2022.09.28
虛擬會議是全球公司的新標準。這種轉(zhuǎn)變帶來了學(xué)習(xí)曲線，因為員工使用新工具并遵循新程序，有些人比其他人適應(yīng)得更快。這不僅僅是學(xué)習(xí)技術(shù)，而是在視頻通話時遵循新的禮儀規(guī)則。
以前從未存在過的場景已經(jīng)出現(xiàn)，例如參與者在發(fā)言前忘記取消靜音，或者在開會時四處走動做家務(wù)，而不是相機。當(dāng)我們一起擁抱一種新的生活方式時，是時候讓我們的虛擬會議盡可能有效了。問題是，什么是虛擬會議最佳實踐?
1、選擇適合您需求的在線會議提供商
無論您是有在線會議提供商還是從頭開始，請花時間評估您的需求。他們可能在最近幾個月發(fā)生了變化。而且，隨著向虛擬化的快速轉(zhuǎn)變，虛擬化技術(shù)也有了新的更新。
在審查不同的工具時，請詢問以下基本問題：
你能錄制你的會議嗎?這些錄音在哪里?
有聊天功能嗎?
該工具是否將會議邀請與您的日歷同步?
您可以個性化會議室嗎?
是否有參與功能，例如實時投票?
2、使用虛擬會議工具來提高參與度
大多數(shù)在線會議或虛擬技術(shù)工具都具有超越簡單視頻和語音通話的功能。在大型會議中，充分利用這些工具會很有用。
實時投票可用于測試最近共享信息的保留情況、快速輸入簡單問題等。在虛擬會議期間使用實時投票來保持會議進展。
聊天和問答是參與者在不中斷會議的情況下提出和回答問題的好地方。在結(jié)束會議之前，將審查和回答聊天中的任何問題設(shè)為標準。
3、信任過程和程序
有些人討厭流程，但在一個包含兩名以上員工的組織中，流程是讓每個人都走上正軌的關(guān)鍵。它們可能很耗時，它們可能看起來過于詳細，但如果做得正確，它們就會起作用。同意虛擬會議禮儀規(guī)則將使每個人的工作生活更輕松。
建立記錄在案的虛擬會議流程并舉辦培訓(xùn)。
如果您使用的是新的會議工具，則組織已經(jīng)需要培訓(xùn)每個人如何使用它，因此現(xiàn)在是進行虛擬會議流程培訓(xùn)的好時機。如果您的組織已經(jīng)制定了會議指南，那么現(xiàn)在是時候?qū)⑺鼈兡贸鰜聿⒓右哉{(diào)整了。如果沒有，是時候開始寫作了。通過培訓(xùn)所有員工做一些簡單的事情來標準化會議流程：
在每個會議請求中包含議程
提供會議編號和密碼
附上任何相關(guān)的背景信息
讓所有與會者事先閱讀議程
讓參與者在會議期間做筆記
確定并商定行動項目和所有者
會后發(fā)送后續(xù)郵件
4、有預(yù)定的會議主持人
如果沒有指定的主持人，虛擬會議將分崩離析。雖然您可以在董事會會議室的桌子上在領(lǐng)導(dǎo)者之間進行導(dǎo)航，但如果沒有人掌權(quán)，虛擬會議的結(jié)構(gòu)可能會讓您的團隊彼此交談或根本不交談。
不要想當(dāng)然地認為每個人都知道如何進行虛擬會議。
盡管設(shè)置會議的人可能不是主持會議的同一個人，但請在會議說明中明確誰將負責(zé)。然后，在會議開始時，讓主持人開始。為了使會議更有效，請培訓(xùn)組織中的每個人，了解會議主持人的角色以及如何以這種新格式舉辦高效會議以達到水平。一些人認為明顯的最佳實踐，其他人可能需要教授。
會議主持人的一個非常重要的角色是提出問題并保持會議進行。沒有什么比一個人為了自己的目的破壞會議更糟糕的了。作為會議主持人，讓團隊保持主題并完成議程。
5、要求與會者使用視頻
當(dāng)您可以在屏幕上看到其他人時，會議感覺更真實，參與者不太可能分心并從事其他任務(wù)。通過視頻個性化會議體驗，以保持友情和責(zé)任感。
