活動(dòng)策劃正在發(fā)展并成為活動(dòng)越來越重要的工具——參與最近 EventMB
研究的近三分之二的策劃者預(yù)測(cè)，他們對(duì)活動(dòng)策劃的使用將會(huì)增加。在我們當(dāng)前的危機(jī)中，這種趨勢(shì)只會(huì)越來越大。越來越多的公司正在尋求填補(bǔ)活動(dòng)策劃師的角色，以管理和領(lǐng)導(dǎo)他們的策劃戰(zhàn)略。但并非每家公司都有相同的活動(dòng)需求。您如何決定外包或內(nèi)部招聘是否適合您?在這篇文章中，我們將討論活動(dòng)策劃人員和策劃人員的員工招聘技巧，以及在評(píng)估您的需求時(shí)要考慮的三個(gè)問題，以及雇用內(nèi)部活動(dòng)策劃人員和外包該角色的優(yōu)缺點(diǎn)。
重要的是要考慮您的整體策劃戰(zhàn)略和目標(biāo)，權(quán)衡利弊，并就采取哪條路線做出明智的決定。
一、為什么要聘請(qǐng)活動(dòng)策劃師?
公司開始將策劃視為其整體活動(dòng)計(jì)劃中不可協(xié)商的組成部分，而這正是活動(dòng)策劃師可以提供幫助的地方。
數(shù)據(jù)收集和報(bào)告是活動(dòng)的關(guān)鍵，也是能夠確定和調(diào)整活動(dòng)策略的關(guān)鍵，但許多策劃者仍然沒有足夠好地跟蹤他們的活動(dòng)體驗(yàn)。事實(shí)上，在最近的 EventMB
調(diào)查中，55% 的受訪者認(rèn)為他們可以更好地衡量他們的現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)(虛擬和面對(duì)面)的成功，17% 的人表示他們根本不衡量它。同時(shí)，目前市場(chǎng)上 76%
的招聘廣告都要求活動(dòng)專業(yè)人員能夠分析活動(dòng)的商業(yè)價(jià)值。
活動(dòng)策劃師的角色正在成為一個(gè)更正式的職位，以彌合所需的策劃者技能組合與活動(dòng)對(duì)策劃和數(shù)據(jù)的需求之間的差距。通過擁有策劃堆棧和策略，活動(dòng)策劃師允許他們支持的策劃者專注于更高級(jí)別的活動(dòng)策略。
招聘活動(dòng)工作人員時(shí)，聘請(qǐng)活動(dòng)策劃人員有很多好處。還有很多事情需要考慮，因?yàn)樗鼈兛梢愿淖兓顒?dòng)團(tuán)隊(duì)的動(dòng)態(tài)并轉(zhuǎn)移角色和職責(zé)。
二、聘請(qǐng)活動(dòng)策劃師之前要問的 3 個(gè)問題
1、您現(xiàn)有的活動(dòng)組合是什么樣的?
考慮到現(xiàn)有活動(dòng)計(jì)劃的規(guī)模，在決定是否聘請(qǐng)活動(dòng)策劃師時(shí)，您需要考慮的主要因素之一是您的策劃需求范圍。
您正在組織什么類型的活動(dòng)，每年計(jì)劃舉辦多少活動(dòng)?您的活動(dòng)策劃預(yù)算是多少，您預(yù)計(jì)未來會(huì)發(fā)生變化嗎?在最近的 EventMB 研究中，52%
的活動(dòng)策劃師預(yù)計(jì)明年將在活動(dòng)策劃上花費(fèi)更多預(yù)算。
根據(jù)您的活動(dòng)量，聘請(qǐng)了解您的整個(gè)活動(dòng)組合的全職內(nèi)部活動(dòng)策劃師可以通過采購(gòu)用于所有活動(dòng)的策劃堆棧來幫助簡(jiǎn)化流程、確保一致性并降低策劃成本比代理機(jī)構(gòu)更劃算。
內(nèi)部活動(dòng)策劃人員還可以為簡(jiǎn)化一系列活動(dòng)的數(shù)據(jù)分析提供價(jià)值。讓一名負(fù)責(zé)所有活動(dòng)的數(shù)據(jù)管理的人員可以進(jìn)行基準(zhǔn)測(cè)試和比較，這有助于您獲得重要的洞察力，從而為您的戰(zhàn)略和決策提供信息。
2、您的策劃戰(zhàn)略是什么?
