根據(jù)全球會議和活動預測，B2B 會議和活動行業(yè)正在蓬勃發(fā)展，因為活動被認為是吸引和留住新客戶的最佳方式之一。通過組織更多活動來從這一趨勢中受益的壓力很大，但一年中只有這么多天，日歷已經(jīng)擠滿了成熟的大型活動，而且活動預算幾乎沒有變化的跡象。

　　許多人發(fā)現(xiàn)的解決方案是將較小的活動打包到較大的日歷中。

　　不幸的是，營銷預算是有限的，65% 的活動策劃者預計他們的活動預算不會發(fā)生任何變化(EventMB 的研究)。相反，期望總是很高，因為活動策劃者比以往任何時候都更加相互競爭，以爭取潛在參與者的時間和注意力。

　　那么，您如何在不影響大型活動并保持高標準的情況下，在相同的活動預算下滿足更多會議的需求呢?

　　解決方案是回到最初可能吸引您成為活動策劃者的地方：發(fā)揮創(chuàng)造力的機會。我們將向您展示如何在您的活動策劃過程中注入一些創(chuàng)造力，以應對這些額外活動的預算減少。

　　我們將涵蓋營銷、人才采購、場地選擇和替代活動形式等各種主題。我們將討論可以幫助您充分利用預算的談判、贊助技巧和技術(shù)。一如既往，我們支持您。

　　更多活動，更小的活動預算

　　2017 年，B2B 活動在全球吸引了創(chuàng)紀錄的 15 億參與者。由于 3.297 億參與者，僅北美商務會議就產(chǎn)生了 3810 億美元的直接支出(活動行業(yè)委員會，2018 年)。毫無疑問，活動帶來了難以置信的價值，人們想要更多。

　　但由于預計活動預算將保持不變，策劃者將不得不找到一種方法來實現(xiàn)對變革性活動體驗的更高期望，并與不斷增長的策劃者競爭。[僅在美國，預計 2016-2026 年間該行業(yè)的增長率約為 7%，高于所有職業(yè)的平均增長率(勞工統(tǒng)計局，2018 年)。]

　　結(jié)果是，策劃者將不得不發(fā)揮他們的創(chuàng)造力、足智多謀和堅韌來執(zhí)行這些額外的活動并利用它們所代表的機會。

　　但這是個好消息!

　　除了滿足對更多活動的需求外，小型活動還為策劃者提供了一種風險較小的方式來嘗試創(chuàng)意，然后再將其引入大型活動。較小的規(guī)模還為定性數(shù)據(jù)收集提供了更好的機會，可以幫助策劃人員在將其用于大型活動之前完善他們的想法。

　　為了充分利用這一趨勢，這里有 7 個想法可以在不影響與會者體驗的情況下降低這些小型活動的成本。

　　1. 使用智能營銷來激發(fā)出勤率

　　通過獨家機會利用 FOMO

　　它規(guī)模較小的事實意味著您可以將其宣傳為“僅適用于少數(shù)人”的會議機會。發(fā)揮排他性和稀缺效應(只有 50 個名額!)可以幫助您將您的活動定位為精英觀眾必須參加的活動。

　　培養(yǎng)現(xiàn)有的觀眾

　　如果目標受眾相似，則向已經(jīng)參加過其他活動的人大力宣傳。在熟悉的品牌/活動上向某人推銷比說服他們首先嘗試你的成本要低得多。

　　如果您使用活動管理平臺，請導入列表并使用內(nèi)置工具來優(yōu)化您的營銷。

　　使用折扣策略

　　如果您的小型活動在主題上或?qū)嵸|(zhì)上與大型活動相關，為什么不以“注冊小型活動，獲得大型活動 10% 折扣”的形式提供折扣?

　　您還可以設置早鳥價格以提前增加注冊。

　　利用社交媒體

　　社交媒體平臺可以免費使用，并且在它們上投放廣告比一些傳統(tǒng)的替代方案便宜得多，這些傳統(tǒng)替代方案會占用您更多的活動預算。小型活動使某些社交媒體營銷策略更易于管理，并且是進行您可能無法擴展的事情的絕佳機會，例如競賽和抽獎活動。

　　在較小的活動中進行更集中的討論也是一個很好的機會，可以發(fā)現(xiàn)您的核心受眾最常使用哪些平臺。

　　讓當?shù)孛襟w成為合作伙伴

　　聯(lián)系特定行業(yè)或特定主題的當?shù)孛襟w，讓他們在您的活動中曝光，以換取通過他們的渠道進行宣傳。如果對他們來說參與太多，那么更溫和的方法可能是要求他們?yōu)樽x者舉辦比賽以贏得門票。

