在尋找公司來策劃活動(dòng)時(shí)，組織通常會(huì)發(fā)布征求建議書 (RFP)。RFP
幾乎可以被認(rèn)為是一份工作清單。它簡要概述了工作或活動(dòng)，并包括提交所需的要求。
活動(dòng)提案
有許多類型的提案，從贊助活動(dòng)提案到公司活動(dòng)提案。為什么要經(jīng)過這個(gè)過程?它允許組織撒下一張大網(wǎng)，并平等地評估不同的活動(dòng)公司，以找到能夠以合適的價(jià)格將他們的活動(dòng)帶入生活的公司。這是一個(gè)盡職調(diào)查的問題，也是活動(dòng)策劃者工作量中要求很高的一部分。不幸的是，對于活動(dòng)策劃者來說，提案需要時(shí)間，否則這些時(shí)間本來可以花在計(jì)劃上。但是，如果沒有活動(dòng)，就沒有任何計(jì)劃。這是一個(gè)經(jīng)典的catch-22。幸運(yùn)的是，通過遵循一些簡單的指南，您可以減少創(chuàng)建提案所需的時(shí)間。使用正確的策略，您可以創(chuàng)建組織將響應(yīng)的提案。
虛擬活動(dòng)提案
現(xiàn)在，隨著虛擬活動(dòng)成為焦點(diǎn)，提出的提案也更加多樣化。虛擬活動(dòng)提案將具有與典型活動(dòng)提案不同的要求，并且更加強(qiáng)調(diào)虛擬活動(dòng)軟件。當(dāng)您將活動(dòng)類型從面對面擴(kuò)展到虛擬和混合并收集更多經(jīng)驗(yàn)時(shí)，不要害怕參加這些類型的活動(dòng)。虛擬活動(dòng)、虛擬會(huì)議和虛擬會(huì)議與現(xiàn)場活動(dòng)沒有什么不同，并且可以提供學(xué)習(xí)新技能的絕佳機(jī)會(huì)。
清楚了解活動(dòng)提案要求
第一件事。查找 RFP 并仔細(xì)閱讀。你不能參加所有活動(dòng)。除了您的公司有計(jì)劃的帶寬之外，您只有這么多時(shí)間花在提交
RFP
上?，F(xiàn)在，您一年提交多少活動(dòng)提案取決于幾個(gè)因素。你的策劃公司有多大?您是否有專門的工作人員提交提案?如果您贏得提案，您的組織可以采取哪些可行的措施?RFP
將說明基本情況。在大多數(shù)情況下，這包括活動(dòng)日期、地點(diǎn)、規(guī)模和概覽。
閱讀 RFP 時(shí)問自己這些問題
· 查看 RFP 要求和截止日期，您是否有時(shí)間創(chuàng)建提案?
· 你有足夠的帶寬來舉辦這個(gè)活動(dòng)嗎?
· 你有需要的資源嗎?
· 本次活動(dòng)將為貴公司帶來什么?
· 該活動(dòng)是否適合您的活動(dòng)組合?
一切都與活動(dòng)有關(guān)
有時(shí) RFP
會(huì)出來，看起來很完美……除非它在一周內(nèi)到期，并且與您每年舉辦的活動(dòng)重疊，并且需要額外的工作人員，這意味著您必須獲得新技術(shù)等等。你對此感到興奮嗎?你認(rèn)為它會(huì)提升你的活動(dòng)公司的品牌，并在未來給你更多的機(jī)會(huì)嗎?去吧。
了解活動(dòng)提案的市場要求
很多時(shí)候，您希望計(jì)劃的活動(dòng)是由與您公司所在的同一地點(diǎn)的組織進(jìn)行的。很多時(shí)候，他們不是。在您的市場上不昂貴的東西可能在其他市場上很昂貴。在意識(shí)到您要提交可能會(huì)影響您提交的
RFP 后，需要采取一些步驟。
成本是相對的
市場影響成本。最重要的是，位置會(huì)影響成本。如果活動(dòng)在您不習(xí)慣工作的城市舉行，請進(jìn)行研究。您必須在提案中提供預(yù)算，這只是第一步。該位置是否會(huì)以任何方式影響您的正常運(yùn)營成本?考慮到這一點(diǎn)。您需要對勞動(dòng)力、食物和場地的成本有一個(gè)現(xiàn)實(shí)的了解，才能制定預(yù)算草案。
了解數(shù)據(jù)安全、勞工等法規(guī)
無論活動(dòng)是在國內(nèi)還是國際上舉辦，每個(gè)地方的規(guī)定都不同。從消防法規(guī)到交通、數(shù)據(jù)安全到勞動(dòng)法，您需要了解可能影響活動(dòng)的法律法規(guī)。做一些初步研究，看看您的正常經(jīng)營方式是否會(huì)受到影響。
尋找完美的活動(dòng)利基
每次考慮新的 RFP
時(shí)，您都應(yīng)該考慮潛在活動(dòng)是否符合您的活動(dòng)計(jì)劃策略。您的公司品牌基于您計(jì)劃的活動(dòng)。會(huì)議和活動(dòng)行業(yè)非常龐大。從狹隘的會(huì)議到狂野的產(chǎn)品發(fā)布派對，有各種各樣的活動(dòng)需要計(jì)劃。您的活動(dòng)策劃公司是做什么的?
