2023.01.31
活動策劃和場地，場地和活動策劃，這兩者相輔相成。舉辦活動時，場地是活動策劃人首先要考慮的因素之一。而且，在多年來做的大量新研究中，我認(rèn)為場館可以做一些事情，為尋求預(yù)訂的規(guī)劃者提供更好的體驗。你自己可能會意識到其中的一些現(xiàn)象。
了解活動策劃人對場館的要求:
1.場館需要進(jìn)行網(wǎng)站展示
從我的經(jīng)驗來看，很多網(wǎng)站都是在考慮場地的情況下創(chuàng)建的，而不是預(yù)訂網(wǎng)站的策劃人。在做網(wǎng)上調(diào)查時，通常很難找到關(guān)于各種可用房間、容量和房間的好照片的信息，這樣我就可以知道它們將如何用于一個活動。這就是很多工具交互式酒店平面圖提供活動空間的完整視圖，對規(guī)劃者非常有幫助。
在許多網(wǎng)站上也很難獲得定價的感覺，雖然我知道定價可以根據(jù)活動的日期和時間而變化，但網(wǎng)站上沒有定價會導(dǎo)致大量的額外工作。不僅僅是場館填滿了沒有任何去處的RFP，策劃者也不得不接觸更多的場館，僅僅是為了獲得預(yù)算范圍的感覺。我建議在場館網(wǎng)站上列出一些價格信息，即使是菜單上的價格或房間租金的范圍。
2.活動策劃人希望快速跟進(jìn)
因為場館是收到這么多RFP，響應(yīng)時間的延遲簡直太長了。通常，我們?yōu)槟切┫Ｍ焖僮龀鰶Q定的客戶工作，我們越快得到一個地點，它就越有可能被包括在我們?yōu)榭蛻籼峁┑倪x擇中。
3.活動策劃人希望從場館獲得全面的溝通
你是否曾經(jīng)要求場館報價，卻被告知這真的取決于一千個不同的因素?我知道，等我從會場上明白需要什么因素的時候，已經(jīng)太晚了。
如果一個場館的預(yù)訂過程真的很復(fù)雜，如果他們能讓計劃者盡可能簡單地理解，那將會很有幫助。也許他們可以有一份文件，概述所有不同的因素，并允許規(guī)劃者看到什么包括在內(nèi)，什么不包括在內(nèi)。如果您的場地租賃是為了空間和100把椅子和兩張桌子，他們應(yīng)該從一開始就明確這一點，這樣我們就知道我們需要引入哪些其他供應(yīng)商來實現(xiàn)這一點。
滿足活動策劃人員的需求，贏得更多場館業(yè)務(wù)
簡而言之，活動策劃人接觸場館是因為他們想做生意。供應(yīng)商越容易做到這一點，他們就越有可能贏得業(yè)務(wù)。通過更新網(wǎng)站和創(chuàng)建全面的、一體化的報價，酒店將能夠非常清晰地描繪出一個活動如何在他們的空間內(nèi)進(jìn)行。
如果一個活動策劃人必須為一個場館做比另一個多10倍的工作，猜猜誰會贏得這筆生意?改善并展示個性化服務(wù)的場館無疑會取得更好的效果。