　　通過邀請他們作為媒體/嘉賓或?qū)⑺麄兗{入活動活動來將他們與活動聯(lián)系起來，例如要求他們評判比賽、與獲勝者會面并采訪他們。

　　讓演講者或表演者參與促銷活動

　　您選擇的人才是您的活動不可或缺的一部分。將他們通常的分銷渠道(例如社交媒體提要)上的交叉促銷納入他們的合同，并為他們提供與其受眾相關的聯(lián)合品牌營銷機會(網(wǎng)絡研討會、播客、采訪、書面出版物等)，以便定位您的活動直接在他們的現(xiàn)場。

　　2. 為您的演講者和人才尋找替代采購想法

　　提前公開征集演講者

　　可能會有演講者或演講者熱衷于獲得一些曝光、分享一些新想法或?qū)⒆约憾ㄎ粸樾袠I(yè)內(nèi)的思想領袖。提前舉行公開電話會議可以讓您有機會找到愿意免費發(fā)言的最佳演講者。

　　尋找有東西要賣的人

　　尋找相關領域的人或提供補充服務的人，并以門票價格打包試用或樣品，以換取在您的活動中發(fā)言。如果你給他們的產(chǎn)品優(yōu)先曝光作為回報，他們可能會傾向于給你的演講費用折扣，特別是如果你的聽眾非常合格。

　　嘗試當?shù)厝瞬?/strong>

　　在您的活動中擁有當?shù)乇硌菡叩暮锰幨请p重的。首先，您將節(jié)省旅行和住宿費用。其次，當?shù)赜^眾會很高興看到來自自己社區(qū)的專家或表演者。

　　您目的地的會議和旅游局可以在您的活動預算范圍內(nèi)為您提供一份當?shù)厝瞬藕蛯＜颐麊?，為您的活動增添獨特的文化視角。最好的部?他們免費做!

　　提供與演講者/專家的 VIP 會議

　　如果您的一位專家愿意，為什么不提供與會人員額外付費的私人 VIP 會議?這些額外會議的收入可以幫助支付專家費用。

　　考慮外圍或跨學科專家

　　根據(jù)您的活動主題，相關領域可能會有新的演講者或影響者，您通常不會使用這些新演講者或影響者來為您的主要活動吸引大量觀眾，但這可能會在較小的活動中提供有趣的觀點或觀點。

　　3. 尋找更便宜的精品店

　　利用供應商網(wǎng)絡

　　供應商網(wǎng)絡將會議和活動策劃者連接到全球超過 255,000 多個場所。通過它，策劃人員可以一次將一個 eRFP 發(fā)送到多個物業(yè)，讓他們了解他們的會議和活動支出，以便協(xié)商最具競爭力的價格。

　　利用較小的活動規(guī)模

　　除了較小的空間通常更便宜之外，您的活動規(guī)模實際上可以為您提供更多選擇，包括新的或不尋常的場地，這些場地可能會激發(fā)您對活動的更多興趣。

　　獲得折扣

　　突出場地的曝光率和知名度(較小的場地可能不像其他場地那樣被預訂滿)可以幫助您獲得更適合您的活動預算的價格。

　　嘗試盡早與場地聯(lián)系，因為他們可能更愿意打折。

　　預訂多個活動也是確保從大型和小型場地獲得較低價格的好方法，因為它可以讓它們長期可見，并提高您作為業(yè)務合作伙伴的 CLV 和整體價值。

　　研究一站式場地

　　一些場所現(xiàn)在提供套餐，其中可以包括視聽、桌子和床單、餐飲等。這可能比獲得多個供應商便宜，并且可以節(jié)省您與多個供應商和合同打交道的管理費用(只有一個點-聯(lián)系處理，少來回等)。

　　與 DMO 合作

　　目的地管理組織可以(免費)協(xié)助采購和審查場所和供應商，這可以為您節(jié)省大量時間。

　　他們與社區(qū)緊密相連，因此可以提出當?shù)匚幕?、主題和人才，以獨特的當?shù)仫L格豐富您的活動。他們還與當?shù)貓龅睾凸探⒘烁玫穆?lián)系，并且可以獲得優(yōu)惠的價格，而無需您進行幾天的談判。

　　4. 掌握談判的藝術(shù)

　　力求清楚地了解您的所有選擇

　　由于供應商網(wǎng)絡將您與全球數(shù)以千計的合格場所聯(lián)系起來，并大大簡化了 RFP 流程，因此它代表了一個潛在客戶目錄，使您可以清楚地比較和對比您的選擇及其相對成本，以便您協(xié)商最優(yōu)惠的價格。

