虛擬會(huì)議禮儀很重要。如果您在傳統(tǒng)辦公室工作，您可能熟悉會(huì)議室會(huì)議禮儀的一些基本規(guī)則。不要遲到?？雌饋?lái)很專業(yè)。別人說(shuō)話的時(shí)候不要打斷別人。不要隨身攜帶一餐或大量零食(除非您為其他人帶了一些)。我們都已經(jīng)習(xí)慣了這些標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)節(jié)，并在我們的工作中定期練習(xí)它們。然而，隨著最近轉(zhuǎn)向所有虛擬事物，我們不得不修改我們以前的一些行為并了解虛擬會(huì)議禮儀。例如，沒(méi)有人會(huì)知道你是否真的穿著運(yùn)動(dòng)褲和西裝外套。但是，如果你總是在預(yù)定的
Zoom 會(huì)議上跑來(lái)跑去，最終讓每個(gè)人多耽擱了 15
分鐘，人們就會(huì)明白這一點(diǎn)。在這篇博文中，我們將引導(dǎo)您完成之前，虛擬會(huì)議：做什么，不做什么，以及如何保持虛擬會(huì)議禮儀(即使在出汗時(shí))。
一、虛擬會(huì)議禮儀：會(huì)前
當(dāng)參與者單擊“立即加入”按鈕時(shí)，會(huì)議不會(huì)開(kāi)始。即使是最小的、最經(jīng)常重復(fù)的會(huì)議也需要一些事先計(jì)劃。以下是一些像專業(yè)人士一樣組織虛擬會(huì)議的技巧。
1、超出預(yù)算您的會(huì)議時(shí)間
當(dāng)今虛擬工作環(huán)境中最大的煩惱之一是，原定 30
分鐘的會(huì)議時(shí)間越來(lái)越接近一個(gè)小時(shí)?，F(xiàn)在，您的一整天都受到延長(zhǎng)會(huì)議的影響。在計(jì)劃您的虛擬會(huì)議時(shí)，預(yù)算超出總比節(jié)省分配的時(shí)間要好。如果您不知道是否能夠在 30
分鐘內(nèi)完成所有會(huì)議目標(biāo)，請(qǐng)?jiān)谌諝v上安排一個(gè)小時(shí)。這樣，如果您在 45 分鐘內(nèi)完成會(huì)議，您的與會(huì)者將在一天中多出 15 分鐘而感到驚喜。
2、提供多種加入方式
不要僅僅因?yàn)榇蠖鄶?shù)人在家工作，就認(rèn)為每個(gè)人都可以使用電腦。在某些情況下，計(jì)算機(jī)可能出現(xiàn)故障或無(wú)法正常工作，您的與會(huì)者必須能夠通過(guò)他們的移動(dòng)設(shè)備加入會(huì)議。確保您的虛擬流媒體提供商為與會(huì)者提供多種訪問(wèn)會(huì)議的方式：通過(guò)計(jì)算機(jī)音頻、電話撥入選項(xiàng)或耳機(jī)。
3、發(fā)送議程
議程是任何虛擬會(huì)議的必備品。它讓您的與會(huì)者事先知道要討論哪些主題，并在此基礎(chǔ)上知道他們是否應(yīng)該邀請(qǐng)任何其他隊(duì)友加入對(duì)話。如果與會(huì)者知道需要涵蓋的內(nèi)容，也將更容易讓您的會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。最后，如果很難為您的會(huì)議創(chuàng)建議程，這可能表明您應(yīng)該首先評(píng)估您是否真的需要會(huì)議。如果您不這樣做，只需通過(guò)電子郵件或其他消息傳遞工具解決問(wèn)題。不要浪費(fèi)人們的時(shí)間——這是虛擬會(huì)議禮儀規(guī)則的第一條。
二、虛擬會(huì)議禮儀：會(huì)議期間
您已發(fā)送日歷提醒，已創(chuàng)建議程，現(xiàn)在該開(kāi)始會(huì)議了。確保您的所有與會(huì)者都有機(jī)會(huì)在必要時(shí)參與，并通過(guò)遵循這些禮儀指南獲得所有傳達(dá)的信息。
1、有一個(gè)“領(lǐng)導(dǎo)者”
