2022.12.02
如果您正在實施戰(zhàn)略會議管理，那么您正在嘗試將秩序帶入相對混亂的狀態(tài)。你正在馴服會議計劃的狂野西部。要處理這種情況，您需要一個會議政策。一旦編寫并通過，您組織的會議政策將明確有關(guān)會議的工作方式。它將闡明流程和期望，并明確誰負責(zé)做什么。不過，沒有一刀切的政策。您的政策的簡單或復(fù)雜程度取決于您的組織，以及強制執(zhí)行內(nèi)容與推薦內(nèi)容的問題。流程和政策驅(qū)動的公司將擁有更全面的政策，而其他公司可能會采用一套更簡單的指導(dǎo)方針。
確立目的和范圍
在每個組織中，無論大小，每一項新舉措或政策的推出都是有原因的。有人知道那個原因是什么，但很多時候，很多人不知道。事實上，對目標(biāo)存在根本性誤解的情況并不少見，即使在定期聚集以實現(xiàn)這一切的核心人群中也是如此。結(jié)果是很多來回、重復(fù)的對話和浪費時間。
如果指導(dǎo)委員會的意見不一致，你怎么能期望得到整個組織的有效支持?這就是目的陳述如此重要的原因。這可能看起來很簡單，但事實并非如此。
創(chuàng)建會議策略的第一件事就是將目的陳述寫成文字。目的由您根據(jù)貴公司的目標(biāo)來決定，但以下是該聲明的示例：
該政策的目的是最大程度地降低公司的財務(wù)風(fēng)險并減少整體會議費用。該政策將為采購會議服務(wù)提供明確定義的指導(dǎo)方針;適當(dāng)?shù)念A(yù)算、會計和會議支出報告;并促進會議付款。
記住
從一開始就確定的另一個重要事實是范圍。本政策適用于誰?它究竟會涵蓋什么?范圍定義會隨著時間而改變嗎?這些是關(guān)鍵利益相關(guān)者會提出的問題，因此需要提前明確回答。
范圍的定義方式將取決于您的組織及其目標(biāo)，但這里有一個示例說明它的含義：
該政策目前適用于所有員工和承包商。未來范圍可能會擴大到包括其他地理區(qū)域。本政策適用于滿足以下一項或多項條件的所有會議或活動。. .
有 X 人或更多人(員工或與會者)飛往同一目的地的會議或活動
有 X 人或更多人(員工或與會者) 需要過夜住宿的會議或活動
需要酒店或場地合同的會議或活動
支出超過 $____ 的會議或活動
在公司場所外舉行的會議或活動
需要支持服務(wù)的會議或活動，例如會議策劃、制作或視聽服務(wù)、地面交通、安保或其他支持
命名角色和職責(zé)
如果沒有明確誰負責(zé)什么，任何政策都是失職的。會議政策的“角色和職責(zé)”部分緊隨其后。這是該部分的序言可能如何閱讀的示例：
該政策確定了對公司主辦的會議和活動感興趣的各種利益相關(guān)者的角色和責(zé)任。所有公司員工、承包商和第三方供應(yīng)商都有責(zé)任閱讀、理解和遵守本政策。
記住
以下是您的政策將為其分配角色的一些一般責(zé)任領(lǐng)域。如果您已經(jīng)有一個中央采購或會議管理部門，那么其中許多職責(zé)將由這些領(lǐng)域的人員處理。如果其他人處理這些事情，請說清楚。如果將這些責(zé)任外包給第三方，則可以在此處說明?？紤]在您的政策中包括以下領(lǐng)域：
采購會議/活動場地和過夜住宿：該職責(zé)包括現(xiàn)場研究、談判、準(zhǔn)備和執(zhí)行酒店合同，以及維護與供應(yīng)商的關(guān)系。
管理和執(zhí)行：這包括會議項目管理、協(xié)調(diào)、預(yù)算、后勤規(guī)劃和現(xiàn)場操作的執(zhí)行。
會議負責(zé)人：這是確保所有費用準(zhǔn)確、合理、必要并符合業(yè)務(wù)目標(biāo)的人。
會議策劃者：此人負責(zé)會議或活動的整體后勤規(guī)劃和項目管理。這包括協(xié)調(diào)會議所有者以及其他服務(wù)提供商或部門的職責(zé)。它可能是內(nèi)部會議策劃專家、不時計劃會議的內(nèi)部人員或外部供應(yīng)商。這里有大量的動手工作，包括確定會議或活動的要求、創(chuàng)建和管理項目計劃、維護預(yù)算以及遵守所有公司政策。這是所有文件都簽字的人，他或她可以處理與會者管理、現(xiàn)場執(zhí)行、預(yù)算對賬和付款對賬等事情。
會議請求者：這是提交原始會議請求表的人，可能是會議所有者或會議策劃者。
團體航空供應(yīng)商：此責(zé)任通常由提供團體航空服務(wù)的旅行或會議管理公司承擔(dān)。職責(zé)包括進行機票分析、與航空公司談判和簽訂合同、進行預(yù)訂、處理票務(wù)以及整理到達和離開的清單。
