2022.09.13
在受 COVID-19 影響的世界中舉辦會議和活動需要進(jìn)行重大調(diào)整——尤其是在規(guī)劃者和場地方面。場地可以專注于幾個關(guān)鍵領(lǐng)域，以提供安全會議和活動的要求：健康和安全協(xié)議、技術(shù)解決方案以及安全的食品和飲料。
在這篇文章中，我們將深入探討安全會議和活動。我們探索場館如何充分裝備自己所需的工具和資源，以使會議和活動回到正確的方向，分享行業(yè)專家的建議和技巧，以幫助指導(dǎo)您走上復(fù)蘇之路，等等。
但在我們開始之前，重要的是要注意，酒店和場所應(yīng)及時了解相關(guān)的指導(dǎo)方針，以確保滿足所有協(xié)議，以確保會議和活動的安全：
1、活動行業(yè)復(fù)蘇：從哪里開始安全會議?
它不再只是關(guān)于日期和空間。明天的會議和活動業(yè)務(wù)也關(guān)乎安全、效率和透明度。
面對面的會議和活動可能已經(jīng)暫停，但創(chuàng)新一直處于超速狀態(tài)，為流行病等棘手問題找到了永久解決方案，并發(fā)現(xiàn)了在更大范圍內(nèi)提高效率的新機(jī)會。
成為所有安全會議和活動的專家隨著疫苗的普及，將親自舉行的會議最初可能僅限于國內(nèi)活動，并具有虛擬或混合活動。虛擬會議和混合會議將繼續(xù)存在，因?yàn)樗鼈儩M足了與更多人會面的需求—— 更安全、更有效。
小型的駕車會議也將成為活動行業(yè)重建和卷土重來的方式之一。其中包括與來自相近地理區(qū)域的與會者在當(dāng)?shù)嘏e行的內(nèi)部會議、研討會和研討會。會議也可能很短，因?yàn)殚L時間的密切接觸被認(rèn)為會進(jìn)一步傳播病毒。
2、場地必須傳達(dá)健康和安全協(xié)議
對于任何希望預(yù)訂團(tuán)體業(yè)務(wù)并為未來的面對面活動做準(zhǔn)備的活動場所，制定清潔協(xié)議是一個關(guān)鍵要素。而且，重要的不只是制定政策，還要確保作為場地的您將該計(jì)劃傳達(dá)給活動專業(yè)人士。
酒店應(yīng)盡其所能，盡可能廣泛地傳達(dá)其安全協(xié)議。所有的信息傳遞都應(yīng)該首先轉(zhuǎn)向安全的鼓點(diǎn)，因?yàn)榻踩穆曌u(yù)可以推動會議和活動的發(fā)展。以下是一些入門提示：
采訪客人并撰寫博客文章。分享對您的安全水平感到滿意的活動專業(yè)人士的推薦。使用內(nèi)容營銷技術(shù)來提高您的信息的知名度?？紤]添加一個微型網(wǎng)站并將您的安全故事直接告訴策劃者。
利用社交媒體分享混合活動時刻和回憶。人們和策劃者都想看看成功的混合活動是什么樣的。如果您舉辦了一場安全的活動，請將其炫耀并慶祝，以此作為邁向大流行恢復(fù)的一步。
關(guān)鍵：集中所有關(guān)于安全的信息，這樣策劃者就不會浪費(fèi)時間懷疑你是否遵循嚴(yán)格的協(xié)議。通過使用您的數(shù)字營銷的力量，您可以從“他們安全嗎?” “晚餐吃什么?” 快速有效。
現(xiàn)在和未來，健康和安全應(yīng)該是最重要的，場館正在竭盡全力制定全面的健康和清潔計(jì)劃，以確保團(tuán)體商務(wù)客人的安全。
3、利用數(shù)字工具和培訓(xùn)使會議和活動更安全
時間(和疫苗)將有助于明確恢復(fù)時間表，但這一點(diǎn)已經(jīng)確定：供應(yīng)商需要采用技術(shù)，使安全的會議和活動成為可能。從實(shí)時顯示房間配置的真實(shí)圖表到數(shù)字營銷和混合活動功能，恢復(fù)的形態(tài)——以及未來的形態(tài)——需要對會議和活動進(jìn)行根本性的改變。這種變化是由圍繞安全的新規(guī)劃者優(yōu)先事項(xiàng)以及對現(xiàn)場活動體驗(yàn)的重新思考所推動的。