創(chuàng)造性思考
什么讓你興奮?大型體驗(yàn)活動(dòng)?內(nèi)部公司晚宴?弄清楚你的專長應(yīng)該是什么。從那里，您可以對您計(jì)劃的活動(dòng)更加挑剔。雖然建立您的活動(dòng)組合以達(dá)到您想要的類型可能需要時(shí)間，但方向是關(guān)鍵。如果您想成為婚禮的首選活動(dòng)策劃公司，您不應(yīng)該計(jì)劃醫(yī)療會(huì)議。您提交的每個(gè)提案都應(yīng)符合您多年來構(gòu)建或正在嘗試構(gòu)建的敘述。
總結(jié)客戶需求
提案都是關(guān)于告訴客戶他們想聽什么。說他們的語言。它從 RFP 開始。在您完成提案流程之前，您應(yīng)該期望重新閱讀 RFP
大約一百次。這并不夸張。當(dāng)涉及到提案時(shí)，你永遠(yuǎn)不應(yīng)該脫離腳本。RFP 概述了客戶想知道的內(nèi)容。但是，請確保不要過度銷售您能夠提供的產(chǎn)品。
從 RFP 構(gòu)建活動(dòng)提案
RFP 往往非常明確。這不是一個(gè)把戲。如果客戶想要包含信息，您必須包含它。收到 RFP
后，確定要提交活動(dòng)提案后，請與您的團(tuán)隊(duì)坐下來。讓每個(gè)人通讀提案，并根據(jù) RFP
列出要求和問題。有什么需要進(jìn)一步澄清的嗎?大多數(shù)客戶允許公司在活動(dòng)提案到期之前提出問題。注意問題的截止日期。如果你需要清晰，那是時(shí)候問了。通常，要求將包括提案結(jié)構(gòu)。您的團(tuán)隊(duì)是否創(chuàng)建了一個(gè)看起來像您的大綱?如果您對需要包含的內(nèi)容達(dá)成一致，并且如果存在所需的結(jié)構(gòu)，則您已經(jīng)構(gòu)建了一個(gè)活動(dòng)提案模板。
活動(dòng)提案要點(diǎn)
將您的活動(dòng)提案匯總在一起時(shí)，您將使用您在閱讀 RFP 時(shí)創(chuàng)建的模板或大綱。怎么強(qiáng)調(diào)都不過分——如果 RFP
要求包含某些內(nèi)容，則必須將其包含在內(nèi)。如果未提交要求，則不會(huì)考慮您的提案。RFP 中要求的任何內(nèi)容都是必不可少的活動(dòng)提案。
主要提升：活動(dòng)預(yù)算
使用 RFP
中提供的信息，您需要?jiǎng)?chuàng)建預(yù)算。預(yù)算是了解市場的重要原因之一。如果你進(jìn)得太高，你將不會(huì)被考慮。太低了，您將無法在不損害您的底線的情況下交付。預(yù)算不是一成不變的，但應(yīng)該盡可能接近現(xiàn)實(shí)。涉及活動(dòng)預(yù)算?；〞r(shí)間仔細(xì)預(yù)算。確保包括移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序和活動(dòng)管理工具等成本。除了讓客戶清楚地了解您的字面價(jià)值之外，它還將幫助您了解您可以從活動(dòng)中獲得的回報(bào)。要清楚，包括所有成本，并盡可能少地低估。
了解日期：活動(dòng)時(shí)間表
如果您需要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)時(shí)間線，請保持簡單。不要太沉迷于設(shè)計(jì)。像預(yù)算這樣的活動(dòng)時(shí)間表是草稿，是對將要發(fā)生的事情和時(shí)間的估計(jì)。添加大型里程碑可能會(huì)有所幫助，例如何時(shí)選擇場地，以及與客戶反復(fù)接觸的基礎(chǔ)。在活動(dòng)提案中，活動(dòng)時(shí)間線清楚地展示了您的團(tuán)隊(duì)如何計(jì)劃和執(zhí)行活動(dòng)。
從經(jīng)驗(yàn)中汲取經(jīng)驗(yàn)：活動(dòng)示例
客戶想知道你的能力。他們通常會(huì)要求您包含兩到五個(gè)活動(dòng)示例。選擇活動(dòng)時(shí)，創(chuàng)建一個(gè)能引起客戶共鳴的故事。畢竟，這個(gè)提議是關(guān)于他們和他們的活動(dòng)的。如果提案是針對晚會(huì)的，請包括您制作的晚會(huì)的示例。沒有任何類似的活動(dòng)要包括?盡可能靠近。你用來描述活動(dòng)及其成功的語言是有幫助的。不要忘記包含圖像。包括指向您從活動(dòng)管理軟件獲得的活動(dòng)成功的報(bào)告和關(guān)鍵數(shù)據(jù)。