發(fā)表聲明
在這里會議政策可能會變得更詳細，特別是如果您的公司習(xí)慣于建立和遵循特定的流程和政策。政策的這一部分規(guī)定了適合舉行面對面會議的標(biāo)準(zhǔn)。然后它會詳細說明該過程應(yīng)該如何工作。如果遵循該政策是強制性的，它會在此處說明(但同樣，這些是強制性的還是指導(dǎo)性的，取決于您組織的文化)。
如果這是一項強制性政策，本節(jié)的序言可能聽起來像這樣：
只有當(dāng)電話會議、視頻會議或其他方法無法獲得顯著的附加值時，才應(yīng)進行實時(面對面)會議和活動。只要有可能，現(xiàn)場會議應(yīng)在公司租賃或擁有的設(shè)施或場所舉行，不會產(chǎn)生額外費用。如果無法做到這一點，則必須提交會議申請表以聘請會議管理部門，啟動選址和采購流程，并確保正確支付與會議相關(guān)的發(fā)票。
記住
從那里開始，更全面的政策將增加細節(jié)。它可能包括有關(guān)您的會議如何在系統(tǒng)中注冊的詳細信息、如何選擇場地和供應(yīng)商、如何處理付款、需要什么樣的提前期、必須采取哪些措施來確保合規(guī)性、必須注意哪些安全和風(fēng)險管理事項處理，以及如何駕馭相關(guān)的道德責(zé)任。
概述會議注冊程序
提交會議申請表會啟動計劃過程。請求者提供會議詳細信息、成本和業(yè)務(wù)目標(biāo)，這些信息將表單通過審批流程。一旦獲得批準(zhǔn)，采購部門、會議管理小組或外部計劃機構(gòu)將被引入完成各種任務(wù)，例如：
確定具有成本效益的地點
尋找潛在的場地和供應(yīng)商，包括酒店住宿
如果需要航空旅行，請聘請團體航空旅行提供商
將信息傳遞給會議所有者、計劃者或請求者，以便他或她可以選擇場地和供應(yīng)商
談判合同條款和條件
簽訂合同
準(zhǔn)備初步預(yù)算或成本估算
開始申請公司會議卡
您的會議政策的這一部分將使這一切變得清晰。然后它將繼續(xù)闡明各方的過程和責(zé)任。
例如，可以指示會議所有者或指定的會議策劃者確保所有項目和預(yù)算都已獲得批準(zhǔn)。一旦確定了總估計成本，會議所有者就會批準(zhǔn)支出。一項綜合政策可能會規(guī)定，在簽署任何場館、酒店住宿或航空旅行合同之前，應(yīng)以書面形式收集所有這些批準(zhǔn)。
選擇供應(yīng)商和場地
這是一個很好的例子，說明了為什么 SMM 程序如此重要。想象一下，您組織的其他部分安排了一次會議，然后由于某種原因不得不取消。該行動可能會產(chǎn)生取消費用，但在許多情況下，該費用可以作為涉及該場地或供應(yīng)商的未來活動的抵免。如果你沒有一個集中的會議程序，你怎么會知道信用就在那里，等著花呢?
記住
使用 SMM，這些數(shù)據(jù)都在系統(tǒng)中。為確保組織充分利用這些信用，以及任何其他事先協(xié)商好的交易，您的政策應(yīng)包括語言，例如本示例中的內(nèi)容(但由您決定語言的強制性，根據(jù)您的公司文化和目標(biāo))：
公司已為其支付取消費用的任何供應(yīng)商將獲得優(yōu)先權(quán)，該費用可作為未來計劃的信用額度。盡可能使用公司首選的臨時(商務(wù)旅行)酒店或團體首選酒店。采購部門(或會議管理部門)將在編制選址結(jié)果時確定公司的首選酒店和供應(yīng)商的取消積分突出。
選擇有可用折扣或積分的場所和供應(yīng)商是一個關(guān)鍵考慮因素，但當(dāng)然不是唯一的考慮因素。這可能是顯而易見的，但您的政策應(yīng)該明確，當(dāng)大多數(shù)與會者來自同一地點時，您的員工應(yīng)該選擇一個可以最大限度地減少旅行和酒店費用的網(wǎng)站。首選始終是公司擁有或公司租賃的設(shè)施，如果不可能，則首選場地。
警告
不僅應(yīng)該由合適的人來進行安排，而且他們必須遵循正確的采購程序。貴公司的采購實踐可能會指導(dǎo)您在此處闡明的流程有多正式。流程驅(qū)動的組織可能會要求正式的提案請求和客觀的投標(biāo)比較流程，并且可能會準(zhǔn)確說明誰簽署了合同。如果您的公司已經(jīng)為降低風(fēng)險創(chuàng)建了合同附錄(您絕對應(yīng)該考慮這樣做)，則該附錄必須附在酒店協(xié)議中。
說明交貨時間
誰沒有處理過這么晚才提出的要求，以至于很難把工作做好?古老的諺語說“匆忙造成浪費”，而實施 SMM 計劃的要點之一就是將浪費從系統(tǒng)中剔除。從邏輯上講，你也需要匆忙離開這個系統(tǒng)。
