2022.07.27
會議看起來和以前不一樣了。曾經(jīng)面對面的、為期一周的策劃奇跡，他們現(xiàn)在已經(jīng)過渡到數(shù)字世界。雖然全球環(huán)境導(dǎo)致了這種變化，但虛擬會議的好處已經(jīng)出現(xiàn)，這是以前無法理解的，現(xiàn)在有虛擬會議最佳實踐可供遵循，以充分利用您的活動。更高的出席率、更大的可訪問性、廣泛的品牌知名度、更好和可重復(fù)播放的內(nèi)容、虛擬會議等優(yōu)勢已證明它們值得在您的活動策劃手冊中占有一席之地。
在未來，這可能意味著隨著現(xiàn)場活動的回歸，混合活動的增加，仔細合并虛擬和現(xiàn)場活動以獲得兩者的好處。當(dāng)您策劃下一次虛擬會議并成為虛擬體驗專家時，這里有 16 個虛擬會議最佳建議可供考慮。
1、設(shè)定明確的虛擬會議目的
這不應(yīng)該是新聞。您策劃的每個活動，無論是面對面的、虛擬的還是混合的，都必須圍繞一個明確的目的。虛擬會議尤其需要明確的目的，因為它將指導(dǎo)活動的制作、所需的技術(shù)和創(chuàng)建的內(nèi)容。
在規(guī)劃過程的一開始就確定您的虛擬會議目的。這個目的可以是教育、網(wǎng)絡(luò)、收集潛在客戶或提高品牌知名度，但不要試圖做太多。
2、確定您的目標(biāo)受眾
您希望誰參加您的虛擬會議?在設(shè)置虛擬會議目的時確定您的目標(biāo)受眾。這將指導(dǎo)您的營銷工作、您選擇在活動中發(fā)言的人以及活動的整體設(shè)計。
請記住，當(dāng)您進行虛擬化時，您可以通過面對面的活動接觸到更多您可能無法接觸到的人。地理位置不再是出勤率的決定因素。如果您要走向全球，請確保將時區(qū)、語言和其他因素考慮在內(nèi)。
3、打造成功的活動策劃團隊
數(shù)字事件改變了很多事情，其中之一就是策劃團隊的結(jié)構(gòu)。過去，規(guī)劃和營銷團隊各自為政，獨立開展現(xiàn)場活動和網(wǎng)絡(luò)研討會項目。隨著活動在線上進行，這些團隊看到了聯(lián)合起來的必要性。合并您的營銷和規(guī)劃團隊來規(guī)劃虛擬會議可以讓雙方都利用他們的技能。
營銷人員可以使用從構(gòu)建目標(biāo)粉碎網(wǎng)絡(luò)研討會策劃中開發(fā)的技術(shù)，而策劃人員可以利用他們的物流和活動敏銳度來創(chuàng)建成功的活動。您的虛擬會議夢之隊?wèi)?yīng)該涉及物流、生產(chǎn)、技術(shù)、需求生成、數(shù)字營銷和營銷技術(shù)。
4、選擇合適的虛擬會議技術(shù)/軟件
虛擬會議需要更多的技術(shù)投資。一旦您有了明確的活動目的和對內(nèi)容需求的理解，您就能夠確定您需要什么樣的虛擬活動解決方案。有很多種，有些像視頻流選項一樣簡單，有些則是整個事件營銷和管理平臺的一部分。
您的活動需求將決定您的需求，但您至少需要注冊、電子郵件營銷、流媒體功能、內(nèi)容存儲。此外，您應(yīng)該有讓與會者參與的方式，例如虛擬貿(mào)易展位、約會、聊天、問答和調(diào)查。
5、創(chuàng)建一個易于導(dǎo)航的注冊網(wǎng)站
您的虛擬會議注冊網(wǎng)站是潛在與會者、贊助商和參展商查找虛擬會議信息的首選之地。這些虛擬活動網(wǎng)站通常充當(dāng)稍后活動的中心，因此構(gòu)建一個設(shè)計簡潔、易于搜索且可在計算機和移動設(shè)備上訪問的網(wǎng)站非常重要。
要包含在您的注冊網(wǎng)站上的最重要的項目。
· 虛擬會議名稱、目的和品牌
· 包括日期、時間和重點主題演講和一般會議的議程
· 會議費用——如果有的話
· 如何在活動期間和之后訪問內(nèi)容
· 聯(lián)系信息和常見問題解答
6、推銷您的虛擬會議
虛擬活動空間很擁擠。通過如此多的競爭活動來宣傳您的會議可能具有挑戰(zhàn)性。電子郵件營銷是定位受眾的好方法。創(chuàng)建分層邀請系統(tǒng)以引起興趣。此外，使用社交媒體、數(shù)字廣告和員工倡導(dǎo)者來提高對事件的認識并激發(fā)興趣。
通過虛擬會議，注冊并不是最難的部分——尤其是在活動免費的情況下。下一步?讓注冊的與會者在當(dāng)天出現(xiàn)。這意味著創(chuàng)建一個引人入勝的電子郵件活動，在社交媒體上設(shè)置挑戰(zhàn)，并保持對活動的關(guān)注。
7、尋找虛擬會議贊助商和參展商
