會(huì)議和活動(dòng)既費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢(qián)，而且充滿了意料之外的危機(jī)。但它們也是員工、客戶和潛在客戶參與度、收入、培訓(xùn)和業(yè)務(wù)影響的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)因素。當(dāng)面臨不可預(yù)見(jiàn)的挑戰(zhàn)時(shí)，組織必須做好準(zhǔn)備并能夠迅速采取行動(dòng)。無(wú)論您是負(fù)責(zé)活動(dòng)后勤、財(cái)務(wù)還是潛在客戶流，您都需要建立正確的系統(tǒng)，以提高您的工作效率，并在規(guī)劃未來(lái)的會(huì)議和活動(dòng)時(shí)訪問(wèn)做出決策所需的數(shù)據(jù)。
在規(guī)劃未來(lái)的活動(dòng)策劃時(shí)要問(wèn)自己的關(guān)鍵問(wèn)題：
你能想象你的整個(gè)會(huì)議和活動(dòng)策劃嗎?
當(dāng)利益相關(guān)者說(shuō)“讓我們舉辦一個(gè)活動(dòng)”或“讓我們?nèi)∠粋€(gè)活動(dòng)”時(shí)，您能否自信地接聽(tīng)電話?
虛擬活動(dòng)在哪里適合您的整體戰(zhàn)略
一、危機(jī)后重建
危機(jī)會(huì)給組織造成混亂，但也可能暴露機(jī)會(huì)領(lǐng)域。由于組織面臨重新評(píng)估他們的活動(dòng)策劃戰(zhàn)略，現(xiàn)在是實(shí)施系統(tǒng)和改進(jìn)流程的好時(shí)機(jī)，您不僅可以幫助您恢復(fù)并更有條理，而且可以更好地為未來(lái)做好準(zhǔn)備。為您的會(huì)議和活動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)清晰的危機(jī)管理流程將為您提供下一次的行動(dòng)策劃，而正確的系統(tǒng)將為您提供做出數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)決策所需的信息，以幫助您恢復(fù)。
在危機(jī)期間擁有集中的活動(dòng)管理策劃會(huì)有所幫助
了解所有全球會(huì)議和活動(dòng)
捕獲和自動(dòng)化溝通渠道
識(shí)別從高風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)旅行的任何人
讓每個(gè)人都了解情況并與您的與會(huì)者交流
跟蹤取消的財(cái)務(wù)影響
重復(fù)使用已取消的空間以在以后節(jié)省資金
二、全面控制您的活動(dòng)策劃的會(huì)議管理
會(huì)議和活動(dòng)是每個(gè)組織的寶貴工具。平均 B2B 營(yíng)銷(xiāo)預(yù)算的 24% 集中在活動(dòng)上，這意味著公司希望看到他們對(duì)整個(gè)活動(dòng)策劃的投資獲得回報(bào)。
更具戰(zhàn)略性地管理會(huì)議可為您的組織帶來(lái)固有的好處：
經(jīng)審核視為合規(guī)
節(jié)省資金或更好地利用您的會(huì)議開(kāi)支進(jìn)行談判
通過(guò)更有效的活動(dòng)增加銷(xiāo)售額
一致的品牌
改善您與客戶的關(guān)系
確保您的員工和客戶的安全和保障
會(huì)議管理使會(huì)議和活動(dòng)策劃者和營(yíng)銷(xiāo)人員能夠了解他們所有活動(dòng)中正在發(fā)生的事情。正確的技術(shù)將幫助您管理整個(gè)活動(dòng)生命周期、簡(jiǎn)化審批和執(zhí)行、提供一流的與會(huì)者體驗(yàn)，并為您提供自信地推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展所需的洞察力。
三、可見(jiàn)性和控制
你無(wú)法管理你看不到的東西。確保您可以查看所有會(huì)議和活動(dòng)。對(duì)于任何典型的活動(dòng)，都有多個(gè)移動(dòng)部分，如果不仔細(xì)跟蹤，一些非常大和一些較小的細(xì)節(jié)可能會(huì)被擱置一旁。將所有內(nèi)容保存在一個(gè)地方，您可以隨時(shí)過(guò)濾和提取報(bào)告。當(dāng)您必須迅速掌握每個(gè)策劃中的會(huì)議或活動(dòng)時(shí)，您會(huì)很高興將它們組織在一個(gè)地方。
四、節(jié)省成本：更好的活動(dòng)預(yù)算
在活動(dòng)支出方面，沒(méi)有任何神秘之處。通過(guò)了解您的整體支出，您可以查看每個(gè)單獨(dú)活動(dòng)以及整體活動(dòng)策劃中的儲(chǔ)蓄或支出。通過(guò)簡(jiǎn)化流程，您可以使用標(biāo)準(zhǔn)化和自動(dòng)化來(lái)控制活動(dòng)預(yù)算，從而降低活動(dòng)成本?；顒?dòng)有數(shù)百個(gè)不同的預(yù)算項(xiàng)目，但通過(guò)跟蹤它們，您可以控制活動(dòng)預(yù)算并確保沒(méi)有任何問(wèn)題。
會(huì)議管理可幫助您削減成本的地方
場(chǎng)地：場(chǎng)地消耗 25-30% 的活動(dòng)預(yù)算。要查找活動(dòng)場(chǎng)地，請(qǐng)創(chuàng)建戰(zhàn)略采購(gòu)流程來(lái)比較投標(biāo)、利用首選合作伙伴并使用已取消的空間積分。
