(fēng)險管理和支出指南
8. 會議請求和批準(zhǔn)
9. 健康和緊急情況
10. 團(tuán)體航空旅行
11. 預(yù)訂住宿
12. 熟悉旅行和忠誠度計劃
13. 現(xiàn)場檢查
14. 預(yù)算審批和支付流程
15. 同伴和個人旅行
16. 虛擬會議
17. 社會責(zé)任與綠色政策
18. 稅收影響
七、策劃一個產(chǎn)生影響的會議
最后，策劃一次有效的會議歸結(jié)為準(zhǔn)備、組織和尊重?；c(diǎn)時間了解你為什么要召開會議，而不是僅僅為了它而創(chuàng)建一個會議。會議有能力提出新想法、確定棘手問題的解決方案、解決問題、建立友情等等。計劃時，保持井井有條。提供背景信息、議程，并按時開始會議。最后，這是關(guān)于尊重與你一起工作的人。當(dāng)您為他們提供成功的工具并充分利用他們的時間時，會議將產(chǎn)生影響。會議每天都在舉行。為什么不讓你的下一個比以往更好?
