活動(dòng)策劃者對(duì)計(jì)劃意外事件并不陌生。危機(jī)發(fā)生在你最意想不到的時(shí)候。預(yù)算發(fā)生變化。場(chǎng)館關(guān)閉。自然災(zāi)害、政治動(dòng)蕩、健康恐慌或任何難以想象的行為都可能發(fā)生在世界任何地方，導(dǎo)致恐慌和活動(dòng)取消或推遲?；顒?dòng)策劃者需要做好準(zhǔn)備并能夠快速采取行動(dòng)，了解他們的場(chǎng)地合同并跟蹤財(cái)務(wù)影響。這就是為什么擁有合適的工具可以讓您快速移動(dòng)并根據(jù)需要進(jìn)行調(diào)整。
當(dāng)危機(jī)來襲時(shí)，能夠調(diào)查您的活動(dòng)計(jì)劃并確定您的活動(dòng)是否會(huì)受到影響至關(guān)重要。如果您沒有場(chǎng)地?cái)?shù)據(jù)的中央存儲(chǔ)庫(kù)，您可能會(huì)不知道從哪里開始。即將舉辦哪些活動(dòng)?他們?cè)谀睦锿泄?您是取消、推遲還是轉(zhuǎn)向虛擬?查看您的活動(dòng)的參與者、內(nèi)容和地點(diǎn)可以幫助您做出決定。評(píng)估您的活動(dòng)計(jì)劃和未來計(jì)劃的一種方法是使用場(chǎng)地采購(gòu)工具。雖然場(chǎng)地采購(gòu)技術(shù)通常會(huì)在活動(dòng)策劃流程開始時(shí)幫助您找到理想的地點(diǎn)并發(fā)送和管理
RFP，但它可以在您為未來不可預(yù)見的情況做好準(zhǔn)備方面發(fā)揮重要作用。
8 種使用場(chǎng)地采購(gòu)技術(shù)來計(jì)劃意外情況的方法
1. 確定所有活動(dòng)地點(diǎn)
在潛在影響期間快速獲取組織即將舉辦活動(dòng)的計(jì)劃。作為活動(dòng)計(jì)劃和場(chǎng)地?cái)?shù)據(jù)的中心樞紐，場(chǎng)地采購(gòu)工具可以快速識(shí)別所有即將舉行的活動(dòng)及其發(fā)生地點(diǎn)。這將幫助您了解每個(gè)事件的影響程度。根據(jù)危機(jī)的嚴(yán)重程度、活動(dòng)所在的位置以及最初安排的時(shí)間，您可以決定如何適應(yīng)——推遲、取消或過渡到虛擬。
2. 跟蹤取消的空間
如果您確實(shí)必須取消您的活動(dòng)(或?qū)⑵湟浦列聢?chǎng)地)，請(qǐng)不要完全失去場(chǎng)地。檢查您的取消條款，以查看場(chǎng)地是否會(huì)向您發(fā)放取消信用以供將來使用。如果您可以重復(fù)使用該空間，請(qǐng)務(wù)必跟蹤它!場(chǎng)地采購(gòu)工具將允許您在一個(gè)位置管理所有取消的空間，而不必檢查各種不同的來源。當(dāng)您去尋找下一個(gè)活動(dòng)時(shí)，您所有已取消的空間積分都將顯示在您的搜索過濾器中，這樣您就不會(huì)忘記它們。
3.了解您的整個(gè)活動(dòng)計(jì)劃
如果危機(jī)是廣泛的或全球性的，那么了解您的整個(gè)會(huì)議和活動(dòng)計(jì)劃是必不可少的。單一事件決策將更容易做出，并且您將更好地了解更改的總體影響。每個(gè)單獨(dú)的更改可能只花費(fèi)幾千美元，但在整個(gè)程序中匯總起來可能很快就會(huì)增加。場(chǎng)地采購(gòu)技術(shù)允許您在一個(gè)集中式系統(tǒng)中查看所有活動(dòng)及其位置。
4. 使用歷史數(shù)據(jù)管理您的預(yù)算
隨著危機(jī)期間和之后的預(yù)算收緊，使用歷史數(shù)據(jù)為未來的規(guī)劃提供信息。您可以使用舊場(chǎng)地成本作為新預(yù)算的指南。歷史數(shù)據(jù)可通過場(chǎng)地采購(gòu)工具輕松訪問。
5. 使用取消場(chǎng)地的取消積分
您有機(jī)會(huì)獲得已取消空間的積分并在將來使用它們。場(chǎng)地采購(gòu)工具將在一個(gè)地方跟蹤您的積分，因此您不要讓這些積分浪費(fèi)，無(wú)論它們來自您的一個(gè)活動(dòng)還是您組織中的另一個(gè)策劃者。在計(jì)劃您的下一個(gè)活動(dòng)時(shí)，您可以通過過濾搜索結(jié)果來開始您的場(chǎng)地搜索，根據(jù)哪些酒店可以取消積分。
6. 設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化 T&C
如果再次發(fā)生不可預(yù)見的危機(jī)，請(qǐng)不要措手不及，請(qǐng)確保您在場(chǎng)地采購(gòu)過程中制定了標(biāo)準(zhǔn)條款和條件以供使用。這些應(yīng)由您的法律團(tuán)隊(duì)審查和批準(zhǔn)，以便您的活動(dòng)遵循貴公司的最佳簽約實(shí)踐。在簽訂合同之前，請(qǐng)確保場(chǎng)地徹底審查和批準(zhǔn)。
7. 加強(qiáng)與場(chǎng)地的關(guān)系
在大多數(shù)情況下，您已經(jīng)與各種場(chǎng)所建立了關(guān)系。通過將場(chǎng)地和 NSO
聯(lián)系人上傳到場(chǎng)地采購(gòu)工具中，確保您使用這些有價(jià)值的聯(lián)系。當(dāng)危機(jī)襲來時(shí)，您還可以預(yù)期，當(dāng)業(yè)務(wù)回升時(shí)，場(chǎng)館將在接下來的幾個(gè)月內(nèi)受到猛烈抨擊。通過將首選供應(yīng)商、酒店和
NSO 聯(lián)系人復(fù)制到您發(fā)送的所有 RFP 中，您將獲得更快、更好的響應(yīng)。
8. 從場(chǎng)地提問并獲得答案
通過創(chuàng)建供場(chǎng)地回答的自定義問題庫(kù)，在 RFP 流程中提高效率。通過提前向場(chǎng)所詢問取消條款、重新預(yù)訂等，您只需在危機(jī)發(fā)生時(shí)查看答案。
危機(jī)不會(huì)永遠(yuǎn)持續(xù)下去，你在危機(jī)中學(xué)到的東西可以幫助你為未來建立一個(gè)更強(qiáng)大的活動(dòng)計(jì)劃。場(chǎng)地采購(gòu)技術(shù)比尋找場(chǎng)地的其他途徑更有效，因?yàn)樗梢宰屇诓豢深A(yù)見的情況下為未來做好準(zhǔn)備?，F(xiàn)在和將來使用這些場(chǎng)地采購(gòu)最佳實(shí)踐來幫助發(fā)展和加速您的活動(dòng)計(jì)劃。
