每一天，都有新的冒險等待著。也許您正在尋找將特殊場合吸引到您的場地的方法。或者，手頭的任務(wù)可能是重新設(shè)計您的會議空間，使其更加開放和吸引人。您甚至可能正在制定一項提高追加銷售收入的計劃。

　　關(guān)鍵是，從來沒有一個沉悶的時刻。一百萬個小步驟可以在您的場地創(chuàng)造非凡(且有利可圖)的活動體驗;作為一名酒店專業(yè)人士，您在將所有這些結(jié)合在一起方面發(fā)揮著重要作用。

　　這是一個相當大的挑戰(zhàn)。

　　但這也是一個難得的機會。例如，考慮到臥室的入住率徘徊在 80% 左右——而會議空間大約有 70% 的時間是空的。這是一個很有希望的情況，您的許多競爭對手已經(jīng)在利用，團隊活動銷售團隊負責照顧客戶、尋找新活動并建立關(guān)系。

　　然而，事實是，無論您對團體活動業(yè)務(wù)多么熟悉，高效和盈利地運營運營都可能是困難和混亂的。因此，無論您是活動款待領(lǐng)域的新手還是擁有長期成功記錄，本指南都旨在幫助您破解它是什么、如何運作以及為什么它對您的業(yè)務(wù)如此重要的密碼。

　　集團業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)：供求關(guān)系

　　一般來說，團體會議和活動都是關(guān)于酒店房間、設(shè)施和會議設(shè)施的供應(yīng)，以滿足需要安排活動的策劃者的需求。盡管供需平衡可能會出現(xiàn)波動，會議需求的增加可能會導(dǎo)致酒店價格上漲，這將有助于刺激新的建設(shè)，尤其是在主要地區(qū)以外的地點城市。以下是活動行業(yè)市場的各個方面：

　　要求：

　　由負責會議和活動的策劃者和其他公司推動，無論規(guī)模大小。他們組織和計劃活動、尋找和預(yù)訂場地、管理注冊并處理活動登記。通常，他們還管理現(xiàn)場體驗，并且對與會者的滿意度非常感興趣。他們通常負責報告活動的投資回報率 (ROI) 以及整體體驗。

　　供應(yīng)：

　　由擁有會議空間和資源的酒店經(jīng)營者和其他場所提供。他們提供臥室、食物、飲料和其他符合需求方需求的便利設(shè)施。目的地營銷組織 (DMO) 也適合這里，因為它們代表目的地。在此過程中，他們通常會提供前往酒店的線索，并幫助安排規(guī)劃者和酒店經(jīng)營者之間的聯(lián)系。

　　集團業(yè)務(wù)生態(tài)系統(tǒng)

　　隨著規(guī)劃者推動業(yè)務(wù)的需求方，場館努力通過技術(shù)、營銷和建立關(guān)系來滿足這些需求。了解這些關(guān)系如何運作至關(guān)重要，因為它表明團體活動的成功是如何建立在依賴組織和人員的復(fù)雜生態(tài)系統(tǒng)之上的，所有這些都致力于保持供需平衡。這是一個基本定義：

　　策劃人員：這些專業(yè)人員負責設(shè)計和安排會議和活動。他們?yōu)楣?、協(xié)會、組織、專業(yè)機構(gòu)等工作。如果您是酒店經(jīng)營者，您應(yīng)該記住每種類型，因為他們是那些正在搜索和預(yù)訂您的場地的人。

　　DMO：這些組織促進前往特定地區(qū)的旅行。它包括旅游局以及會議和旅游局(CVB)。將他們視為您銷售團隊的延伸，因為他們總是渴望推廣該地區(qū)以及您的酒店。這些專業(yè)人士中的許多人還負責為規(guī)劃者尋找場地。

　　場所：設(shè)施、餐廳和許多其他場所都可以作為會議場所。事實上，最近的趨勢表明，酒店會議室的傳統(tǒng)理念正在為更具創(chuàng)意的選擇讓路。例如，一些企業(yè)策劃者現(xiàn)在正在尋求為他們的活動創(chuàng)造一個更像節(jié)日的環(huán)境。

　　技術(shù)：從大型在線采購平臺和數(shù)字營銷到線索評分、分析和運營軟件，Cvent 等公司通過創(chuàng)新解決方案幫助場館和規(guī)劃師。

　　客戶行為的趨勢和轉(zhuǎn)變?nèi)绾胃淖兗瘓F活動業(yè)務(wù)

　　考慮到所有因素，活動業(yè)務(wù)可以被認為是簡單的。你有一個酒店房間和會議中心。也許還有一家餐館。他們想用它來舉辦派對或談生意。很簡單，對吧?

