眾所周知，活動成本正在上升，如F&B和影音等一般活動費用到互聯(lián)網費用等等。

　　因此，當“活動”和“預算削減”這兩個詞在同一個句子中一起使用時，會議專業(yè)人士稍微退縮一下，開始想方設法提供與會者期望的那種引人入勝的體驗，同時堅守底線，這是一種可以接受的反應。

　　事實是，有可能減少您的活動預算，同時仍能提供出色的與會者體驗。我們有一些實用的提示，你可以馬上使用。

　　利用這些技巧和技術來節(jié)省活動成本:

　　1.思想要開放

　　僅僅因為會議傳統(tǒng)上是在某個特定的日期在某個酒店舉行，并不意味著它是一成不變的。此外，在新的賽事領域，空間競爭更加激烈。使用輕松查看價格合理的場館場館采購工具，變得更加靈活，并調整活動日期以進一步降低成本。此外，玩活動時間表。例如，你可以在下午開始會議，從你的預算中去掉早餐和午餐。

　　2.盡早找到你的供應商

　　一旦場地被預訂，立即搜索銷售商和供應商。盡早聯(lián)系賣主和供應商，確保你需要的所有東西都能在活動日期前準備好。如果供應商不得不調整他們的時間表來滿足您的需求，最后一刻的恐慌情況會產生額外的成本。此外，安排一個與所有相關的供應商和供貨商的啟動會議，這樣計劃是有組織的，沒有重復工作。在活動開始前，定期召開后續(xù)電話會議。

　　3.投資和再利用

　　購買可以多種不同方式布置的舞臺和多功能照明元件，為每個活動創(chuàng)造獨特的感覺。此外，制作可重復用于年度功能的圖形。另外，再利用是環(huán)保的，可以幫助你實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展!

　　4.節(jié)省電力和Wi-Fi

　　電不便宜，選擇最新的電池供電照明和節(jié)能音頻系統(tǒng)。與您的酒店、會議中心或音頻/視頻提供商合作，詢問省錢的方法。此外，比較場地的Wi-Fi和其他提供商的價格。可能會有更好的設備，更實惠的選擇。如果場館有獨家供應商，詢問是否可以放棄這部分合同。

　　5.走向無紙化

　　移動應用程序——尤其是那些可在未來活動中重復使用的應用程序——是分享活動日程和信息的一種方式，同時還能節(jié)省打印成本。登記和后續(xù)調查應該在線以節(jié)省郵寄費用。對于較大的項目，考慮代表用數字標牌裝飾橫幅和海報——如果需要更換揚聲器或調整房間，這也有助于節(jié)省最后一刻的改動。

　　6.動態(tài)訪問門戶

　　這個工具會幫助您識別和消除重復的會議。它允許您避免與全球假日或行業(yè)事件發(fā)生沖突。這也將使很容易找到合并會議和利用現(xiàn)有酒店合同的機會。

　　7.場館采購技術

　　使用這項技術可能會為您節(jié)省8-20%的成本。幾個因素使得儲蓄成為可能。當涉及到手工操作時，這些工具消除了接觸酒店的價格和可用性，以及合并的建議信息。相反，它提供了在線查看資產數據、在線搜索相關資產以及將相關供應商標記為首選供應商的能力。它也是一個出口，通過結合會議來利用協(xié)商的價格，查看歷史價格，并查看季節(jié)性，從而將業(yè)務推向首選供應商。如果這還不夠，你還可以將合同談判推給中小企業(yè)，降低不良合同語言的風險和成本，并選擇符合你的可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的供應商。無憂無慮地完成這一切–這項技術確保包括標準合同附錄，并且您可以就每個RFP提出標準風險管理問題。

　　8.場館制圖技術

　　這項技術提供虛擬漫游，幫助您在幾分鐘內使用靈活的模板創(chuàng)建圖表，并允許您在幾秒鐘內進行更新。您還可以與團隊成員協(xié)作進行更改和更新。它的好處是減少現(xiàn)場訪問(限制旅行成本)，并通過內置的社交距離幫助您創(chuàng)造更安全的親身體驗。

　　9.登記

　　通過允許與會者自行輸入數據或預加載注冊者，使用這項技術可以為您節(jié)省2-10%的潛在成本。它還將幫助您將本地與會者數據與旅行者數據相結合，以制定全面的護理計劃。為了讓您時刻做好準備，該工具可讓公司安全部門/第一反應人員了解當地會議的最新情況/緊急情況下的需求。

　　10.現(xiàn)場解決方案

　　無縫管理和登記您的與會者，并大大減少未使用徽章的浪費?，F(xiàn)在，您可以消除與將銷售線索數據輸入CRM或將數據上傳到CRM相關的手動工作。這不僅讓您的活動更輕松，而且通過立即將銷售線索交到銷售人員手中，降低了失去銷售線索的風險。

　　使用這些節(jié)省成本的技巧和技術中的一個，就能幫你削減下一次活動的預算。