今天，清潔的基礎(chǔ)是基線?，F(xiàn)在，要讓活動策劃者確信他們的參與者是安全的，需要的不僅僅是面罩和洗手液。因此，大多數(shù)酒店現(xiàn)在都在根據(jù)以下標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)程序：
使用移動應(yīng)用技術(shù)作為與會者/員工互動的渠道。 酒店希望將每個客人連接點(diǎn)的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，而移動設(shè)備發(fā)揮著關(guān)鍵作用。從通過自己的設(shè)備辦理入住/退房到餐飲服務(wù)以及客人/員工溝通的幾乎所有方面，這些無處不在的設(shè)備是會議和活動恢復(fù)的重要組成部分。此外，移動集成是收集客人消費(fèi)、客房服務(wù)和用餐偏好、忠誠度積分等數(shù)據(jù)的好方法。反過來，這可能會帶來增加的收入機(jī)會。
先進(jìn)的活動空間配置，以適應(yīng)安全和社交距離。 小型會議在可容納 300 人的宴會廳舉行——這就是當(dāng)今面對面會議的現(xiàn)實(shí)。因此，房間圖表和交互式平面圖正在成為關(guān)鍵工具——這些工具越來越受到活動策劃者的關(guān)注。他們想知道房間將如何適應(yīng)法規(guī)并仍然創(chuàng)造良好的親身體驗(yàn)。
使用事件圖表工具以確保您遵守安全準(zhǔn)則，以便您可以為所有與會者和員工提供安全的體驗(yàn)。這些工具中的新功能允許用戶添加自定義安全指南(每張桌子的參加者、參加者之間的距離等)以及安全對象，例如消毒和溫度檢查站。
用于創(chuàng)建混合事件設(shè)置的虛擬技術(shù)和 A/V 功能。 67% 的策劃者希望在實(shí)現(xiàn)混合活動的在線體驗(yàn)方面得到場館的大力支持。這包括 A/V、房間配置和連接性等內(nèi)容。場地需要開始通過虛擬和面對面的方式看待事件，并尋找成為事件專業(yè)人士協(xié)作解決問題的方法。
4、社交距離期間的活動食品和飲料
在活動中的餐飲方面，自助式自助餐可能暫時不會是一個可行的選擇。如果有可用的工作人員接受過衛(wèi)生和食品處理措施培訓(xùn)，就餐可能是另一種選擇。這些額外的步驟和謹(jǐn)慎的層級可能會增加餐飲成本，因此在活動中為餐飲提供具有成本效益的解決方案符合場地的最佳利益。一種選擇可能是與會者從冰箱或多個地點(diǎn)提取的預(yù)包裝餐點(diǎn)，或者在活動中將盒裝餐點(diǎn)放在他們的座位上。
想一想活動中的餐點(diǎn)供應(yīng)方式：便當(dāng)盒、外帶即食、電鍍服務(wù)和餐廳代金券。解決午餐和晚餐困境的方法有很多。大流行前，問題集中在勞動力限制、成本和介紹上——更不用說飲食限制了。現(xiàn)在，規(guī)劃人員也有興趣了解酒店食品準(zhǔn)備人員的清潔標(biāo)準(zhǔn)——以及酒店為確保最少接觸而制定的協(xié)議。
以下是有關(guān)餐飲的其他一些提示：
數(shù)字化客戶參與和座位。 大流行給我們的互動方式帶來了重要變化，其中之一是利用數(shù)字工具來確保安全并改善用餐體驗(yàn)。從餐廳/房間圖表到個性化，更多的計(jì)劃和參與肯定會發(fā)生在數(shù)字渠道上。
要有創(chuàng)意和聰明。 將午餐“外帶”盒和社交距離變成在酒店美麗的戶外區(qū)域野餐。
重新思考用餐體驗(yàn)。 提高質(zhì)量，讓體驗(yàn)變得特別。利用當(dāng)?shù)剞r(nóng)產(chǎn)品并提供主題特色菜。在您酒店的餐廳里找個座位是一個特別的地方。
5、使用有關(guān)安全會議和活動的這些信息，為未來做好最好的準(zhǔn)備
請記住，酒店和場所在行業(yè)復(fù)蘇中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，一旦會議和活動恢復(fù)，這可能看起來會大不相同。請務(wù)必做好準(zhǔn)備，以便為所有相關(guān)人員提供安全的體驗(yàn)。
