2022.09.26
意外?？涨暗?。對于會議和活動(dòng)策劃者來說，2020 年與往年不同。雖然您每天都在為未知做計(jì)劃，但您面臨的“新常態(tài)”卻遭遇了取消、重新安排、從面對面活動(dòng)到虛擬活動(dòng)的強(qiáng)烈轉(zhuǎn)變——而這僅僅是個(gè)開始。當(dāng)您為下一階段做準(zhǔn)備時(shí)，有一件事是肯定的：當(dāng)您為未來規(guī)劃活動(dòng)時(shí)，現(xiàn)在需要考慮 6 件事。
這種思維轉(zhuǎn)變將意味著添加更多需要您注意的行動(dòng)項(xiàng)目……其中一些可能意味著跋涉到不熟悉的領(lǐng)域。在這篇文章中，我們將涉及許多應(yīng)該(并且將會)出現(xiàn)在您的清單上的領(lǐng)域，包括新法規(guī)將如何對您的日常計(jì)劃產(chǎn)生重大影響。
雖然這篇文章絕不會對這些主題進(jìn)行詳盡的審查，但隨著我們在 2020/2021 年更接近混合和面對面的活動(dòng)，活動(dòng)策劃者必須認(rèn)識到它們的重要性并牢記它們，這一點(diǎn)至關(guān)重要。
新規(guī)與新常態(tài)
雖然面對面的活動(dòng)會回歸，但它們可能不會像我們以前經(jīng)歷過的那樣。隨著虛擬活動(dòng)繼續(xù)進(jìn)行，行業(yè)開始謹(jǐn)慎地站穩(wěn)腳跟，面對面和混合活動(dòng)的規(guī)劃將帶來一系列新挑戰(zhàn)——其中許多可能超出您的控制范圍。盡管如此，被告知會讓你處于一個(gè)更好的位置來取得成功——并幫助你在晚上睡得更好。
1、采購新常態(tài)
尋找完美場地變得更加復(fù)雜，隨著夏季的進(jìn)行，競爭肯定會升溫。這意味著不僅要及時(shí)了解場地可用性并為意外情況做好準(zhǔn)備，而且還要確保您選擇的場地適合您的組織，因?yàn)樾路ㄒ?guī)因州與州和酒店而異-酒店。
您現(xiàn)在將面臨的考慮包括：
場館的新能力。一場 250 人的活動(dòng)所需的空間可能與 1 月份大不相同。社交距離意味著可能需要更多的空間，更少的人可以親自參加，等等。
新的互動(dòng)方式或不同的空間。室外場地會比室內(nèi)場地更快站穩(wěn)腳跟嗎?我們已經(jīng)看到汽車電影作為一種流行的娛樂形式回歸，重新開業(yè)的餐廳通常開始在外面就座，用餐人數(shù)有限。
區(qū)域法規(guī)。這是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，但至關(guān)重要的是要掌握所有地區(qū)的開放情況，以及它們可能存在的主要和次要差異/法規(guī)。例如，您可能會發(fā)現(xiàn)在亞太地區(qū)和德國舉辦的大型活動(dòng)更早開放，而在包括美國在內(nèi)的全球其他地區(qū)，您仍然被限制在不超過 25 場。
2、旅行和計(jì)劃者：需要思考的新問題
旅行仍然是最大的未知數(shù)之一。過去相當(dāng)平凡的過程變得更加復(fù)雜，最終也更具挑戰(zhàn)性。試圖不讓行政人員紅眼或在頭等艙購買靠過道座位的簡單日子已經(jīng)一去不復(fù)返了——現(xiàn)在您的大部分擔(dān)憂都將集中在安全上。這里有幾點(diǎn)需要思考：
員工風(fēng)險(xiǎn)/旅行意愿。確保員工安全是所有組織的首要任務(wù)。員工是否愿意跳回飛機(jī)并前往場地參加您的活動(dòng)?如果是，您需要采取哪些步驟來確保他們的安全?
