相信很多小伙伴們都清楚，想要策劃一場記者招待會、論壇、宴會、茶話會、時裝秀、舞蹈、藝術(shù)表演、體育比賽、畫展、會議等活動時，活動前期的籌備工作是非常繁瑣的，從項目立項策劃到后期落地執(zhí)行，場地的選擇和物料的準備都非常重要，是一環(huán)扣一環(huán)的，如果哪個環(huán)節(jié)出了問題，會直接影響活動的效果，嚴重的話甚至讓活動以失敗告終。為了幫助大家能盡量減少活動的失誤，深圳時光在線小編特意為朋友們總結(jié)了年會策劃之場地搭建有哪些準備工作的相關(guān)事項，希望能幫到有需要的小伙伴們!

　　1、首先選好年會舉辦的場地，并預(yù)約好活動時間，然后簽訂租賃合同。

　　2、桌子類型：確保桌椅的數(shù)量以及質(zhì)量符合年會的要求。

　　3、舞臺：舞臺的長寬和高度要確認好，還有地面材料和升降機，盡量在活動前一到兩天內(nèi)搭建好，并多次測試，以免活動當天出現(xiàn)問題。

　　4、舞臺背景：確認LED顯示屏或背景噴漆板，舞蹈設(shè)計稿確認，提前一天制作完畢。

　　5、聲音：確認控制臺，電源盒，電線，槽板，連接線，聲音，話筒(手持式，鵝頸式，耳塞式)，話筒架，計算機等設(shè)備。在活動開始前5小時和調(diào)試活動結(jié)束前2小時。

　　6、燈光：確保LED大屏幕、燈座、燈架、各種燈具、電源、電線的數(shù)量。提前5小時進行準備，并在活動開始前2小時完成調(diào)試。

　　7、其他設(shè)備：搖臂式照相機、無人機攝像機、干冰機、泡泡機、紙炮等。

　　8、大屏幕顯示內(nèi)容：根據(jù)確認的節(jié)目列表，排序并錄入電腦。

　　9、音樂：確認熱身、開始以及入場的音樂，伴奏音樂也按照順序，活動的所有音樂都要事先按順序錄好。

　　10、確認通信資料，預(yù)先輸入電腦。

　　11、背景：演員準備禮服、化妝、候場的空間。

　　12、更衣室：有足夠的照明。梳妝臺要安排高度合適的椅子和高架梳妝臺最好帶個水池，方便演員們化妝打扮。

　　13、造型室：有足夠的電源插座，方便各種小型電器使用。

　　14、更衣室：戴上眼鏡、鉤子等，如果有鑰匙柜更好。

　　15、VIP貴賓室：貴賓廳、服務(wù)人員、茶點、鮮花等等。

　　16、外部布置：活動開始前1天進行背景板的設(shè)計、制作、安裝、各種標志和紅地毯。

　　17、車輛：確認接送VIP、客人車輛路線、停車位、安全指引等。

　　18、大型物料預(yù)入：例如顯示板、展示柜等。

　　19、小裝飾：氣球、彩帶、鮮花和標牌等。

　　20、員工休息區(qū)、飲用水、飯盒等。

　　21、準備、編制和審查材料。

　　22、錄像的拍攝、制作和審查工作。

　　23、節(jié)目準備并上報審查。

　　24、編寫主持人串詞并制作手牌。

　　25、領(lǐng)導(dǎo)人演講稿撰寫并制作手卡。

　　26、制訂和分發(fā)有關(guān)人員說明，包括內(nèi)容、時間、地點、聲音控制、顯示屏、燈光控制、道具等等。

　　27、走廊排練：測試聲光效果。

　　28、步行彩排：演員和發(fā)言人熟悉場地、步行等。

　　29、聲、光、電的配合，按活動次序通過音樂、燈光、屏幕等測試。

　　30、服裝：所有服裝都要提前準備，然后分配給節(jié)目表演人員。活動開始四小時前分配完成。

　　31、演員：在一小時內(nèi)的事件建模結(jié)束前半小時。

　　32、禮儀：活動開始前2小時，告知要求。準備好并在活動開始前一個小時就位。