在聘請(qǐng)活動(dòng)策劃人員之前，請(qǐng)確保您制定了可靠的策略，并了解活動(dòng)策劃人員如何融入其中。您應(yīng)該知道為什么要將這個(gè)職位添加到您的團(tuán)隊(duì)中，以及您希望從新團(tuán)隊(duì)成員那里獲得什么。
想想你目前正在使用什么樣的策劃。它以任何方式專業(yè)化嗎?您是否經(jīng)常需要定制來滿足您的需求?
如果是這樣，內(nèi)部活動(dòng)策劃人員可以更輕松地處理這些特殊用例。如果您難以與供應(yīng)商就您的需求進(jìn)行有意義的對(duì)話，那么活動(dòng)策劃師可能是一筆巨大的財(cái)富。了解您的公司并熟悉市場(chǎng)解決方案的內(nèi)部策劃人員能夠更好地在采購(gòu)和實(shí)施過程中向供應(yīng)商傳達(dá)目標(biāo)和期望。
您的策略是否涉及需要持續(xù)管理和優(yōu)化的策劃堆棧，或者您是否正在尋找更多可以處理的特定策劃堆棧的一次性設(shè)置?
如果后者更好地描述了您的需求，那么您可能不需要全職的活動(dòng)策劃師——將工作外包給能夠執(zhí)行該工作的策劃專業(yè)人員就足夠了。
但是，如果前者更符合您的策劃戰(zhàn)略，那么與內(nèi)部策劃師合作可能會(huì)更好。擔(dān)任此職位的人將負(fù)責(zé)不斷了解策劃趨勢(shì)，評(píng)估績(jī)效并提出建議。
3、您的安全問題是什么?
策劃(尤其是新策劃)通常會(huì)帶來安全和隱私問題，這是在權(quán)衡外包活動(dòng)策劃人員或雇用一名全職人員時(shí)需要考慮的問題。通常，使用內(nèi)部策劃師代替代理機(jī)構(gòu)可以讓您更好地控制數(shù)據(jù)。
例如，您不必?fù)?dān)心代理機(jī)構(gòu)在關(guān)系結(jié)束后保留數(shù)據(jù)的可能性，因?yàn)閷?duì)您數(shù)據(jù)的訪問將受到更多限制。
通過這種方式，數(shù)據(jù)在您的組織和受信任的供應(yīng)商合作伙伴之間保存，而無需通過可能不必要的第三方。內(nèi)部活動(dòng)策劃師還允許公司親自確保遵守?cái)?shù)據(jù)法規(guī)，因此您在活動(dòng)中部署策劃時(shí)不必?fù)?dān)心不合規(guī)。
如果安全是重中之重，并且您希望保持對(duì)數(shù)據(jù)的獨(dú)家控制，您應(yīng)該考慮聘請(qǐng)一名全職活動(dòng)策劃人員。
三、招聘活動(dòng)人員：您自己的內(nèi)部活動(dòng)策劃師
1、優(yōu)點(diǎn)
與內(nèi)部員工一樣，內(nèi)部策劃人員將對(duì)公司的愿景和流程有更好的整體了解，這將使他們能夠更好地設(shè)計(jì)支持組織目標(biāo)的策劃戰(zhàn)略。
您團(tuán)隊(duì)中的活動(dòng)策劃師可以簡(jiǎn)化各個(gè)內(nèi)部部門的工作流程，因?yàn)樗麄儗?duì)他們?nèi)绾闻c活動(dòng)交互并隨時(shí)可以訪問他們的反饋有深入的了解。例如，他們可以與銷售和營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)密切合作，將活動(dòng)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為基于最佳參與度的營(yíng)銷洞察。
內(nèi)部活動(dòng)策劃人員不會(huì)像機(jī)構(gòu)那樣對(duì)一兩個(gè)活動(dòng)有有限的看法。相反，他們可以管理您的整個(gè)活動(dòng)組合并在組織層面做出購(gòu)買決策。這不僅簡(jiǎn)化了流程并降低了管理成本，而且還為他們提供了更多的談判籌碼，因?yàn)樗麄儗⑷繚撛诘臉I(yè)務(wù)組合用于任何交易。他們還通過監(jiān)督和管理正在部署的所有策劃平臺(tái)的品牌推廣來幫助確保品牌一致性。
內(nèi)部策劃師使您的組織能夠控制您的策劃戰(zhàn)略的連續(xù)性。在定義了該策略并設(shè)置了相關(guān)的策劃堆棧后，他們可以更輕松地響應(yīng)您的需求變化。通過保留內(nèi)部策劃設(shè)置的知識(shí)，他們還可以最大限度地減少潛在代理關(guān)系結(jié)束后可能出現(xiàn)的低效率和風(fēng)險(xiǎn)。
