遠程會議是使用虛擬會議平臺在不同地點的人們之間的聚會。它們在我們的“新常態(tài)”中變得司空見慣，導致活動行業(yè)重新構想我們的會議方式。他們要求我們找到新的方式來相互聯(lián)系并讓與會者保持虛擬參與。這徹底改變了我們思考和執(zhí)行活動的方式。

　　隨著我們增加遠程會議的數(shù)量，我們意識到它們本身就是活動。這種認識促使我們重新思考我們?nèi)绾慰创顒印鼈儸F(xiàn)在可以在任何地方舉行，并且有來自世界各地的參與者，他們的范圍受到更少的限制?；顒硬邉澱攥F(xiàn)在是活動制作者，不再受現(xiàn)場物流的約束。他們獲得了新技能，這將為他們的活動制作打開新的大門。

　　一、為什么我應該主持遠程會議?

　　遠程會議，就像面對面的活動一樣，有一個主要目的——促進聯(lián)系。由于我們都不再參加活動，因此我們不太可能與不認識的人會面和交談。虛擬事件滿足我們對人際關系的需求，即使它在遠處。

　　1、社會化

　　遠程會議是促進社交的好方法。在內(nèi)部，它們允許來自不同部門的人員會面和參與。它們允許與會者與他們通常不會認識或有機會合作的人合作。他們的合作可能是好年與好年之間的區(qū)別。

　　對于外部會議，您的與會者可以相互交流并與參展商預約。參展商/贊助商可以為與會者提供他們正在尋找的服務，或者與會者可以了解新產(chǎn)品。活動結束后，您的參展商能夠跟進您的活動為他們提供的線索，這一切都是因為您為他們提供了一個論壇來建立聯(lián)系。由于您的活動，他們的單一聯(lián)系可能會變成持久的伙伴關系。

　　2、全球范圍

　　您的與會者可以在參加遠程會議時進行遠距離連接。與會者無需旅行即可從一個大陸連接到另一個大陸。面對面的活動受到容量和旅行批準的限制。遠程會議沒有同樣的限制。與會者可以與世界另一端的其他人聯(lián)系。

　　您的遠程會議或活動也可以有更大的容量。虛擬會議的想法打開了我們以前并不總是想到的大門。例如，由于場地限制，我們不再需要將活動限制在一定數(shù)量。我們現(xiàn)在可以使用遠程會議技術來邀請那些可能因任何原因無法旅行或無法進入會場的人?；顒硬粌H可以容納更多的參與者，更多的參與者想要參加，更多的參與者意味著更大的影響。

　　3、維持關系

　　當我們確實返回現(xiàn)場活動時，您希望與會者記住誰主持了他們在無法旅行時參加的精彩活動，并繼續(xù)推進他們的業(yè)務。遠程會議是實現(xiàn)這一目標的好方法!它們使活動能夠吸引新的受眾，并像往常一樣吸引相同的受眾。

　　外部活動讓與會者有機會了解您的公司，無論您是虛擬的還是面對面的。您仍然希望您的客戶與他們的客戶團隊進行面對面的交流或體驗您的最新產(chǎn)品。通過遠程會議，您可以與與會者聯(lián)系。這可以是客戶團隊和客戶之間的簡單會議，也可以是大型用戶會議，告訴客戶您即將取得的重大進展。

　　4、內(nèi)部戰(zhàn)略會議和銷售啟動

　　隨著員工在大流行期間分布廣泛，我們了解到遠程工作可以取得成功。通常情況下，遠程工作的真正困難似乎不是讓員工完成他們的工作，而是確保員工仍然感到聯(lián)系，并且可以像在辦公室一樣有效地協(xié)作。一旦員工可以走進會議室或在同事的辦公桌前談論戰(zhàn)略，許多戰(zhàn)略對話就會虛擬地進行。遠程公司范圍內(nèi)的會議或銷售啟動可以確保那些重要的戰(zhàn)略對話仍然發(fā)生，盡管距離很遠。

　　二、我如何讓與會者保持參與?