預(yù)算：隨著經(jīng)濟(jì)的復(fù)蘇，以及緊隨其后的行業(yè)，預(yù)算限制已成為現(xiàn)實(shí)。 事半功倍意味著在選擇旅行時(shí)間、酒店和可以帶去參加活動(dòng)的員工人數(shù)時(shí)不得不面對不太理想的情況。
TSA 如何處理安全問題?這是您無法控制的，但您需要跟蹤的。這適用于國內(nèi)和國際旅行。與活動(dòng)旅行相關(guān)的新壓力源會極大地影響您的與會者體驗(yàn)。
航空公司如何處理安全/清潔：另一個(gè)您幾乎無法控制的方面，但可能會影響您選擇的航空公司。這可能意味著您的公司只對一家運(yùn)營商有信心，這將影響員工和與會者。
確保團(tuán)體旅行合同在參與者姓名和信用以及取消語言方面具有靈活性：在這些不確定的時(shí)期，與您的場地合作伙伴密切合作，以確保令人滿意的靈活性。
確保你的房間有足夠的損耗。通常，您會嘗試協(xié)商降低流失率，或確保您的合同有緩解或轉(zhuǎn)售條款。在新常態(tài)下，由于潛在的參與者意識到他們可能根本不想旅行，因此減員可能會增加。與您的潛在場所合作。
3、為更安全的活動(dòng)提供現(xiàn)場物流
一旦到達(dá)現(xiàn)場，您的活動(dòng)設(shè)置和后勤將大不相同。需要考慮的幾個(gè)方面：
活動(dòng)通風(fēng)口布局和設(shè)計(jì)。以不同的方式配置您的空間以允許社交距離。
空間要求。您是否正在改變您的活動(dòng)項(xiàng)目規(guī)模?還是需要考慮新的人類行為?您過去運(yùn)行程序所需的空間可能與您現(xiàn)在需要的空間完全不同。
交互技術(shù)。從健康危機(jī)中走出來，考慮到與會者會猶豫使用觸摸屏。辦理入住手續(xù)時(shí)或會議室外排長隊(duì)怎么樣?您可能想要研究更多的被動(dòng)考勤跟蹤技術(shù)，以消除人們一個(gè)接一個(gè)地觸摸相同屏幕的需要。
健康和安全程序。同樣，您可能希望在現(xiàn)場了解哪些新的健康和安全措施?您可能會考慮對車站進(jìn)行消毒、設(shè)備清潔以及符合場地規(guī)定的更新場地清潔時(shí)間表。
食品與飲品。 限制細(xì)菌傳播的服務(wù)方式，例如減少自助餐和自助服務(wù)的選擇。
混合事件。探索為面對面活動(dòng)創(chuàng)建虛擬選項(xiàng)的機(jī)會，以增加可能不愿意或無法親自參加的與會者的可訪問性。
標(biāo)牌。使用標(biāo)牌促進(jìn)健康的選擇并告知與會者。
4、用保險(xiǎn)保護(hù)您的投資
除了取消、地震、熱帶風(fēng)暴和洪水之外，對活動(dòng)保險(xiǎn)的新 關(guān)注……不可預(yù)測的全球流行病意味著在為活動(dòng)投保時(shí)，您與場地的一致性應(yīng)該像鼓一樣緊密。事情的真相是，我們都不確定接下來會發(fā)生什么，這就是為什么規(guī)劃者和組織在他們的會議和活動(dòng)中謹(jǐn)慎行事的原因。畢竟，活動(dòng)是一筆巨大的投資
5、采購陷阱和解決方案
無論您是財(cái)富 100 強(qiáng)企業(yè)還是計(jì)劃成立一個(gè)小型非營利組織，都可以滿足任何組織的開支問題。確保您準(zhǔn)備好“采購手冊”，這樣您就可以確信您的場地和供應(yīng)商正在與您的組織密切合作，并滿足您組織在安全、風(fēng)險(xiǎn)等方面的所有標(biāo)準(zhǔn)。如果您已經(jīng)建立了關(guān)系已經(jīng)有各種場地，你領(lǐng)先于游戲。通過將這些有價(jià)值的聯(lián)系與您的所有標(biāo)準(zhǔn)保持在循環(huán)中來利用這些聯(lián)系，因?yàn)槟梢钥隙ǎ坏楝F(xiàn)場活動(dòng)打開閘門，場地就會被猛烈抨擊。
6、降低會議和活動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)
您已經(jīng)努力恢復(fù)面對面活動(dòng)的業(yè)務(wù)，但取消的機(jī)會在桌面上嗎?即使在秋天?評估“高”、“中”和“低”類別的所有取消風(fēng)險(xiǎn)并與財(cái)務(wù)、法律和采購會面，將確保您在所有情況下都得到保障。標(biāo)記這些關(guān)鍵決策期的日期，以便您可以告知并建議最佳的前進(jìn)計(jì)劃。
新常態(tài)下的規(guī)劃
我們的“新常態(tài)”意味著優(yōu)先事項(xiàng)發(fā)生了翻天覆地的思想轉(zhuǎn)變，這對于仍在努力尋找立足點(diǎn)的行業(yè)的規(guī)劃者來說可能是壓倒性的。你現(xiàn)在能做的，就是為未來準(zhǔn)備一張戰(zhàn)卡。
雖然我們無法在一篇博文中涵蓋所有這些內(nèi)容，但我們將以此開始我們的系列文章，以幫助您保持正確的道路而不會錯(cuò)過任何一個(gè)節(jié)拍，因此您可以自信地管理您的活動(dòng)優(yōu)先級，坦率地說，晚上睡得好一點(diǎn)。
