隨著面對(duì)面活動(dòng)的恢復(fù)和每日 Covid 病例繼續(xù)在各地發(fā)生，活動(dòng)專業(yè)人士和場所發(fā)現(xiàn)自己陷入了重返面對(duì)面互動(dòng)和參與的愿望與 Omicron
的新變體和企業(yè)不愿出差。2022 年及以后的分期活動(dòng)將與 2019
年的計(jì)劃不同，也不應(yīng)該如此。世界發(fā)生了不可逆轉(zhuǎn)的變化，會(huì)議和活動(dòng)行業(yè)的加速數(shù)字化提供了豐富的選擇來保證與會(huì)者的安全，同時(shí)仍然提供出色的混合或?qū)嶓w活動(dòng)體驗(yàn)。最大化預(yù)算的更保守方法將要求活動(dòng)部門加倍計(jì)劃和了解會(huì)議、會(huì)議和活動(dòng)觀眾。場地合作伙伴關(guān)系需要靈活性，并就現(xiàn)場和在線與會(huì)者將如何通過活動(dòng)的每個(gè)階段、消費(fèi)者內(nèi)容和彼此建立網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行更多溝通。
1、為您的面對(duì)面活動(dòng)尋找合適的場地
忘記您對(duì)空間要求的了解。即使指導(dǎo)方針發(fā)生變化，客戶也會(huì)對(duì)實(shí)施的社交距離措施更有信心。因此，當(dāng)您尋找舉辦下一次活動(dòng)的完美背景時(shí)，請(qǐng)尋找能夠提供靈活性、虛擬現(xiàn)場參觀以及更能滿足舒適性和安全性需求的場所。
借助場地采購技術(shù)，您可以輕松擁有一個(gè)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫， 讓您能夠：
觸手可及的查看目的地和場地
縮小您的選擇范圍并在幾秒鐘內(nèi)過濾結(jié)果
直接從系統(tǒng)發(fā)送提案請(qǐng)求 (eRFP)
更有效地評(píng)估您的 eRFP 響應(yīng)
通過實(shí)時(shí)協(xié)作進(jìn)行虛擬場地參觀
將您所有的歷史出價(jià)和合同價(jià)格存儲(chǔ)在一個(gè)單一的記錄系統(tǒng)中。
2、收集基本與會(huì)者信息
通過調(diào)查員工或過去的參加者，了解有多少人可能親自參加，以及那些不能或不愿意旅行的人對(duì)在線版本的胃口是什么。
在策劃過程中及早進(jìn)行溝通還可以讓您確定當(dāng)面代表最適合哪種類型的安全協(xié)議。
您是否需要額外的休息室來將人們分成更小或更隔開的小組?您是否需要根據(jù)不斷變化的指導(dǎo)或團(tuán)體偏好重新評(píng)估食品和飲料的交付?
通過更早地確定與會(huì)者的舒適度和安全需求，您將有更多時(shí)間與您的場地和技術(shù)合作伙伴進(jìn)行計(jì)劃 - 從而使注冊(cè)人放心，親自參加將帶來積極、安全的體驗(yàn)。
然后，使用活動(dòng)注冊(cè)作為工具來進(jìn)一步篩選與會(huì)者并為您的活動(dòng)添加健康檢查 。
只有符合您預(yù)先設(shè)置的特定疫苗接種、測試和一般健康狀況標(biāo)準(zhǔn)的代表才能獲準(zhǔn)參加活動(dòng)。然后，他們將能夠在現(xiàn)場直觀地顯示他們的通行證以獲得進(jìn)入。
詢問注冊(cè)問題，使您能夠：
確定與會(huì)者旅行地點(diǎn)
記錄位置數(shù)據(jù)以進(jìn)行接觸者追蹤
使用帶有 RFID 徽章的與會(huì)者跟蹤來管理員工、貴賓或高風(fēng)險(xiǎn)與會(huì)者的敏感區(qū)域。
確?；顒?dòng)空間內(nèi)的每個(gè)人都接種了疫苗并且 Covid 安全。
3、設(shè)計(jì)包含社交距離的房間布局
使用事件圖表工具創(chuàng)建符合社交距離準(zhǔn)則的房間布局。創(chuàng)建座位安排，讓與會(huì)者之間有更多空間。
與其用傳統(tǒng)的緊密排列的排來構(gòu)建房間布局，不如錯(cuò)開座位。
使用正確的工具，您可以輕松地設(shè)計(jì)活動(dòng)以適應(yīng)社交距離和安全準(zhǔn)則，以確保每個(gè)空間都有合適的參加者容量。
繪圖工具還允許您繪制出在整個(gè)公共區(qū)域放置手部消毒站、面罩站、壁掛式清潔站等的位置。
4、提供非接觸式活動(dòng)簽到和徽章打印
簽到時(shí)避免與會(huì)者與工作人員接觸。
通過使用活動(dòng)前收到的二維碼或數(shù)字錢包信息，與會(huì)者可以在不觸摸任何屏幕的情況下簽到并打印他們的徽章。這樣，您可以最大限度地減少接觸并保持與會(huì)者和員工的健康。
5、管理房間和會(huì)話容量
控制會(huì)議出席率是您可以用來管理與會(huì)者安全距離以遵守準(zhǔn)則的主要方法之一。設(shè)置嚴(yán)格的會(huì)話容量，以確保每個(gè)會(huì)話只允許最安全數(shù)量的與會(huì)者注冊(cè)。
然后，讓計(jì)劃人員盡早檢查白楊會(huì)議的出席情況，以便他們可以在需要時(shí)進(jìn)行會(huì)議調(diào)整。
使用自助值機(jī)亭，方便與會(huì)者進(jìn)行非接觸式簽到。檢查每個(gè)會(huì)議有多少與會(huì)者注冊(cè)，并根據(jù)入住人數(shù)創(chuàng)建房間布局，同時(shí)考慮社交距離準(zhǔn)則。