在成本方面，虛擬會議仍在尋找出路。目前尚不清楚參加者的最佳薪酬模式是什么，這可能會使活動預(yù)算變得具有挑戰(zhàn)性。增加您的贊助資金是影響您的底線的最快方法。
創(chuàng)建與贊助商目標(biāo)一致的贊助包。層級是為贊助商提供各種級別的好方法。贊助的最常見原因是直接的觀眾參與和品牌知名度。贊助商將最關(guān)心成本以及它是否等于贊助的感知價值，而您將需要考慮所涉及的所需努力。
8、為與會者準(zhǔn)備禮物
僅僅因為您的活動不是面對面的，并不意味著禮物必須消失。沒有什么比免費的東西更讓與會者喜歡的了。無論是直郵還是數(shù)字禮物，都希望與贊助商合作，為您的與會者提供一些禮物。一些受歡迎的物品是咖啡或餐券、零食、馬克杯、口罩以及免費或打折的運動課程。
9、找到吸引與會者的獨特方式
在虛擬會議期間分心很普遍?；ヂ?lián)網(wǎng)、工作和家庭都在附近，隨時可以吸引與會者的注意力。為了減少干擾，更加強調(diào)與會者的參與度。
在會議期間利用問答、聊天等虛擬活動技術(shù)工具。設(shè)置打破一天的社交活動，并為與會者提供一種無需移動或說話就盯著屏幕進行交互的方式。有關(guān)更多信息，請閱讀參加虛擬會議的提示。
10、提高一般會議和主題演講的制作水平
雖然高度生成的會話可能很昂貴，但它們可能是值得的。如果您負擔(dān)不起讓專家為您制作所有會議，請專注于一般會議和主題演講。最重要的會議需要一些額外的工作來招待與會者。
11、聘請專業(yè)司儀
虛擬會議經(jīng)常錯過的一件事是將會議、主題演講和網(wǎng)絡(luò)連接在一起的機會，這樣他們就不會感到脫節(jié)。專業(yè)的主持人可以解決這個問題。通過聘請某人發(fā)布公告、主持問答環(huán)節(jié)以及開始和結(jié)束熱門會議，您可以為會議注入幽默和樂趣。
在尋找合適的司儀時，請考慮一下您的活動的基調(diào)。你需要一個嚴(yán)肅或愚蠢的人嗎?您的司儀將是活動中最引人注目的人。選擇了解您所在行業(yè)和與會者痛點的人。
12、促進與會者和贊助商之間的網(wǎng)絡(luò)會議
將分組會議、約會和社交活動納入您的議程。贊助商的主要好處之一是在您的活動中收集線索。由您來創(chuàng)造這些潛在客戶收集機會。
除了贊助商和參展商之外，與會者還希望與其他與會者建立聯(lián)系。提供歡樂時光、會議期間的休息時間或與會者見面和交談的機會。
13、用技巧和技術(shù)準(zhǔn)備虛擬會議發(fā)言人
沒有人喜歡用噼啪作響的音頻或昏暗的揚聲器觀看會議。在活動開始前向您的演講者發(fā)送他們需要的技術(shù)或要購買的物品清單，并與他們一起練習(xí)以確保他們了解如何使用它。
要為成功設(shè)置演講者，請向他們發(fā)送：麥克風(fēng)、相機、環(huán)形燈、有關(guān)如何設(shè)置背景和穿什么的提示，以及在會議期間放置在框架中的會議紀(jì)念品。
14、使用數(shù)據(jù)和分析來衡量虛擬會議的成功
虛擬事件可能與現(xiàn)場事件不同地確定成功，但在事件發(fā)生后回顧勝利和失敗仍然很重要。會議出席率、與會者參與度和收集的潛在客戶將始終是分析的關(guān)鍵因素。
要查看的其他數(shù)據(jù)?會議時間、會議參與度、技術(shù)成功以及活動期間和之后的調(diào)查結(jié)果。
15、錄制會議并在活動結(jié)束后提供
在虛擬會議上，每個會議、每個主題演講、每個演講者都會被記錄下來。您可以選擇在事后為錯過會議的與會者提供會議，或者您可以將它們添加到您的需求生成策略中。
利用您的內(nèi)容。在虛擬會議之后將熱門會議用作網(wǎng)絡(luò)研討會，以吸引新的潛在客戶?？紤]將會話重新用于電子書、信息圖表或博客，以在不同的層面上參與。
16、建立支持團隊并準(zhǔn)備好解決技術(shù)問題
這是一個大問題。雖然您的策劃團隊可能了解您的虛擬活動軟件的來龍去脈，但他們并不是技術(shù)大師。建立一個支持團隊，以防您遇到互聯(lián)網(wǎng)、流媒體、?虛擬會議平臺以及其他任何需要真正專家來解決的問題。
我們都知道墨菲定律在事件中完全有效。什么會出錯，就會出錯。尋找一個知識淵博、經(jīng)驗豐富并允許開放溝通渠道的支持團隊。
成功的虛擬會議借助這些虛擬會議最佳實踐，您可以獲得策劃一場盛大活動所需的技巧。請記住，在策劃時，請始終設(shè)身處地為與會者著想。在您開展活動時考慮他們的觀點和需求，以及贊助商、參展商和您的組織的需求。
