新聞發(fā)布會(huì)由商業(yè)組織舉辦，直接向新聞界和媒體發(fā)布重要公告。盡管被稱為新聞發(fā)布會(huì)，但它們實(shí)際上涵蓋了印刷和電子媒體。
策劃新聞發(fā)布會(huì)的目的是傳播信息，邀請(qǐng)所有主要報(bào)紙、期刊、廣播和電視頻道甚至網(wǎng)站/互聯(lián)網(wǎng)機(jī)構(gòu)都是有利的。新聞發(fā)布會(huì)的正式邀請(qǐng)函需要提前發(fā)出，并注明會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。
邀請(qǐng)函中還注明了將要發(fā)布的公告的性質(zhì)以及將向媒體和媒體發(fā)表講話的主要人員。將此類邀請(qǐng)發(fā)送給與該主題打交道的合適人員——記者、編輯等。
組織新聞發(fā)布會(huì)的企業(yè)必須確保會(huì)議的主題足夠重要，足以保證媒體代表直接出席。否則，會(huì)議邀請(qǐng)可能不會(huì)引起太多反應(yīng)。
如果可以通過(guò)新聞稿達(dá)到目的，則應(yīng)避免策劃舉辦新聞發(fā)布會(huì)。根據(jù)對(duì)公告的重要性的感知，媒體機(jī)構(gòu)將決定誰(shuí)將參加——編輯或高級(jí)記者或任何代表。
大型商業(yè)機(jī)構(gòu)召開新聞發(fā)布會(huì)，發(fā)布重要公告，如年度業(yè)績(jī)、重大發(fā)布、并購(gòu) (M&A)、海外收購(gòu)、重大所有權(quán)和組織變革。
由于每個(gè)商業(yè)組織都期望媒體對(duì)會(huì)議的高水平響應(yīng)和出席，會(huì)議的時(shí)間安排應(yīng)該方便大多數(shù)媒體代表。
通常，清晨和傍晚的會(huì)議不方便。毋庸置疑，我們會(huì)提供午餐、茶點(diǎn)、書寫板、鋼筆等正常禮遇。還希望提供關(guān)于公告主題的書面記錄，特別是在涉及技術(shù)或財(cái)務(wù)細(xì)節(jié)時(shí)。
首席執(zhí)行官、董事和其他高級(jí)管理人員必須在新聞發(fā)布會(huì)上發(fā)言。在公告結(jié)束時(shí)，將舉行問(wèn)答環(huán)節(jié)，以便媒體代表尋求進(jìn)一步澄清。
總之，參加人數(shù)眾多的新聞發(fā)布會(huì)有助于企業(yè)通過(guò)媒體報(bào)道接觸到更廣泛的公眾。與新聞稿一樣，當(dāng)新聞發(fā)布會(huì)在晚上之前舉行時(shí)，參與者能夠確保在第二天或最早的機(jī)會(huì)對(duì)其進(jìn)行報(bào)道。
策劃新聞發(fā)布會(huì)的分步方法：
1、
確保公告對(duì)新聞界和媒體具有足夠的重要性，以便媒體代表認(rèn)為值得參加會(huì)議。僅新聞稿可以涵蓋的內(nèi)容無(wú)需通過(guò)新聞發(fā)布會(huì)宣布。召開記者會(huì)應(yīng)該有充分的理由。
2、 選擇一般適合媒體人的日期、時(shí)間和地點(diǎn)。避開非工作日的節(jié)假日和周日。同樣，避免對(duì)他們中的大多數(shù)人來(lái)說(shuō)可能不方便的清晨和傍晚時(shí)間。
如果可能的話，如果在那段時(shí)間已經(jīng)安排了任何重大活動(dòng)，請(qǐng)嘗試重新安排您的會(huì)議。場(chǎng)地也應(yīng)該位置便利且易于到達(dá)。
3、 提前通過(guò)快遞或電子郵件發(fā)送書面正式邀請(qǐng)函，并確保發(fā)給正確的人。此外，在記者見(jiàn)面會(huì)當(dāng)天提醒媒體人，并要求他們出席。
4、 新聞發(fā)布會(huì)一般由首席執(zhí)行官或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人發(fā)表，其重要性較高。重要公告由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和高層人員參與發(fā)布，具有很高的可信度。
5、 把握時(shí)機(jī)，如期開會(huì)很重要。讓媒體等待并浪費(fèi)時(shí)間是不公平的。在任何一天，他們通常都有很多這樣的約會(huì)。
6、
到了約定的時(shí)間，有簡(jiǎn)短的歡迎，宣布開始。陳述或地址是口頭的?，F(xiàn)在很常見(jiàn)的是這種口頭報(bào)告伴隨著視聽(tīng)或幻燈片演示。帶有適當(dāng)圖表、圖表和圖片的幻燈片演示增加了公告的價(jià)值，使媒體人員更容易吸收細(xì)節(jié)。正式的公告或演示之后總是有一個(gè)問(wèn)答環(huán)節(jié)。這確保媒體代表有機(jī)會(huì)尋求更多細(xì)節(jié)并澄清他們的疑慮。
7、 有必要提供演示文稿的硬拷貝或關(guān)于公告細(xì)節(jié)的書面說(shuō)明。這將確保正確理解和報(bào)告事實(shí)和數(shù)據(jù)。
8、 部分記者和電視臺(tái)代表攜帶相機(jī)和攝像師前來(lái)，需妥善安排接待。
9、
毋庸置疑，出于對(duì)受邀者的禮貌，在此類新聞發(fā)布會(huì)上提供茶點(diǎn)和午餐。因此，大型組織的公共關(guān)系部門需要遵循有條不紊的方法來(lái)組織參加人數(shù)眾多且有效的新聞發(fā)布會(huì)。
與新聞稿一樣，新聞發(fā)布會(huì)也是獲得廣泛媒體報(bào)道的一種極具成本效益的方法。然而，我們需要強(qiáng)調(diào)的是媒體的巨大力量，因此，需要注意確保絕對(duì)不會(huì)出錯(cuò)。新聞發(fā)布會(huì)必須以機(jī)智、理解和耐心的方式進(jìn)行。
