會(huì)議和活動(dòng)策劃者都是忙碌的人，這已經(jīng)不是什么秘密了——而且他們正變得越來(lái)越忙碌。
在策劃者采購(gòu)報(bào)告中，37% 的受訪策劃者表示他們每年組織 50
場(chǎng)或更多活動(dòng)。他們正在管理更多有更多參與者的活動(dòng)——以及更大的預(yù)算。這些活動(dòng)專業(yè)人士有更多工作要做，反過(guò)來(lái)，他們對(duì)酒店經(jīng)營(yíng)者和場(chǎng)館也有更多期望。
這是因?yàn)楸M管工作量更大，但質(zhì)量沒(méi)有下降的余地?；顒?dòng)策劃者仍然面臨著使每場(chǎng)活動(dòng)都引人注目并在財(cái)務(wù)上取得成功的壓力。
通過(guò)成為合作伙伴來(lái)幫助他們。與活動(dòng)策劃師建立牢固關(guān)系的酒店可以幫助他們打造難忘的體驗(yàn)并實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)目標(biāo)。為確保您的場(chǎng)地被選中，請(qǐng)考慮這些影響活動(dòng)策劃師決策的酒店經(jīng)理提示，這樣您就可以最大限度地利用酒店的方法，更準(zhǔn)確地響應(yīng)
RFP，并最終轉(zhuǎn)化更多的團(tuán)體業(yè)務(wù)。
您需要知道的溫馨提示：
1、以成本入手，以空間布局取勝
規(guī)劃人員在選擇場(chǎng)地時(shí)會(huì)考慮多種因素——金錢并不是一切?；顒?dòng)空間布局與場(chǎng)地成本同樣重要。事實(shí)上，在報(bào)告中，這些因素中的每一個(gè)都被 45%
的活動(dòng)策劃師認(rèn)為是決定誰(shuí)贏得業(yè)務(wù)的最大影響因素。在這個(gè)階段，預(yù)算對(duì)活動(dòng)策劃師來(lái)說(shuō)很重要，但他們也想要一個(gè)能為與會(huì)者創(chuàng)造引人入勝體驗(yàn)的場(chǎng)地。
雖然排名低于其他因素，但場(chǎng)外活動(dòng)和攝影等因素表明創(chuàng)造令人難忘的活動(dòng)體驗(yàn)越來(lái)越重要?；顒?dòng)策劃師希望酒店在空間設(shè)計(jì)和決策方面提供更大的靈活性和更高的透明度。
活動(dòng)策劃師不愿考慮改用價(jià)格較低的第二選擇場(chǎng)地，這凸顯了空間布局等非成本因素的重要性。事實(shí)上，幾乎四分之三的活動(dòng)策劃師在考慮改變他們的場(chǎng)地決定之前就預(yù)計(jì)至少可以節(jié)省
6%。
場(chǎng)地提示： 如果你有
RFP，你知道在價(jià)格方面你已經(jīng)很接近了。您可以通過(guò)向策劃者展示您的場(chǎng)地帶來(lái)的其他獨(dú)特價(jià)值，以及您的空間將如何使他們的活動(dòng)取得巨大成功，從而贏得比賽?？紤]空間的
3D 模型，或提供額外的個(gè)性化照片，以便活動(dòng)策劃師可以在您的空間中可視化他們的活動(dòng)。
2. 突出您的場(chǎng)地位置
集團(tuán)業(yè)務(wù)的競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)很激烈，而且會(huì)變得更加激烈。隨著更多酒店的建設(shè)和會(huì)議策劃者在尋找場(chǎng)地時(shí)投下更廣泛的地理網(wǎng)絡(luò)，酒店不再只與所在城市的其他場(chǎng)地競(jìng)爭(zhēng)。競(jìng)爭(zhēng)現(xiàn)在是全球性的。
為了更好地定位策劃者采購(gòu)場(chǎng)地，請(qǐng)使用可用活動(dòng)空間的照片和視頻使您的酒店位置看起來(lái)迷人且有吸引力。展示您場(chǎng)地中獨(dú)特的空間和布局，以及只有您所在的城市和場(chǎng)地才能提供的標(biāo)志性產(chǎn)品。通過(guò)突出顯示與交通、機(jī)場(chǎng)、旅游景點(diǎn)和當(dāng)?shù)夭宛^等事物的接近程度，展示在您所在城市和您所在位置預(yù)訂的好處。
