2021.06.17
前面為朋友們介紹了舉辦發(fā)布會需要邀請哪些人員以及如何邀請，相信大家都已經(jīng)非常了解了。今天深圳時光在線小編將繼續(xù)為朋友們分享發(fā)布會活動如何安排工作人員?希望能幫助到有需要的朋友們!
在識別活動的核心信息和邀請人之后，需要根據(jù)內(nèi)容來確定內(nèi)容提交方及其過程設(shè)計。人員安排主要是針對工作人員而定的，他們不僅要對來賓、觀眾、媒體負(fù)責(zé)，而且要對自己的責(zé)任明確。
一般而言，員工角色有以下幾個方面：主持人、保安、禮儀接待、化妝、多媒體播放、舞美器材、現(xiàn)場實(shí)拍(存儲卡硬盤)、物資人員、技術(shù)人員等等?？善刚埻獠抗蛦T，也可由公司內(nèi)部員工負(fù)責(zé)。
公司內(nèi)的員工一般統(tǒng)一穿著公司的深色文化衫，佩戴工作牌標(biāo)明負(fù)責(zé)事項，專人專職。每個員工都要知道整個發(fā)布會的節(jié)奏，要把事情辦好，事事有回應(yīng)。
下面針對工作人員對以下幾大對象負(fù)責(zé)的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明：
1、公司領(lǐng)導(dǎo)
從參加會議的來賓中單獨(dú)列出來說，可見公司領(lǐng)導(dǎo)的重要性，公司的領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必服務(wù)到位。
會議前：需要為領(lǐng)導(dǎo)們準(zhǔn)備好個人的briefingdeck，按照他當(dāng)天的時間表告訴他活動要說什么，會見哪些人，如何穿著等等;并在活動前安排排練。
會議當(dāng)天：要做好領(lǐng)導(dǎo)接待工作，有需要的時候可以第一時間找到你。
演講者需要準(zhǔn)備講稿手卡并備份。
當(dāng)與嘉賓交流時，需要準(zhǔn)備企業(yè)核心信息，嘉賓基本信息(姓名、公司、職位、與公司的關(guān)系)。
而在與媒體打交道的場景中，需要再一次提醒訪談的目的，媒體和記者介紹，采訪問題的方向和建議的解答，企業(yè)核心信息，行業(yè)形勢，甚至是媒體八卦等并做好風(fēng)險提示。
有重要來賓的情況下：需要根據(jù)貴賓席上的貴賓提供指引，并提醒同一桌來賓的基本信息。
會議后：向領(lǐng)導(dǎo)提出本次會議取得較好成績和需改進(jìn)之處。
2、其他與會嘉賓
會議前：提前傳達(dá)活動主題、論壇所涉及的主題和活動的時間安排，并做好著裝要求和出行安排(食、住、行)，使來賓享有與其level一致的待遇標(biāo)準(zhǔn)，除特殊需要(例如政府官員)外。
會議地點(diǎn)：反復(fù)確認(rèn)好來賓座位以及來賓的身份信息和頭銜是否吻合;需要做好來賓的接待工作。一般會先在貴賓室休息，備份來賓的講稿和多媒體設(shè)備，為來賓更好地融入環(huán)境做大會介紹和人際搭橋工作。
會議后：可以寫一封感謝信給參加會議的嘉賓，并附上他出席會議的照片。
3、出席媒體
會議前：溝通各方需求，告知活動日程安排，確定訪談重點(diǎn)。
會議現(xiàn)場：做好媒體接待和引導(dǎo)工作，讓媒體按照順序進(jìn)行1對1專訪。
會后：向媒體傳遞發(fā)布會簡報、發(fā)布會稿件、發(fā)布會多媒體資料，確定發(fā)布時間，表示感謝。發(fā)布后，若能將其轉(zhuǎn)發(fā)到公共平臺，則表示更加感謝。
4、參會觀眾
會議前：需發(fā)送會議報名成功通知及邀請函，會議前一天需發(fā)送RSVP(收到請回復(fù))短信提醒。
活動當(dāng)天：做好每一個環(huán)節(jié)和每一個觀眾的簽到及引導(dǎo)。
會后：收集會議參與者的活動反饋信息，并進(jìn)行電話回訪。
溫馨提示：對于其他外聘工作人員，需要確保提前到場，清楚地了解他們負(fù)責(zé)的主要環(huán)節(jié)，并向他們提供大會基本Q&A信息(會場區(qū)域平面圖、發(fā)布會流程圖)，以便回答觀眾的問題。政府部門分會場何時開始?洗手間在哪兒?等等問題
在人員邀請環(huán)節(jié)需要與多個部門協(xié)作，例如，市場部負(fù)責(zé)大會的報名宣傳，吸引觀眾報名，在會議結(jié)束后將觀眾登記信息發(fā)給call-center進(jìn)行電話回訪，尋找商業(yè)機(jī)會;銷售部負(fù)責(zé)向商業(yè)伙伴、顧客等發(fā)出定向邀請;公關(guān)部負(fù)責(zé)與媒體對接，撰寫稿件，管理危機(jī)等等。