　　好吧，也許不是。事實上，活動的預(yù)訂、注冊和管理是復(fù)雜的，并且取決于包括成本、可用性和客戶期望在內(nèi)的數(shù)千個變化因素。最重要的是，當今快節(jié)奏變化的環(huán)境迫使酒店專業(yè)人士緊跟最新趨勢。對于每一個偉大的想法，規(guī)劃者的期望都會發(fā)生變化——這意味著場地管理者需要準備好在趨勢成為永久現(xiàn)實時進行調(diào)整、優(yōu)化和應(yīng)用。以下是一些需要考慮的因素：

　　想想客戶的力量。在互聯(lián)網(wǎng)和社交媒體出現(xiàn)之前，客戶抱怨的權(quán)力有限。但是，現(xiàn)在您可以實時獲得他們的反饋。僅這一事實就推動了提高客戶滿意度的需求。現(xiàn)實情況是，數(shù)字媒體創(chuàng)造了一個透明和共享體驗的環(huán)境，使客戶能夠收集信息和影響他人。

　　銷售過程越來越多地掌握在營銷人員手中。規(guī)劃人員習慣于在線研究產(chǎn)品和服務(wù)。當他們準備好與銷售人員交談時，他們已經(jīng)縮小了選擇范圍，并且通常清楚地知道哪些酒店和供應(yīng)商可以滿足他們的需求。您面臨的挑戰(zhàn)是在流程的早期接觸到規(guī)劃者，并在正確的時間傳遞正確的信息。

　　隱私和數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要。規(guī)劃者想要更多的個人體驗，但他們也想要增加隱私和安全性。在大規(guī)模數(shù)據(jù)泄露、不安全的 Wi-Fi 網(wǎng)絡(luò)和不一致的銷售點標準的時代，這可能是一項艱巨的任務(wù)。越來越多的酒店將數(shù)據(jù)保護和隱私放在首位。在歐洲，場所的任務(wù)是滿足歐盟通用數(shù)據(jù)保護條例 (GDPR) 中詳述的個人身份信息 (PII) 要求。然而，無論您的酒店位于何處，都需要數(shù)據(jù)保護。在大數(shù)據(jù)時代，酒店專業(yè)人士首先需要保護和保護客戶數(shù)據(jù)。

　　技術(shù)成為體驗的一部分。就在幾年前，人工智能 (AI) 還是名為“Connie”的希爾頓禮賓機器人。今天，它的功能遠不止于此——并有望成為所有場館運營中不可或缺的一部分。從聊天機器人到語音激活技術(shù)，人工智能和其他類型的技術(shù)正在幫助提高集團業(yè)務(wù)的效率。

　　技術(shù)將集團生態(tài)系統(tǒng)整合在一起

　　技術(shù)為集團商業(yè)生態(tài)系統(tǒng)的各個方面提供動力，在整個場地的研究和考慮過程中連接規(guī)劃者和供應(yīng)商。規(guī)劃人員使用技術(shù)來獲取、創(chuàng)建和管理所有類型和時刻的事件，從規(guī)劃到注冊和事件后分析。

　　另一方面，場地專業(yè)人士使用數(shù)字平臺和技術(shù)來幫助增加收入機會并提高運營效率。這包括營銷工具、工作流技術(shù)等。

　　這兩個連接單元的實際使用如下所示：

　　策劃人員會前往在線采購平臺研究場地、發(fā)送 RFP 并為他們的活動進行選擇。這些強大的平臺吸引了負責數(shù)十億美元場地支出的活動策劃者。

　　場地通過使用數(shù)字營銷工具在這些平臺上競爭潛在客戶和興趣。這是供應(yīng)商與規(guī)劃人員建立一對一關(guān)系的好地方。

　　一旦選擇了場地，酒店經(jīng)營者就會利用通信和運營軟件來幫助最大限度地提高活動體驗和業(yè)務(wù)價值。這包括諸如房間塊技術(shù)、分析等解決方案。