小型會(huì)議：密切關(guān)注這些活動(dòng)，確保節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)。雖然它們并不總是您的組織可能策劃或可能不策劃的最大或最明顯的活動(dòng)，但它們可能占您預(yù)算的很大一部分您沒(méi)有看到。
總體策劃：當(dāng)您使用預(yù)算管理工具時(shí)，您可以跟蹤所有內(nèi)容。這可以幫助您確定可以削減成本的領(lǐng)域，并更好地跟蹤活動(dòng)的所有費(fèi)用。
五、通過(guò)會(huì)議管理證明 ROI
通過(guò)深入了解您的整個(gè)會(huì)議和活動(dòng)策劃，您可以使用集中數(shù)據(jù)向利益相關(guān)者證明活動(dòng)回報(bào)
(ROE)，并就您的活動(dòng)做出數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)的決策。會(huì)議管理策劃的標(biāo)準(zhǔn)化流程和程序可確保高質(zhì)量的會(huì)議和活動(dòng)，從而提高員工忠誠(chéng)度，或者在外部會(huì)議的情況下，實(shí)現(xiàn)收入歸因或品牌忠誠(chéng)度等業(yè)務(wù)目標(biāo)。隨著營(yíng)銷(xiāo)活動(dòng)越來(lái)越多地集成到
SMM 策劃中，將會(huì)議技術(shù)與 CRM
和營(yíng)銷(xiāo)自動(dòng)化技術(shù)等潛在客戶管理工具相結(jié)合，您可以將收入歸因于會(huì)議和活動(dòng)?；顒?dòng)管理技術(shù)還有助于更準(zhǔn)確地跟蹤會(huì)議和活動(dòng)成本，使您能夠跟蹤支出指標(biāo)，例如每個(gè)潛在客戶的成本、成本節(jié)約、人均成本、投資回報(bào)和活動(dòng)回報(bào)。當(dāng)涉及到策劃和召開(kāi)會(huì)議這一最重要的業(yè)務(wù)時(shí)，就是這樣。
六、風(fēng)險(xiǎn)緩解
所有活動(dòng)都容易受到風(fēng)險(xiǎn)的影響，無(wú)論是財(cái)務(wù)、監(jiān)管、合同、基于聲譽(yù)、與會(huì)者安全和安保還是注意義務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。與了解法規(guī)的會(huì)議管理合作伙伴一起，您可以確信在您構(gòu)建下一個(gè)活動(dòng)或會(huì)議時(shí)，它符合所有適用法規(guī)。通過(guò)準(zhǔn)備好清晰且有組織的數(shù)據(jù)，您將能夠通過(guò)識(shí)別哪些活動(dòng)存在風(fēng)險(xiǎn)以及如何為您的組織和與會(huì)者降低風(fēng)險(xiǎn)，從而對(duì)您的活動(dòng)策劃做出快速?zèng)Q策。許多組織花費(fèi)數(shù)天時(shí)間收集關(guān)鍵信息，例如取消截止日期、減員日期、房間預(yù)訂承諾、取消費(fèi)用等。
七、效率
策劃一個(gè)或五個(gè)或更多活動(dòng)需要寶貴的時(shí)間。效率是必須的。會(huì)議管理工具允許您自動(dòng)執(zhí)行許多手動(dòng)活動(dòng)管理任務(wù)、收集活動(dòng)詳細(xì)信息、自動(dòng)審批流程、創(chuàng)建注冊(cè)模板、電子郵件營(yíng)銷(xiāo)工具和社交參與功能。它實(shí)施一致的流程，使會(huì)議策劃標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省數(shù)小時(shí)的時(shí)間，并使策劃者和其他利益相關(guān)者騰出時(shí)間來(lái)處理其他活動(dòng)。它通過(guò)正式的會(huì)議跟蹤和批準(zhǔn)流程確保遵守法律和組織準(zhǔn)則，最終使您能夠管理和降低風(fēng)險(xiǎn)。
八、客戶體驗(yàn)
貴公司希望為會(huì)議提供一致且高水平的服務(wù)，以推動(dòng)內(nèi)部和外部客戶參與。會(huì)議管理策劃還旨在提供卓越的客戶體驗(yàn)。集中化和流程帶來(lái)了一致性。您想要?jiǎng)?chuàng)建一種體現(xiàn)您組織品牌的活動(dòng)體驗(yàn)，無(wú)論是虛擬的還是面對(duì)面的?；顒?dòng)管理技術(shù)使整體體驗(yàn)更好。它改進(jìn)了注冊(cè)、活動(dòng)營(yíng)銷(xiāo)、活動(dòng)執(zhí)行以及數(shù)據(jù)和安全性。這一切都是為了創(chuàng)建一個(gè)可以控制的會(huì)議和活動(dòng)程序。
會(huì)議管理工具通過(guò)以下方式改善與會(huì)者體驗(yàn)
遵守?cái)?shù)據(jù)和安全法規(guī)
代表公司的品牌化、一致的與會(huì)者體驗(yàn)
使用活動(dòng)技術(shù)使活動(dòng)更順暢
強(qiáng)制使用首選供應(yīng)商
通過(guò)反饋調(diào)查從過(guò)去的活動(dòng)中學(xué)習(xí)，以策劃未來(lái)的會(huì)議和活動(dòng)
九、活動(dòng)策劃成功的會(huì)議管理
有了正確的系統(tǒng)和流程，您將能夠可視化整個(gè)會(huì)議和活動(dòng)策劃、降低成本、降低風(fēng)險(xiǎn)、提高效率并改善客戶體驗(yàn)。活動(dòng)管理技術(shù)讓您在應(yīng)對(duì)危機(jī)時(shí)高枕無(wú)憂，并允許您創(chuàng)建為業(yè)務(wù)帶來(lái)價(jià)值的戰(zhàn)略性活動(dòng)策劃。查看您的活動(dòng)策劃，了解會(huì)議管理解決方案是否適合您的組織。