　　我們都聽說過會議疲勞……尤其是關于虛擬會議。消除會議疲勞的一個好方法是讓您的與會者保持參與。我們知道這不會完全像與每個人親自見面，但您仍然可以彼此互動并繼續(xù)建立聯(lián)系。關于如何以最佳方式主持遠程會議的科學研究，最佳實踐包括使用視頻和銳化您的議程。

　　1、有一個破冰船

　　當您主持演講者和與會者在同一個房間的會議時，前幾分鐘可能會充滿沉默。開始用破冰船打破這種沉默。你可以做一些簡單的事情，比如讓與會者用一個有趣的事實介紹自己。很多人認為，因為你不能起床和人打招呼，你就不能破冰，但事實并非如此!為了獲得更親密的體驗，請使用分組討論室來創(chuàng)建更小的小組，讓與會者可以舒適地分享。

　　2、牢記時間

　　我們都有過背靠背虛擬會議并遭受“變焦疲勞”的日子。當您計劃遠程會議時，您需要牢記這一點。您不希望您的與會者長時間不休息。請記住，與會者不再在每次會議后換房間并不斷移動，而是通常坐在一個地方。使會話的長度可控，并在會話之間增加時間。這將使與會者可以快速喘口氣，跑去喝咖啡、吃點心或跑去洗手間。更好的遠程會議是個性化的，讓與會者保持在首位。

　　3、不要離題

　　當您想就遠程會議期間出現(xiàn)的新主題進行對話時，您需要遵守議程或留在會議主題上。這將幫助您保持在指定的時間限制內(nèi)。在會議結束時及時進行問答。這樣一來，您就可以瀏覽您的內(nèi)容，并在不影響會議的情況下仍能吸引與會者。

　　4、讓每個人都有機會參與

　　如果您使用投票、實時問答、聊天等工具，或者允許他們自己取消靜音，與會者通常會更加投入。它會打斷說話，讓他們的眼睛盯著屏幕，準備好接受新的指令。

　　在現(xiàn)場活動中，民意調(diào)查是觀眾參與的主要來源，而且仍然可以。為了促進網(wǎng)絡，您可以在會議開始時就與會議無關的事情進行民意調(diào)查，這樣每個人都可以在個人層面上相互了解。

　　實時問答讓與會者有機會與演示者互動。它可以幫助與會者感覺到演示者不僅在對他們說話，而且在與他們交談。如果您決定再次介紹該主題，他們提出的問題可能會幫助您為未來的活動定制內(nèi)容。

　　會話聊天允許與會者通過消息系統(tǒng)輕松地相互交談。聊天可以讓與會者根據(jù)需要輕松獲得故障排除幫助，并最終幫助確定良好體驗與出色體驗之間的區(qū)別。

　　根據(jù)活動的類型和規(guī)模，您可能希望確保在遠程會議期間聽到所有聲音。在以網(wǎng)絡或討論為重點的小型會議中，給予平等的發(fā)言時間很重要。對于那些說話不那么快的與會者，一定要給他們一個分享想法的機會。要么找個時間邀請他們發(fā)言，要么他們可以通過上述媒介之一發(fā)表意見。您永遠不會知道，他們可能有一個尚未有人考慮過的想法或立場，他們的意見可能會引發(fā)全新的討論，這可能是您會議中最難忘的部分。

　　5、為您的會議使用合適的平臺

　　當您計劃遠程會議時，您希望確保擁有正確的技術來主持您的遠程會議。Zoom 或 WebEx 等網(wǎng)絡會議工具適用于較小的內(nèi)部會議。如果您希望舉辦全部門會議或旗艦用戶會議，您可能希望考慮使用虛擬活動平臺。

　　創(chuàng)建虛擬活動平臺以支持具有各種視頻查看選項和更多交互功能的大型會議。您的一般會議技術通常就是為此而設計的——會議。根據(jù)您的需要選擇正確的技術。

　　三、聽取反饋

　　鑒于遠程會議將繼續(xù)存在，您應該盡可能地改進它們，這意味著聽取反饋。讓與會者在您的活動結束后進行調(diào)查，讓您知道他們對他們的活動體驗做了什么，不喜歡什么。實施他們的反饋將改善您的下一個活動，并讓與會者回來更多。

　　四、遠程會議會消失嗎?

　　我們都期待著有一天我們可以再次與人們面對面會面，但我們也看到了在您的會議中使用遠程/虛擬組件的價值。那么，遠程會議會消失嗎?不完全的。當我們返回現(xiàn)場活動時，仍然會有一個虛擬組件。

　　混合賽事很有可能比以往任何時候都更受歡迎。您幾乎可以接觸到的與會者數(shù)量是無與倫比的。

　　由于遠程會議，活動策劃者擁有可以將其帶入市場的新技能，包括技術專長、營銷技能等。