2022.12.07
據(jù)GBTA集團(tuán)和會議委員會稱，戰(zhàn)略會議管理(SMM)管理企業(yè)范圍內(nèi)與會議相關(guān)的流程、開支、數(shù)量、標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商和數(shù)據(jù)，以實現(xiàn)與組織的戰(zhàn)略目標(biāo)/愿景相一致的可衡量的業(yè)務(wù)目標(biāo)，并以量化節(jié)約、風(fēng)險緩解和服務(wù)質(zhì)量的形式提供價值。
平均而言，會議支出占年銷售額的0.5-1%，T&E總支出的25-30%，風(fēng)量的60%，或收入的2-3%。你的估計與這些數(shù)字一致嗎?如果沒有，那么在您的公司中有一個巨大的機(jī)會來發(fā)現(xiàn)隱藏的會議支出，并實施會議計劃來提高可見性、降低風(fēng)險、自動化業(yè)務(wù)流程和削減成本。
誰使用戰(zhàn)略會議管理?
人們很容易認(rèn)為SMM的目標(biāo)是大公司，但事實并非如此。雖然最大的公司往往有復(fù)雜的項目和活動，但這并不意味著它們是唯一可以從SMM項目中受益的組織。小型、中型、TPP和大型公司都可以實施SMM。如果你一年在不同的地方有多個活動，那么你可以利用SMM。如果有許多員工和大量的收入，該組織應(yīng)該研究SMM。SMM項目中的大多數(shù)會議都是小型的。這種復(fù)雜性來自會議的數(shù)量以及安排所有這些活動所帶來的挑戰(zhàn)。如果你有一個全年都有許多會議的活動計劃，分布在許多員工中，并且要求卓越，那么SMM就是你的選擇。
證明活動投資回報率
證明SMM項目的價值很簡單。歸根結(jié)底是投資回報率(ROI)。首先，問問你自己——你的公司花了多少錢，有什么好處?
如果沒有一個合適的計劃，你就有一個在不同系統(tǒng)中建立的會議網(wǎng)絡(luò)，這意味著不同的活動所有者對它們的預(yù)算都是不同的。因此，費用跟蹤是一項幾乎不可能完成的任務(wù)。要花幾天時間才能找到每個策劃小型會議的人，并了解他們是如何記錄費用的。然后，你需要創(chuàng)建一個衡量成功的總體標(biāo)準(zhǔn)，這是一個挑戰(zhàn)，因為沒有一個會議是在這個標(biāo)準(zhǔn)下計劃的。
說到節(jié)約成本，你錯過了很多。同樣的，當(dāng)你批量購買而不是單獨購買時，你可以節(jié)省開支，但你卻錯過了節(jié)省開支的機(jī)會，因為你沒有與場館、餐飲等提供持續(xù)服務(wù)的機(jī)構(gòu)達(dá)成交易。
SMM等于測量工具加上可見性
有了正確的工具，跟蹤投資回報率變得容易。這不僅僅是簡單的成本。規(guī)劃項目伴隨著他們自己的一大堆問題。從安全問題到合規(guī)問題，如果你不能用一個工具監(jiān)控所有的公司會議，你就有可能讓公司面臨未來的困難。
風(fēng)險管理和SMM
風(fēng)險總是會有的。但這并不意味著你不應(yīng)該做好準(zhǔn)備。第一，知道風(fēng)險，有意識。在會議和活動領(lǐng)域，有很多地方可能會出錯。你必須了解與會者的旅行安全問題、活動的保險范圍、GDPR等數(shù)據(jù)隱私法以及合同協(xié)議。最好的方法是降低這些風(fēng)險就是制定一個有清晰流程和可見性的計劃。如果每份合同都需要一個特定的權(quán)威來審核和簽署，這就確保了一致性。通常，當(dāng)你試圖完成一項任務(wù)時，過程會因為減緩動力而被人瞧不起，但實際上，它們創(chuàng)造了一種抵御風(fēng)險的保障。
客戶體驗很重要
很多人在規(guī)劃的時候，體驗就變了。這可能是好的，也可能是壞的，但是如果有選擇的話，你難道不會選擇一個合作項目來整合策略以創(chuàng)造最好的活動嗎?沒有人從中得到任何東西的會議是沒有意義的。簡單明了。SMM是改善體驗的好方法。從注冊和徽章等現(xiàn)場工具到數(shù)據(jù)和分析，這是一種流暢的體驗。沒有必要擔(dān)心品牌，因為它很容易保持一致。通過流程實現(xiàn)，您可以為會議創(chuàng)建一個基本的期望，并獲得更好的體驗。有了SMM，你可以很容易地將每次會議作為在組織層面而非個人層面成長的機(jī)會。
這是一個更好的計劃
SMM把一年無數(shù)活動的計劃從混亂中解脫出來。有更嚴(yán)格的角色指南，清楚地闡明了每個計劃者的責(zé)任和如何計劃。誰愿意每次都從零開始?已經(jīng)重復(fù)做了一百遍的東西，沒有必要再去創(chuàng)造新的東西。最重要的是，盡可能利用最好的工具并進(jìn)行協(xié)作。