展示團(tuán)隊(duì)：簡歷
客戶想知道他們將與誰合作。這是一個(gè)讓您的員工大放異彩的機(jī)會(huì)。拉簡歷時(shí)，更新它們以迎合客戶。展示您的團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)，但始終反映您想要贏得的賽事。如果團(tuán)隊(duì)成員沒有機(jī)會(huì)從事該項(xiàng)目，即使他們有最豐富的經(jīng)驗(yàn)，也不要在提案中包括他們。再次，不要超賣。
分解：服務(wù)范圍
您將提供哪些服務(wù)?服務(wù)范圍包括客戶希望您涵蓋的所有內(nèi)容。有時(shí)，多個(gè) RFP 會(huì)針對某個(gè)活動(dòng)的一部分進(jìn)行，例如規(guī)劃、AV
等。其他時(shí)候，您需要引入供應(yīng)商以滿足 RFP 的要求。如果您使用活動(dòng)技術(shù)，您可能希望在此處包含它。應(yīng)包括 AV
合作伙伴、技術(shù)合作伙伴和構(gòu)思合作伙伴等供應(yīng)商。細(xì)分您的服務(wù)范圍。如果 RFP 要求，請包括每個(gè)角色的成本，因?yàn)樗c預(yù)算一致。
成功的活動(dòng)提案設(shè)計(jì)
你的提議不僅僅是關(guān)于信息。這是關(guān)于活動(dòng)提案設(shè)計(jì)的?；顒?dòng)策劃是一種體驗(yàn)。如果您提交的提案乏善可陳，客戶會(huì)認(rèn)為您的公司乏善可陳。應(yīng)該大量使用設(shè)計(jì)和圖像。在決定提案的設(shè)計(jì)時(shí)，從簡單開始。想想客戶。他們是否為活動(dòng)設(shè)計(jì)提供了任何指導(dǎo)?將此視為一個(gè)思考大局的機(jī)會(huì)。這是您用您對活動(dòng)的想法讓他們眼花繚亂的機(jī)會(huì)。不要忘記使用客戶的標(biāo)志，這是關(guān)于他們的。
活動(dòng)提案模板
雖然您的活動(dòng)提案模板將依賴于 RFP 要求，但有一些標(biāo)準(zhǔn)的活動(dòng)提案要領(lǐng)包括在內(nèi)。使用該列表作為指南。始終，始終，始終從 RFP
工作。不幸的是，每個(gè)活動(dòng)提案都是不同的。每個(gè)活動(dòng)都是不同的。要?jiǎng)?chuàng)建獲勝的活動(dòng)提案，您需要為客戶量身定制提案。
您的活動(dòng)提案模板的清單
· 封面
· 目錄
· 客戶名稱
· 客戶標(biāo)志
· 活動(dòng)名稱
· 活動(dòng)日期
· 您的公司名稱
· 您的公司徽標(biāo)
· 貴公司聯(lián)系方式
· 公司簡介
· 活動(dòng)概覽
· 團(tuán)隊(duì)簡歷
· 活動(dòng)預(yù)算
· 活動(dòng)時(shí)間線
· 工作范圍
· 活動(dòng)體驗(yàn)(示例活動(dòng))
· RFP 要求
· 檢查一致性、語法、拼寫和正確的設(shè)計(jì)
活動(dòng)提案介紹
活動(dòng)提案是第一步。一般來說，一旦提案被提交和評估，客戶就會(huì)縮小他們的選擇范圍。如果您被選中進(jìn)行活動(dòng)提案演示，客戶會(huì)通知您。演示文稿將有自己的要求。您可以搜索示例活動(dòng)提案演示文稿以幫助您入門。如果你能達(dá)到這個(gè)階段，你就接近贏得比賽了。
提交您的活動(dòng)提案
經(jīng)過所有艱苦的工作，您可以提交您的活動(dòng)提案，因?yàn)槟滥驯M力而為。
請記住，RFP
不是用來欺騙您的。如果您有什么不明白的，請讓客戶澄清。根據(jù)客戶的需求定制演示文稿。您提交的活動(dòng)提案越多，他們就越容易獲得。追求符合您公司目標(biāo)并幫助您進(jìn)一步發(fā)展業(yè)務(wù)的目標(biāo)?；顒?dòng)提案可能是一個(gè)耗時(shí)的麻煩，但它們不需要增加壓力。雖然您應(yīng)該使每個(gè)提案都與客戶需求保持一致，但這并不意味著您每次都需要從頭開始。團(tuán)隊(duì)簡歷和公司信息等基礎(chǔ)知識(shí)應(yīng)該已經(jīng)存在?；c(diǎn)時(shí)間處理每個(gè)活動(dòng)提案。質(zhì)量而不是數(shù)量。祝你好運(yùn)!