從旅行計劃的角度來看，這絕對是有道理的。您的規(guī)劃人員擁有的準(zhǔn)備時間越多，找到合適住宿和談判最佳交易的幾率就越大。機票也是如此。
付款計劃
如果沒有 SMM 計劃，賬單可能會得到支付，但很難密切關(guān)注支出的大局。但是，使用您的新程序，每次會議都會有自己的 ID 號。
您的這部分政策讓您的團隊知道如何處理該號碼。它應(yīng)該出現(xiàn)在所有發(fā)票上，包括對供應(yīng)商的預(yù)付款，以及涉及公司及其供應(yīng)商的所有合同。此外，該政策應(yīng)指定負責(zé)確保及時付款的人員(很可能是會議所有者或指定的計劃者)。
在會議中練習(xí)預(yù)算很重要，這樣您就可以將所有預(yù)算項目(包括付款)保存在同一個地方。付款將駐留在指定的付款程序中。
保持合規(guī)
記住
如果您的公司是一家受政策和行為準(zhǔn)則強烈驅(qū)動的公司，那么 SMM 計劃的好處之一就是能夠確保遵守這些規(guī)則。在此類組織中，應(yīng)在會議政策中明確責(zé)任。如果您在任務(wù)型文化中運營，以下是您可能采用的語言示例：
會議所有者和/或指定的會議策劃者有責(zé)任遵守公司的道德或行為準(zhǔn)則、一般采購政策以及有關(guān)會議相關(guān)支出管理的任何適用法律。[姓名] 將監(jiān)督對本政策的遵守情況，并將向高級管理層報告不合規(guī)情況。
警告
如您所知，如果您在強制要求的文化中工作，那么說明當(dāng)違反規(guī)則而沒有發(fā)生合規(guī)時會發(fā)生什么也很重要。具體來說，以確保每個人在這個非常重要的領(lǐng)域都在同一個頁面上。以下是您可能選擇的語言示例：
禁止任何試圖規(guī)避此政策的行為，并將被視為違反公司政策。每月向合規(guī)官提供合規(guī)報告，并向發(fā)現(xiàn)不合規(guī)的員工和承包商分發(fā)通知。在第二次通知后，將根據(jù)公司政策和適用法律對發(fā)現(xiàn)違反本政策的員工或承包商采取適當(dāng)?shù)募o(jì)律處分。此類行動可能包括終止雇傭或合同。
分配安全和風(fēng)險管理責(zé)任
SMM 程序?qū)τ谔幚盹L(fēng)險管理問題非常有用，但除非有人負責(zé)，否則不會發(fā)生這種情況。該政策的這一部分標(biāo)識了該人。
考慮讓選擇場外地點的會議所有者或其指定的會議策劃者負責(zé)評估安全或風(fēng)險因素。他們的工作是記錄他們的發(fā)現(xiàn)以及需要采取哪些安全措施來確保與會者的安全。為了安全起見，請讓您的風(fēng)險管理官員最終批準(zhǔn)場外活動。
警告
如果有超出常規(guī)會議業(yè)務(wù)的娛樂活動，則可能需要額外的保險或其他風(fēng)險緩解措施，因此應(yīng)該在保單中。還要確保規(guī)定風(fēng)險管理部門必須審查任何關(guān)于個人釋放、責(zé)任豁免或賠償?shù)恼埱蟆?/p>
闡明道德責(zé)任
會議計劃可能會造成各種道德困境。供應(yīng)品可能會提供個人獎勵積分、門票、積分、禮物或其他獎勵。您的政策應(yīng)說明允許或不允許的內(nèi)容。如果您的公司有禮品政策和道德準(zhǔn)則，則很可能適用于這些激勵措施和獎勵。
小費
您還應(yīng)該考慮禁止供應(yīng)商為換取公司業(yè)務(wù)而提供的免費熟悉旅行。這并不是說熟悉旅行或現(xiàn)場檢查是一個壞主意。但是您的團隊需要支付賬單。
至于酒店或航空公司提供的獎勵積分，許多政策會將其記入活動的主賬單，或者以其他方式返還給公司。無論規(guī)則是什么，都必須說明。
填寫詳細信息
上述部分參考了會議政策之外的各種公司政策和流程。您可以在此處具體確定這些政策是什么(如果您的公司有這些政策)。列出清單并包括保單編號。如果您的保單是在線的，請考慮包含超鏈接。以下是一些可供參考的政策示例：
公司差旅和費用政策
一般采購和財務(wù)政策
道德規(guī)范或合規(guī)政策
使用公司名稱和品牌指南
風(fēng)險管理和安全政策
會議風(fēng)險評估工具
這也是一個包含各種關(guān)鍵人員的聯(lián)系人姓名的好地方，以防有問題需要回答。這些關(guān)鍵人員可能包括負責(zé)政策和政策例外的人員、合規(guī)聯(lián)系人、安全和風(fēng)險管理人員、財務(wù)分析師、旅行聯(lián)絡(luò)員和會議理事會的代表。