大多數(shù)人目前沒有太多的人際互動。視頻可以讓同事感受到聯(lián)系。隨著參與者的加入，虛擬會議往往需要一些追趕時間。如果達成一致，追趕時間很棒，并且可以促進關(guān)系。設(shè)置會前閑聊的時間限制，以保持事情順利進行。許多組織要求虛擬參與者提前幾分鐘登錄，以便優(yōu)化會議時間——利用這段時間與同事交流。
6、了解不同類型的虛擬會議
虛擬會議可以用于多種目的。虛擬會議的類型決定了預(yù)期的會議長度、參與程度和必要的準備。每種會議都有不同的期望。
以下是一些虛擬會議示例：
培訓(xùn)：為教育目的而舉辦，有大量參加者。通常會通過測試來獲得理解分數(shù)。
頭腦風(fēng)暴：與一小群參與者一起提出新想法或思考問題。會前提出明確的期望，讓每個人都有發(fā)言的機會。
解決問題：這些是目標驅(qū)動且高度參與的，用于為特定問題提出解決方案。不要在沒有記錄在案的前進戰(zhàn)略的情況下離開。
公司更新：參加者多且參與度低的會議時間更長。嘗試提高生產(chǎn)價值，并為參與者提供通過現(xiàn)場投票和問答的機會。
團隊凝聚力：就像辦公室的歡樂時光一樣，團隊凝聚力會議不是為了工作，而是為了建立融洽的關(guān)系。引導(dǎo)與破冰者的對話并培養(yǎng)包容性文化。
靈感：為了給日常帶來一些變化，這些會議通常依靠主題演講來討論一些主題或概念。
7、為每個虛擬會議設(shè)定明確的目標并邀請合適的人
當(dāng)您了解正在計劃的虛擬會議的類型時，您可以考慮為該會議設(shè)定目標。一次會議只能完成這么多。不要試圖將每個需要解決的問題或需要討論的主題都放在議程上?？s小范圍。在 30 分鐘的虛擬會議中，計劃涵蓋不超過一到五個主題。
你的目標應(yīng)該是明確的并且可以實現(xiàn)的。如果您有一個無法在會議中實現(xiàn)的明確目標，請設(shè)置多個會議并將目標分成幾部分。
為了實現(xiàn)目標，您需要擁有合適的利益相關(guān)者。發(fā)送帶有提前說明目標的議程將使參與者能夠確定邀請列表中是否缺少任何人并轉(zhuǎn)發(fā)邀請。
8、尊重設(shè)定的會議長度
據(jù)《福布斯》報道，虛擬會議的一大優(yōu)點是“準時就是完美的”。與面對面會議相比，虛擬會議按時開始和結(jié)束。安排虛擬會議時，請盡量準確地安排日歷上的休息時間。高估你需要的時間總是比低估要好。
如果會議沒有在規(guī)定的時間內(nèi)結(jié)束，請安排后續(xù)會議。如果會議結(jié)束得比預(yù)期的要快，請?zhí)崆敖Y(jié)束會議。
9、強調(diào)包容性
您最近是否查看過您的虛擬會議的包容性?在您的組織中創(chuàng)建一種包容的文化可以培養(yǎng)創(chuàng)造力并提高保留率。但是，隨著向虛擬的轉(zhuǎn)變，很容易失去對員工的關(guān)注，因為虛擬會議試圖將重點放在盡可能有效地為業(yè)務(wù)問題制定新戰(zhàn)略和解決方案上。
無論是由于角色、專業(yè)經(jīng)驗、人際關(guān)系、性別還是種族，會議參與者分享想法總是存在障礙。有時，分享一個人的想法的障礙就像一個人談?wù)撈渌艘粯雍唵巍?/p>
確保參與者在會議上發(fā)言時感到自在，如果他們不這樣做，請給他們一個解釋原因的平臺。發(fā)送調(diào)查或一對一詢問會議是否會促進包容性，并更新行為準則以反映變化。它只會幫助一個組織聽到不同的觀點，并且在不知不覺中扼殺反饋，你可能會錯過偉大的想法。
10、虛擬會議最佳實踐總是在變化
隨著虛擬會議的繼續(xù)和技術(shù)的發(fā)展，虛擬會議的最佳實踐將會改變。準備好適應(yīng)并學(xué)習(xí)如何使用新功能和工具。聽取與會者的意見并從共同關(guān)注的問題中學(xué)習(xí)。但有些事情永遠不會改變?，F(xiàn)在，既然我們結(jié)束的比預(yù)期的要快，我會給你五分鐘的時間。