場(chǎng)地提示： 由于策劃者正在尋找在他們的活動(dòng)中提供令人難忘的當(dāng)?shù)伢w驗(yàn)的方法，請(qǐng)考慮與您目的地的 CVB
合作，編制獨(dú)特的活動(dòng)包。這將是一段難忘的時(shí)光，只有在您所在的城市和您所在的位置才會(huì)發(fā)生。
3. 提供無(wú)縫的預(yù)訂體驗(yàn)并建立關(guān)系
正確進(jìn)行預(yù)訂流程并確定計(jì)劃者體驗(yàn)對(duì)于確保團(tuán)體業(yè)務(wù)以及為重復(fù)業(yè)務(wù)做好準(zhǔn)備至關(guān)重要。
確保與規(guī)劃人員的每次互動(dòng)都非常專業(yè)，并且采購(gòu)過(guò)程的每一步都盡可能無(wú)縫和簡(jiǎn)單，這符合您的最大利益。證明自己是他們活動(dòng)中不可或缺的不可或缺的合作伙伴，這可能是策劃者在選擇您的場(chǎng)地時(shí)需要的額外推動(dòng)力，無(wú)論是第一次還是作為回頭客。
由于涉及時(shí)間和精力，采購(gòu)、研究和比較提案是活動(dòng)策劃師在場(chǎng)地選擇過(guò)程中最困難的部分。雖然規(guī)劃人員確實(shí)很欣賞對(duì)
RFP的快速響應(yīng)，但快速回復(fù)并不是一切——它還必須準(zhǔn)確和徹底?；顒?dòng)策劃師希望更多地關(guān)注細(xì)節(jié)，因此請(qǐng)注意他們的具體要求，并嘗試主動(dòng)提供解決方案以滿足潛在需求。一個(gè)完整而準(zhǔn)確的回答比一個(gè)留下很多空白要填寫(xiě)的快速回答要好。
此外，“簡(jiǎn)單會(huì)議”的增加為酒店經(jīng)營(yíng)者提供了更多與活動(dòng)策劃師建立關(guān)系的機(jī)會(huì)。全球商務(wù)旅行協(xié)會(huì) (GBTA)的一項(xiàng)研究發(fā)現(xiàn)，50%
的公司會(huì)議都是“簡(jiǎn)單”的會(huì)議——具有基本且可復(fù)制的要求。
由于這些簡(jiǎn)單的會(huì)議通常由未受過(guò)正式培訓(xùn)或通常不預(yù)訂此類活動(dòng)的策劃者組織，因此酒店經(jīng)營(yíng)者有機(jī)會(huì)在整個(gè)過(guò)程中將自己定位為合作伙伴并與策劃者建立關(guān)系。如果您使預(yù)訂過(guò)程盡可能順利和簡(jiǎn)單，則可能會(huì)在以后從同一客戶那里贏得未來(lái)的團(tuán)體業(yè)務(wù)。
場(chǎng)地提示： 經(jīng)驗(yàn)就是一切——不僅對(duì)與會(huì)者來(lái)說(shuō)，對(duì)策劃者來(lái)說(shuō)也是如此。近 60%
的策劃者表示，由于銷售人員缺乏專業(yè)性，他們不會(huì)再回到場(chǎng)地，所以要專注于為周圍的策劃者創(chuàng)造輕松而精致的體驗(yàn)。此外，這只是良好的客戶服務(wù)。
底線：
活動(dòng)策劃師尋找的不僅僅是價(jià)格合適的場(chǎng)地。他們需要一個(gè)活動(dòng)體驗(yàn)創(chuàng)造的合作伙伴。他們正在尋找開(kāi)箱即用的獨(dú)特位置或靠近交通和景點(diǎn)的場(chǎng)地，并提供有趣的場(chǎng)外活動(dòng)。他們希望擁有專業(yè)而迅速的員工，從而實(shí)現(xiàn)順暢和簡(jiǎn)化的預(yù)訂流程。
通過(guò)專注于改進(jìn)和突出這些領(lǐng)域，酒店經(jīng)營(yíng)者可以為當(dāng)前和重復(fù)的成功預(yù)訂更多會(huì)議和活動(dòng)做好準(zhǔn)備。