他們還將能夠更好、更輕松地與供應(yīng)商進(jìn)行溝通和談判，從而建立更牢固的關(guān)系，從而使您的組織受益。他們選擇與之合作的供應(yīng)商沒有偏見或由優(yōu)惠代理安排決定。
2、缺點(diǎn)
正如標(biāo)題所暗示的那樣，內(nèi)部活動(dòng)策劃人員代表全職雇用，這對(duì)您的公司來說是一個(gè)更長(zhǎng)且(可能)更昂貴的承諾。但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來看，它可能有助于節(jié)省策劃成本和代理費(fèi)用，因此這些也應(yīng)該被添加到資產(chǎn)負(fù)債表中。
在您的活動(dòng)團(tuán)隊(duì)中添加全職成員可能會(huì)混淆角色，因此劃分職責(zé)并確保每個(gè)人都在同一頁(yè)面上很重要。創(chuàng)建一個(gè)入職計(jì)劃是一個(gè)好主意，以確保團(tuán)隊(duì)了解活動(dòng)策劃人員的角色以及如何使用他們的專業(yè)知識(shí)，反之亦然。
四、外包您的活動(dòng)策劃需求
聘請(qǐng)全職員工可能并不總是最好的選擇。根據(jù)您的目標(biāo)，外包活動(dòng)策劃師的角色也有很多優(yōu)勢(shì)。
1、優(yōu)點(diǎn)
由于外包并不代表長(zhǎng)期承諾，因此您可以根據(jù)需要聘請(qǐng)策劃師來協(xié)助完成某些活動(dòng)或任務(wù)。如果您想要一個(gè)策劃含量高的活動(dòng)但不經(jīng)常計(jì)劃它們，或者不打算全年使用策劃設(shè)置，這是理想的選擇。
如果您仍在探索活動(dòng)策劃師的好處并確定他們?nèi)绾芜m合您的組織，那么外包您的策劃需求是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。您可以花時(shí)間評(píng)估潛在價(jià)值，而不是立即雇用一名。這可能是向您的組織領(lǐng)導(dǎo)證明活動(dòng)策劃師的價(jià)值并證明最終內(nèi)部聘用合理性的重要一步。
根據(jù)您在活動(dòng)類型中的具體經(jīng)驗(yàn)，您通?？梢愿唧w地選擇外包活動(dòng)策劃師。通過內(nèi)部雇用，您可以在管理您的全部投資組合和活動(dòng)策劃需求方面獲得更多覆蓋。盡管如此，在評(píng)估他們的薪水預(yù)算時(shí)，您可能需要在特定體驗(yàn)方面做出妥協(xié)。因此，內(nèi)部招聘可能需要一段時(shí)間才能適應(yīng)您的特定行業(yè)和需求。
2、缺點(diǎn)
內(nèi)部招聘的大多數(shù)其他優(yōu)勢(shì)都轉(zhuǎn)化為外包的劣勢(shì)。
承包商或代理機(jī)構(gòu)通常不熟悉公司流程和文化，這意味著(可能)降低效率和公司愿景的整體一致性。
代理商可能偏向于首選供應(yīng)商，而不是從所有可用供應(yīng)商中選擇最適合公司的供應(yīng)商，并且數(shù)據(jù)在代理商手中可能不那么安全。
如果讓不同的顧問或機(jī)構(gòu)來處理不同的活動(dòng)，一致性可能最終會(huì)受到影響。作為供應(yīng)商溝通的第三方，他們可以減慢批準(zhǔn)過程并阻止您與供應(yīng)商之間建立關(guān)系的潛力。
最后，這兩種選擇都有各自的優(yōu)缺點(diǎn)，因此在開始雇用活動(dòng)工作人員擔(dān)任此角色之前，充分了解您的策劃需求和總體目標(biāo)以有效權(quán)衡可用的選擇非常重要。
五、聘請(qǐng)活動(dòng)策劃師
活動(dòng)策劃師可以為組織增加很多價(jià)值，并幫助將策劃戰(zhàn)略和部署提升到一個(gè)新的水平。最重要的一步是確定是否在內(nèi)部招聘該角色，以及如何根據(jù)公司的需求最好地利用活動(dòng)策劃人員帶來的好處。這可能意味著外包，具體取決于幾個(gè)重要因素，例如您當(dāng)前的活動(dòng)組合、策劃策略和安全問題。
