相信朋友們都參加過各種大大小小的會(huì)議活動(dòng)，其實(shí)會(huì)議活動(dòng)都有嚴(yán)格的時(shí)間把控，不同的時(shí)間段有相應(yīng)的工作安排。當(dāng)有人告訴你“那是一次很好的會(huì)議”時(shí)，他們可能指的是幾件事中的一件。要么：你沒有浪費(fèi)他們的時(shí)間，見面只是為了參會(huì)，或者信息豐富，計(jì)劃得當(dāng)，而且不無聊?；蛘呦Ｍ麅烧呒娑兄?今天深圳時(shí)光在線活動(dòng)策劃小編為大家介紹一下策劃會(huì)議活動(dòng)相關(guān)的技巧，希望可以幫到有需要的朋友們。
一、會(huì)議偏離正規(guī)的因素
通常會(huì)有一些因素存在，使會(huì)議偏離正軌：
· 說話遲到
· 參加者遲到
· 會(huì)議技術(shù)難點(diǎn)
· 題外話，或漫無邊際的與會(huì)者
二、節(jié)省會(huì)議時(shí)間的技巧
在您策劃下一次高效會(huì)議活動(dòng)時(shí)，請(qǐng)考慮以下一些節(jié)省時(shí)間的技巧：
· 參會(huì)準(zhǔn)備。會(huì)前準(zhǔn)備好參會(huì)人員相關(guān)的準(zhǔn)備工作，是否需要下載某個(gè)軟件才能參加?是否需要提前準(zhǔn)備好會(huì)議清單或筆記?
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準(zhǔn)時(shí)開始。即使房間里只有少數(shù)人，也要養(yǎng)成這個(gè)習(xí)慣。它將為未來的會(huì)議活動(dòng)定下基調(diào)。這也將表明你尊重那些準(zhǔn)時(shí)出現(xiàn)的人。
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會(huì)議流程。考慮事先將此次會(huì)議活動(dòng)流程提前發(fā)送給所有參會(huì)者，以便他們知道當(dāng)天的會(huì)議流程有哪些，做到心中有數(shù)。
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明確的會(huì)議主題。沒有人喜歡參加一個(gè)他們不知道會(huì)議主題是什么的會(huì)議，他們可能會(huì)覺得這場(chǎng)會(huì)議是在浪費(fèi)自己時(shí)間，所以需要提前在議程中指明目的。
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事先分發(fā)材料。參會(huì)者入場(chǎng)的時(shí)候可以提前分發(fā)相關(guān)的會(huì)議材料，讓參會(huì)者提前了解。這可以大大節(jié)約會(huì)議當(dāng)天的時(shí)間這。
· 盡早設(shè)置，測(cè)試所有音響設(shè)備。
· 簡(jiǎn)短介紹。做介紹有意義嗎，還是會(huì)浪費(fèi)時(shí)間?會(huì)前簡(jiǎn)短的會(huì)議介紹是必須的。
· 時(shí)間提醒?？紤]分配某人這項(xiàng)任務(wù)，避免影響后續(xù)會(huì)議流程時(shí)間。
· 題外話。這些可能會(huì)減慢會(huì)議速度，因此請(qǐng)務(wù)必將它們寫下來并保存以備后用。
· 保持討論的進(jìn)展。準(zhǔn)備好問題或主題，讓創(chuàng)意源源不斷。向某些與會(huì)者提問，鼓勵(lì)參與，并嘗試吸引所有人參與。
· 安排午餐時(shí)間。仔細(xì)檢查食物什么時(shí)候準(zhǔn)備好，確認(rèn)午餐人數(shù)、食材分量、就餐時(shí)間等細(xì)節(jié)，確保參與者能按時(shí)用餐。
· 安排休息時(shí)間。會(huì)議活動(dòng)需要適當(dāng)安排中場(chǎng)休息，但要保持簡(jiǎn)短。
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會(huì)后跟進(jìn)。確保在會(huì)議結(jié)束后跟進(jìn)，發(fā)送筆記、會(huì)議記錄，下一次會(huì)議要討論的剩余主題等。這也有助于讓參會(huì)者放心，這是一次重要的會(huì)議。也一定要感謝他們的時(shí)間和參與。
