2022.11.29
戰(zhàn)略會議管理的核心是一種心態(tài)。它承諾將分散和分散的活動整合在一起，制定適用于整個組織的政策和流程，精簡和馴服野獸。成功意味著完全接受這種心態(tài)，但也意味著采用能夠充分激活這種心態(tài)的技術(shù)。這就是這個博客的主題——技術(shù)。正確的技術(shù)將為您的組織做些什么是非常了不起的。該博客闡述了好處，解釋了技術(shù)如何幫助您關(guān)注投資回報 (ROI)，并就如何選擇適合您需求的系統(tǒng)提供了一些想法。
了解好處
手動流程可以將會議計劃和執(zhí)行變成耗時的苦差事。您最多可以花三天時間聯(lián)系酒店以收集信息和價格詳情，而這只是一項活動的眾多任務(wù)中的一項。
同時，不協(xié)調(diào)的流程會剝奪您獲得與供應(yīng)商影響力所需的協(xié)調(diào)。它們阻礙了您跟蹤支出、確保遵守政策和最佳實踐以及密切關(guān)注風(fēng)險所需的可見性。
技術(shù)可幫助您自動化這些手動流程、加快時間表并結(jié)束冗余工作。但是，當(dāng)您集中化會議計劃并制定戰(zhàn)略時，它也會使大局成為焦點。技術(shù)允許更高的可見性、數(shù)據(jù)收集和最佳實踐的采用。從客戶關(guān)系管理 (CRM) 到報告再到費用跟蹤軟件，各種技術(shù)使奇跡發(fā)生。以下是正確的工具將幫助您實現(xiàn)的一些事情：
您將自動化和簡化場地搜索和采購流程，這樣做可以節(jié)省您的時間和金錢。
您幾乎可以消除協(xié)商高度定制費率的過程。
您將確保您的會議計劃遵循最佳實踐并符合公司政策。
您將確保內(nèi)部和外部員工、場所和供應(yīng)商遵守費率。
您將能夠快速生成易于使用的報告，用于管理審查和部門跟蹤。
您的與會者將獲得更易于使用的酒店、航班和地面交通注冊和自助預(yù)訂體驗。
沒有技術(shù)，您將無法從您的努力中獲得全部收益
底線是，您可以在沒有專門技術(shù)的情況下創(chuàng)建會議程序。但是你不會從你的努力中得到全部好處。研究表明，技術(shù)可以幫助提高采用率，并最終節(jié)省高達 30% 的成本。
促進政策和程序
取得成功的會議登記表是技術(shù)解決方案的一部分。技術(shù)平臺促進了最重要的審批流程，簡化流程提高了生產(chǎn)力。該技術(shù)中的工具可幫助用戶遵守并獲得收益，并跟蹤何時沒有遵守。技術(shù)使會議政策脫離了紙面，并使其栩栩如生。
您的技術(shù)解決方案可以創(chuàng)建會議和活動的主日歷。這種可見性超越了活動的時間和地點，包括會議支出和所有相關(guān)的預(yù)算數(shù)據(jù)。
通過將整個事件論證和批準(zhǔn)流程納入技術(shù)平臺，您還可以最大限度地減少不必要的事件。在承諾任何資金之前，您的批準(zhǔn)者可以了解整個事件的情況。
掌握采購業(yè)務(wù)
放下電話。停止點擊酒店的網(wǎng)站。您的 SMM 技術(shù)在采購過程中點燃了火焰，迅速提供了大量強大的信息。
例如，您選擇的系統(tǒng)可以讓您的團隊搜索數(shù)千個場地的資料，包括傳統(tǒng)的和不尋常的。如果需要，將您首選的供應(yīng)商關(guān)系過濾到頂部，并確保始終使用您公司的協(xié)商價格。
您的技術(shù)可能允許您將提案請求 (RFP) 直接發(fā)送給供應(yīng)商、首選物業(yè)或 NSO 聯(lián)系人，并排比較報價，并通過審核流程選擇您的供應(yīng)商。它應(yīng)該讓您利用過去的支出歷史來獲得供應(yīng)商的影響力并以降低成本為目標(biāo)。
這無疑簡化了流程，讓規(guī)劃者的生活更輕松。最好的技術(shù)提供額外的采購優(yōu)勢，確保盡可能低的成本。
例如，借助集中式活動日歷和連接良好的技術(shù)，您可以整合多個活動的支出，以利用批量購買的好處。嘗試在沒有 SMM 程序的情況下執(zhí)行此操作。
您的系統(tǒng)可以跟蹤您可以選擇重復(fù)使用的已取消空間，從而將懲罰轉(zhuǎn)化為節(jié)省。在短暫的酒店談判中，您可以通過包括團體消費、住宿夜數(shù)和消費數(shù)據(jù)來提高購買力。
管理會議流程
技術(shù)對于與會者和規(guī)劃者來說都是一種推動力。您可以整合營銷、在線注冊和差旅管理解決方案來協(xié)調(diào)您的與會者。這可以降低與外包與會者管理相關(guān)的成本。