如果有一位指定的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)會(huì)議，那么讓對(duì)話保持在正軌上會(huì)容易得多。讓那個(gè)人盡量減少閑聊，并讓他們鼓勵(lì)其他與會(huì)者只討論議程上的要點(diǎn)。
2、協(xié)作會(huì)議 - 確保輪到與會(huì)者發(fā)言
協(xié)作會(huì)議是鼓勵(lì)所有與會(huì)者平等參與對(duì)話的會(huì)議，就像頭腦風(fēng)暴會(huì)議一樣。協(xié)作虛擬會(huì)議的一些常見(jiàn)示例是團(tuán)隊(duì)會(huì)議和項(xiàng)目計(jì)劃會(huì)議。在協(xié)作會(huì)議期間，確保與會(huì)者有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。不鼓勵(lì)打斷和閑聊，如果您發(fā)現(xiàn)有人沒(méi)有做出貢獻(xiàn)，請(qǐng)直接讓他們分享他們的想法。
3、演示文稿 - 將問(wèn)題保留到最后
演示是一種虛擬會(huì)議，其中只有一個(gè)或幾個(gè)人負(fù)責(zé)向更大的群體展示一個(gè)主題。這些可以包括虛擬培訓(xùn)或向您的內(nèi)部利益相關(guān)者介紹新產(chǎn)品或概念。在虛擬演示期間，重要的是通過(guò)鼓勵(lì)您的與會(huì)者在演示結(jié)束之前保留他們的問(wèn)題來(lái)保持會(huì)議的正常進(jìn)行。留出至少
15 分鐘的時(shí)間來(lái)提問(wèn)。
4、有一個(gè)“保安”
不幸的是，虛擬流媒體服務(wù)的使用增加導(dǎo)致試圖進(jìn)入虛擬會(huì)議的黑客數(shù)量增加。指定某人作為您的會(huì)議“保安”并監(jiān)控加入您會(huì)議的與會(huì)者。如果您不認(rèn)識(shí)姓名或電話，請(qǐng)讓他們表明身份。如果他們沒(méi)有回應(yīng)或不是您認(rèn)識(shí)的人，請(qǐng)將他們從會(huì)議中刪除以防止安全漏洞。
5、指定記錄員
如果人們?cè)谔摂M會(huì)議期間共享屏幕，他們很難同時(shí)做筆記。通過(guò)在會(huì)議期間指定一名記錄員抄寫(xiě)員來(lái)展示虛擬會(huì)議禮儀，以便所有與會(huì)者都可以訪問(wèn)對(duì)話后的信息。
三、虛擬會(huì)議禮儀：會(huì)后
恭喜，您成功舉辦了一次虛擬會(huì)議!然而，你的工作還沒(méi)有結(jié)束。完成以下步驟，以確保您的會(huì)議盡可能有效，并向與會(huì)者表示感謝。
1、將錄音發(fā)送給缺席的參與者
對(duì)于出席會(huì)議的與會(huì)者來(lái)說(shuō)，筆記是一個(gè)很好的信息摘要，但對(duì)于那些無(wú)法出席的人來(lái)說(shuō)，錄音是確保他們獲得他們錯(cuò)過(guò)的所有信息的最佳方式。確保您的虛擬流媒體提供商具有錄制功能，并且您從一開(kāi)始就錄制會(huì)議。
2、發(fā)送任何必要的后續(xù)行動(dòng)
現(xiàn)在世界上發(fā)生的所有瘋狂事件，很容易忘記你的待辦事項(xiàng)清單上的一些項(xiàng)目。向您的與會(huì)者發(fā)送一封會(huì)議后續(xù)電子郵件，其中包括每個(gè)與會(huì)者的行動(dòng)計(jì)劃，以及提醒和截止日期。
四、新常態(tài)
雖然我們都厭倦了“新常態(tài)”這個(gè)詞，但我們都可以同意，我們的生活暫時(shí)或多或少地圍繞著我們的計(jì)算機(jī)。但僅僅因?yàn)槲覀冊(cè)谏眢w上分開(kāi)并不意味著我們可以放松日常生活的共同禮貌。請(qǐng)務(wù)必練習(xí)虛擬會(huì)議禮儀，以尊重您的同事、您的組織和您自己。當(dāng)我們?cè)俅尉墼谝黄饡r(shí)，它會(huì)得到回報(bào)。
