2022.11.11
您通常如何為活動尋找場地?像許多策劃者一樣，您可以從網(wǎng)上搜索。從那里，您創(chuàng)建一個電子表格，開始確定標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)送幾封電子郵件，致電幾個地點，并提出一個可靠的潛在場地選項列表。如果您計劃舉辦面對面或混合活動，場地將是關(guān)鍵。
不要在場地采購上浪費(fèi)時間
但這花了你多長時間?您可能會浪費(fèi)數(shù)小時查看不同的酒店、會議中心和獨(dú)特的空間，并且在搜索結(jié)束時，您可能會在一張紙或部分填寫的電子表格上留下一些草草寫下的筆記。在搜索過程中最難找到的東西是什么?成本。您可以花幾個小時進(jìn)行研究，找到五個位置的絕佳清單，然后在接觸后意識到它們都超出了您的價格范圍。這會讓你回到第一方。這只是漫長而令人厭煩的場地采購過程中的第一步。您仍然需要創(chuàng)建和發(fā)送提案請求 (RFP)、評估它們并完成復(fù)雜的談判。
使用場地采購技術(shù)
現(xiàn)在你應(yīng)該不會感到驚訝，我對這個繁瑣過程的回答很簡單——活動技術(shù)。場地采購工具讓一切變得如此簡單。他們能做什么?提供一個可搜索的場地數(shù)據(jù)庫，讓您可以根據(jù)相同的標(biāo)準(zhǔn)比較和對比場地，輕松發(fā)送 RFP，并讓您做好使用活動技術(shù)無法做到的唯一事情 - 進(jìn)行現(xiàn)場訪問。盡管隨著 VR 技術(shù)的興起，它甚至可能在不久的將來幫助你做到這一點。我們已將場地采購分解為簡單的步驟，當(dāng)使用出色的場地采購工具時，您無需為尋找舉辦下一次活動的理想場所而煩惱。
第一步：尋找場地
了解您的會議目標(biāo)和要求。您需要從頭開始，并在一開始就確定這些，您將減少搜索過程。
考慮與會者的反饋。這是一年一度的活動嗎?如果與會者對前一年的場地評價不佳，請查看反饋以選擇能產(chǎn)生更好共鳴的場地。
不要感到孤獨(dú)!與您的團(tuán)隊或與該活動有利益關(guān)系的其他人聯(lián)系，以集思廣益哪些因素是最重要的。
第二步：編寫完美的 RFP
您已經(jīng)知道一般目標(biāo)和要求——現(xiàn)在定義您的目的。明確本次活動的要求和希望達(dá)到的目標(biāo)。
詳細(xì)點!盡可能多地提供有關(guān)該活動的信息。
沒有人喜歡討論金錢，但您需要分享您的預(yù)算要求。場地是活動的最大成本之一，可能會影響您的預(yù)算。
明確你的最后期限。給出一個日期和時間，讓場地有足夠的時間做出回應(yīng)。
不要從頭開始。從網(wǎng)上拉一個模板。
準(zhǔn)備好回答場地可能對提案或活動提出的任何問題。
第三步：評估提案
創(chuàng)建電子表格以評估提案
列出任何不太具體的因素——你的定性因素
密切關(guān)注會議室——大小和布局對您的活動有意義嗎?
比較這些場所的響應(yīng)速度和幫助程度，以幫助確定如果您選擇它們會有多大幫助。
去一些實地考察!此時你的狀態(tài)應(yīng)該很好。您有提案，您知道您正在查看的空間在預(yù)算范圍內(nèi)并且擁有您需要的空間，現(xiàn)在您可以親自查看。