在活動(dòng)期間，在登記與會(huì)者時(shí)使用掃描儀來管理容量控制。規(guī)劃人員還可以使用活動(dòng)管理工具來密切監(jiān)控出席情況，并使用溢出會(huì)議室進(jìn)行近場會(huì)議或滿員會(huì)議。
6、快速輕松地與與會(huì)者交流
移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序是一種出色的工具，可在活動(dòng)之前、期間和之后快速有效地與與會(huì)者交流。與會(huì)者可以使用活動(dòng)移動(dòng)應(yīng)用程序接收所有相關(guān)信息、通信、通知和內(nèi)容。
推送通知可用于管理熱門會(huì)議的分會(huì)場并讓與會(huì)者隨時(shí)了解情況，此外，動(dòng)態(tài)活動(dòng)指南可提供與危機(jī)或健康問題相關(guān)的更新警報(bào)。
在網(wǎng)絡(luò)方面，移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序促進(jìn)了與會(huì)者之間的聯(lián)系，同時(shí)允許他們通過聯(lián)系信息共享保持距離。與會(huì)者還可以在到達(dá)活動(dòng)和安排會(huì)議之前表達(dá)對(duì)參展商和贊助商的興趣。
移動(dòng)應(yīng)用程序還有助于為在線與會(huì)者提供與室內(nèi)與會(huì)者相同的觀眾互動(dòng)功能。通過確保所有民意調(diào)查和演講者問題都通過該應(yīng)用程序提交，它消除了任何觀眾偏見的機(jī)會(huì)，并為混合活動(dòng)創(chuàng)造了一種聯(lián)合體驗(yàn)。
7、添加更多混合元素
混合活動(dòng)確實(shí)是最適合您的與會(huì)者需求的組合，因此請(qǐng)分析您的觀眾反饋并計(jì)劃提供可以改善他們體驗(yàn)的內(nèi)容。
例如，您可能決定通過網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)交流活動(dòng)內(nèi)容，然后在同一周晚些時(shí)候?qū)⒛挠^眾聚集在一起共進(jìn)晚餐，討論學(xué)習(xí)成果并鼓勵(lì)他們與同行建立聯(lián)系。
或者，需求可能是對(duì)物理事件之外的附加內(nèi)容。在這種情況下，在實(shí)體活動(dòng)期間拍攝的點(diǎn)播會(huì)議庫可以補(bǔ)充全年的網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)和虛擬會(huì)談?dòng)?jì)劃。
在現(xiàn)場活動(dòng)設(shè)計(jì)中添加在線元素將增加活動(dòng)的可訪問性、可持續(xù)性和影響力。它將幫助您建立社區(qū)、增加宣傳，甚至為您提供通過在線贊助商和商業(yè)插件增加收入的機(jī)會(huì)。
混合出席的一個(gè)毋庸置疑的好處是您可以準(zhǔn)確地看到在線與會(huì)者的行為。您可以收集有關(guān)他們?nèi)绾闻c您的內(nèi)容互動(dòng)、他們參加和不參加哪些會(huì)議的數(shù)據(jù)，并且您可以使用受眾參與工具來了解他們的挑戰(zhàn)、目標(biāo)甚至購買要求。
如果您的活動(dòng)有贊助商，請(qǐng)準(zhǔn)備好讓這些贊助商仍然需要來自現(xiàn)場參與者以及在線的完整數(shù)據(jù)點(diǎn)。
8、安全地促進(jìn)與會(huì)者之間的現(xiàn)場會(huì)議
約會(huì)是任何活動(dòng)的主要內(nèi)容。要管理與會(huì)者互動(dòng)的容量和時(shí)間安排，請(qǐng)考慮使用預(yù)先安排的約會(huì)。
允許與會(huì)者或計(jì)劃者在活動(dòng)之前或期間安排會(huì)議，以最大限度地進(jìn)行面對(duì)面的互動(dòng)。與會(huì)者也不必在現(xiàn)場。虛擬與會(huì)者也可以預(yù)約。通過使用虛擬圖表工具，規(guī)劃人員可以調(diào)整會(huì)議室布局以符合社交距離準(zhǔn)則。
9、啟用非接觸式聯(lián)系人共享
為與會(huì)者和贊助商提供安全聯(lián)網(wǎng)的工具。使用正確的潛在客戶捕獲工具，與會(huì)者或贊助商可以通過單次掃描或揮動(dòng) RFID 編碼徽章來收集聯(lián)系信息。
這將使與會(huì)者保持距離。贊助商和貿(mào)易展位參與者喜歡向與會(huì)者分發(fā)內(nèi)容，而不是提供實(shí)體單張，發(fā)送和接收活動(dòng)內(nèi)容和文獻(xiàn)以減少聯(lián)系并節(jié)省紙張。
10、隨時(shí)了解情況并準(zhǔn)備好適應(yīng)
會(huì)議和活動(dòng)策劃者能做的最好的事情就是自我教育并保持靈活性。擁抱適應(yīng)性并依靠活動(dòng)技術(shù)使您的會(huì)議和活動(dòng)比以往任何時(shí)候都更好。
您可以利用來自與會(huì)者數(shù)據(jù)的見解來幫助改進(jìn)未來活動(dòng)的內(nèi)容和設(shè)計(jì)。活動(dòng)策劃者從未有過如此多的數(shù)據(jù)可供使用，現(xiàn)在是時(shí)候使用它來確保您的未來計(jì)劃在安全和成功的活動(dòng)環(huán)境中推動(dòng)投資回報(bào)。
