說到發(fā)布會，相信大家都非常的熟悉，但是舉辦發(fā)布會需要邀請哪些人員?又該如何邀請呢?不知道大家又了解多少呢?今天深圳時光在線專門為大家做一個比較全面的介紹，讓大家對發(fā)布會人員邀約有一個更深層次的了解。

　　一般情況下，發(fā)布會需要邀請的人員主要有：嘉賓、觀眾、媒體等。

　　一、參加嘉賓：企業(yè)領(lǐng)導、業(yè)界領(lǐng)袖、政府主管領(lǐng)導、投資者、代言人、主持人等

　　1、企業(yè)領(lǐng)導

　　一般是CEO演講+產(chǎn)品負責人演講各模塊;當然也可以是CEO控制全場。

　　2、業(yè)界領(lǐng)袖

　　首先要確保嘉賓本身的形象內(nèi)涵和本次發(fā)布會的主題比較吻合，另外還需要邀請幾位備選嘉賓。當規(guī)劃核心信息的時候就要有嘉賓的備選名單開始進行邀約，對于嘉賓的排期和行程動態(tài)要安排專人來負責。業(yè)界領(lǐng)袖能大大提高發(fā)布會活動的深度和含金量。

　　3、代言人

　　至于代言人，需要慎重選擇，盡量挑選符合企業(yè)格調(diào)的代言人，這樣才能提升發(fā)布會的流量和人氣。如果是互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)品發(fā)布會，可以不用請明星大腕來代言，公司的CEO才是最好的代言人。

　　4、主持人

　　為什么把主持人也放在參會嘉賓里面呢?因為主持人對整場發(fā)布會活動而言是至關(guān)重要的，是整場活動的控場人。主持人通?？梢酝馄福热缰碾娨暪?jié)目主持人。也可以在公司內(nèi)部挑選，如公司領(lǐng)導或者員工擔任。在活動開始前，一定要做好主持人和嘉賓的配合演練和排練。

　　怎樣邀請?

　　在書寫邀請函時務必使用正確的稱呼，然后簡單介紹xx公司在xx時間、地點舉辦一次xx活動，然后表示對邀請者的認可和邀請的理由，然后寫出參加這次活動需要參加的環(huán)節(jié)和收獲，最后寫出公司聯(lián)系人的姓名和聯(lián)系方式。附寄邀請函(有首席執(zhí)行官手寫簽名最好)，以及對該活動/往屆活動的回顧。如邀請成功后仍需持續(xù)跟進以確保出席。

　　溫馨提示：要提前了解嘉賓在衣食住行如宗教信仰、素食主義等方面是否有特殊要求，以免活動時出現(xiàn)不必要的麻煩，同時也表達了公司對嘉賓的重視和誠意。

　　二、參會觀眾：專業(yè)受眾、普通大眾、粉絲

　　對專業(yè)觀眾來說，他們通常是該領(lǐng)域的實踐者，一家公司的采購決策人員更加關(guān)注產(chǎn)品如何落地，以及如何留存用戶和二次回訪。

　　普通大眾和粉絲關(guān)注點就不一樣，他們更關(guān)注產(chǎn)品的新趨勢和新奇體驗，對活動的二次傳播，他們能起到非常重要的作用。在活動預熱期宣傳時，需要對他們進行招募，招募的人數(shù)也有要求，盡量比場地可容納的觀眾數(shù)量要多。

　　怎樣邀請?

　　對專業(yè)受眾來說，如果有目標化的邀請名單，就把它們分給銷售/客戶部門。對普通大眾需要在合適的媒體平臺上發(fā)布活動信息，然后進行引導，點擊報名統(tǒng)一鏈接進行報名。

　　三、參會媒體：自媒體、行業(yè)媒體、垂直領(lǐng)域媒體

　　按照POE的媒體分類模型，媒體主要分為：付費媒體、自有媒體和贏得媒體。

　　1、自有媒體

　　自有媒體主要是公司的媒體渠道，如官方微信微博抖音、官網(wǎng)和員工的社交媒體、公司產(chǎn)品的宣傳材料等，必須利用好公司自身的媒體去沉淀品牌，贏得流量。另外可以發(fā)動員工進行朋友圈分享，多給員工寫幾篇選性較強的朋友圈傳播文案，讓他們自行轉(zhuǎn)發(fā)。

　　2、付費媒體

　　付費媒體主要分為專業(yè)垂直媒體和大眾媒體兩種，選擇付費媒體也是有講究的，需要根據(jù)活動的調(diào)性和傳播階段來選擇合適的，并對各渠道的關(guān)鍵字進行定性，方便匹配宣傳內(nèi)容，把錢花在刀刃上。如采用付費媒體，必須記得引流到自有渠道，完成流量分配。

　　3、贏得媒體

　　贏得媒體主要靠的是活動的設計和內(nèi)容帶來的自我傳播。但是他的困難在于控制得不夠好，需要實時的輿論監(jiān)測，如果有虛假或故意貶低言論損害公司形象的情況發(fā)生，需要成立危機小組來處理危機事件。

　　怎樣邀請?

　　付費媒體名單確定后，郵件說明公司介紹、活動信息(重要信息如需保密，不得提前泄露，保證每一位負責邀請媒體的同事統(tǒng)一口徑)、活動大致主題、擬邀請嘉賓等，均了解媒體意圖。如果有意繼續(xù)溝通公司需求和媒體需求，如稿件排期、公司提議的報道角度、公司可為媒體提供產(chǎn)品體驗以及重要嘉賓訪談機會(3-5個)、媒體感興趣的問題等，最終確定付款金額，發(fā)送正式的媒體邀請，并確保媒體按時到場。

　　媒體專訪黃金時段：上午10:00-12:00 下午15:00-17:00。