記住 - 房間塊有助于避免損耗
但是等等——還有更多!通過在線注冊門戶，將與會者的整個體驗集中在一起，您可以將他們引導(dǎo)到您的小組房間街區(qū)并避免流失。該過程包括房間塊管理，有助于減少被認為是“未出現(xiàn)”的臥室的參與者數(shù)量。
至于航空旅行，您的與會者管理能力可以通過集成在線航空旅行預(yù)訂來降低成本。這有助于增加您對團體旅行協(xié)議和協(xié)商航空公司折扣的使用。您還可以通過在線預(yù)訂而不是呼叫中心來降低航空交易費用。
一旦您自動化了各種與會者管理功能，您的會議策劃者就可以騰出時間來處理其他重要任務(wù)。
處理會議數(shù)據(jù)
數(shù)據(jù)就是信息，信息就是力量。SMM 技術(shù)解決方案可幫助您捕獲、報告和存儲會議數(shù)據(jù)，讓您從這些信息中獲取能量。
如果沒有 SMM 程序，您可能擁有的任何數(shù)據(jù)都可能存在于單獨的孤島中，并且很難很好地了解召開會議的原因以及花費了多少。另一方面，SMM 技術(shù)構(gòu)建了關(guān)于正在舉行哪些會議、在何處、由誰以及以何種成本舉行的會議的全局分析。
收集正確的數(shù)據(jù)，您可以與供應(yīng)商建立更牢固、更具成本效益的關(guān)系。您在支持品牌管理策略方面做得更好，并且您可以更好地了解您的會議所產(chǎn)生的結(jié)果。
監(jiān)控固定和可變預(yù)算項目
在整個采購和談判過程中，您的技術(shù)允許您監(jiān)控固定和可變預(yù)算項目。您可以與供應(yīng)商密切關(guān)注趨勢，并更輕松地確定適合節(jié)省開支的預(yù)算領(lǐng)域。通過單個系統(tǒng)處理整個過程，您可以避免系統(tǒng)之間耗時且容易出錯的數(shù)據(jù)輸入。
檢查 ROI 收益
最好的技術(shù)是在考慮最終結(jié)果的情況下創(chuàng)造的。就 SMM 而言，最受追捧的最終結(jié)果之一是降低成本并增加投資回報。您的 SMM 技術(shù)解決方案不僅應(yīng)該幫助您實現(xiàn)這些最終結(jié)果 - 它還應(yīng)該收集證明您已經(jīng)成功的信息。
您的會議技術(shù)解決方案應(yīng)具有強大的報告功能。這樣，您就可以跨部門跟蹤和共享關(guān)鍵指標(biāo)，并將焦點放在滿足 ROI 上。尋找具有標(biāo)準(zhǔn)報告的系統(tǒng)，以便快速輕松地獲取信息，并根據(jù)需要提供自定義報告功能。
投資回報率可以用不同的方式計算
您可以通過多種方式處理數(shù)字。您的基本投資回報率計算將確定凈會議收益，然后將其除以會議成本。您可以隨時間跟蹤以查看它是向上還是向下，并將其與目標(biāo)進行比較。您可以根據(jù)行業(yè)規(guī)范對其進行基準(zhǔn)測試。也許最重要的是，您可以與樓上的高管分享您的投資回報率，以證明特定會議或一般會議計劃的價值。
您還會有興趣關(guān)注其他重要的數(shù)據(jù)點。您可能想知道會議對交流機會、客戶保留或產(chǎn)品或品牌知名度的影響。您可能需要注意其將您介紹給潛在客戶的能力。這不是最嚴格意義上的投資回報率，但它是關(guān)于事件價值的重要信息。
選擇技術(shù)
因此，您已經(jīng)獲得了實施 SMM 程序的綠燈。您已經(jīng)制定了策略并制定了會議政策。現(xiàn)在您需要一個會議管理軟件平臺。你如何選擇?
從某種意義上說，這種選擇與您購買的任何其他技術(shù)(例如汽車或電話)并沒有什么不同。您需要首先確定您的技術(shù)應(yīng)該能夠做什么。例如，您的系統(tǒng)將被要求自動化哪些主要會議流程?會議要求?工作流程和審批?會議日歷?預(yù)算管理?采購?支出管理?參會管理?現(xiàn)場參會者參與?
此外，它需要捕獲哪些數(shù)據(jù)，以及將要求它提供哪些有關(guān)會議活動和支出的分析?您希望它與哪些外部系統(tǒng)進行交互，例如 CRM?它必須具有多大的可擴展性?它的模塊會在最終用戶渴望采用的易于使用的界面中很好地協(xié)同工作嗎?
與您的技術(shù)提供商交談
請咨詢您的技術(shù)提供商，以確保該技術(shù)能夠滿足您概述的計劃的需求。從簡單的技術(shù)實施開始，確保滿足需求，并隨著時間的推移提高采用率。