　　所有活動的供應商和供應商的一致性

　　合作伙伴關系有利于活動預算。如果您要舉辦更多活動，那么與供應商和供應商更密切地合作并建立更接近合作伙伴關系的關系可能會有所幫助。利用您所代表的持續(xù)且更頻繁的業(yè)務將幫助您獲得更好的交易。您還可以確保企業(yè)交易，這通常會提供更好的性價比。

　　此外，跨活動使用相同的供應商和產(chǎn)品可降低審查合同、進行內(nèi)部入職等方面的管理成本。作為值得信賴的用戶，您的供應商還可能會將您添加到首選客戶列表中，這些客戶可以提前獲得新功能的訪問權(quán)限。目的是試用它們并幫助供應商解決問題。

　　提供盡可能多的長期可見性

　　你越早開始談判，就越容易得到好的交易。如果您給予供應商和供應商長期可見性，而不是您在活動開始前一周出現(xiàn)，供應商和供應商更傾向于打折他們的費率。

　　供應商網(wǎng)絡可以幫助您尋找供應商(有免費版本)，包括設計和發(fā)送您的 RFP。

　　尋找經(jīng)濟的日歷日期

　　如果您不限于特定日期，日歷中的一些靈活性可能是您的活動預算的天賜之物。詢問您的供應商什么時候有更多的可用性，或者詢問全年不同時間的一系列日期的報價，以了解它們何時可能更便宜。淡季活動的競爭較少，而且通常成本較低，但您要謹慎計劃假期和熱門假期月份(除非您的活動在熱門度假勝地舉行)。

　　5. 開發(fā)贊助機會

　　建立贊助包

　　將您的小型活動納入您為大型活動設計的贊助包中。包括更多細致入微的交易，例如在大型活動的某些空間(例如在應用程序上)提供一定程度的贊助專營權(quán)。

　　確保您將贊助商的需求與觀眾的需求結(jié)合起來：讓您的贊助商靈活地選擇他們認為對他們更有利的套餐類型，但讓他們了解觀眾正在尋找什么。這意味著廢除舊的銀/金/鉑金優(yōu)惠，轉(zhuǎn)而采用更量身定制的套餐，贊助商可以從中挑選更符合他們的觀眾和目標的選項。

　　這也意味著提出新的和令人興奮的想法來傳達您的贊助商的信息。為什么不使用贊助聊天機器人來為您的與會者提供所有有用的信息?還是品牌照相亭，對于與會者來說總是很有趣，并且當圖片在社交媒體上發(fā)布和分享時可以為贊助商提供大量曝光?

　　如果您在為贊助商設計套餐和價格表時需要幫助，請考慮嘗試使用贊助套餐生成器。

　　接近當?shù)仄髽I(yè)

　　接近當?shù)仄髽I(yè)，向他們展示您的活動對來自該地區(qū)的與會者來說是一個很好的宣傳曝光機會。如果旅游業(yè)是當?shù)亟?jīng)濟的一個關鍵方面或活動正在重復發(fā)生，那么即使以游客為主的觀眾群也可以成為有價值的觀眾。

　　增加贊助機會

　　較小的活動只是與您的品牌互動的更多場合，這為您的贊助商創(chuàng)造了更多、更一致的機會。

　　對于許多供應商而言，小型活動的銷售潛力也較小，因此他們可能更傾向于以實物形式贊助服務或大幅打折——尤其是作為包含其他活動的大型贊助交易的一部分。

　　您活動的幾乎每個領域都可以得到贊助：包括活動網(wǎng)站、活動應用程序、會議、場地、餐飲等。也不要害羞地與供應商接洽實物贊助機會。這些允許贊助商聲稱其服務的全部零售價值(并為您節(jié)省同樣的費用)，但實際上贊助商的成本要低得多。

　　6. 使用技術(shù)節(jié)省物流和人力資源成本

　　調(diào)查自動化

　　活動策劃過程中的許多任務可能會變得乏味并給您的團隊帶來沉重的負擔(如果您曾經(jīng)在 Excel 電子表格中處理過注冊數(shù)據(jù)，您就會明白)。

　　為了減少您的團隊工作量并節(jié)省人力資源成本，請專注于優(yōu)先考慮自動化的技術(shù)，例如活動管理。其中許多不僅簡化了注冊網(wǎng)站的提供和隨后的數(shù)據(jù)收集，而且還促進了與工作流程中其他工具的集成，因此數(shù)據(jù)可以自由地從一個到另一個。

　　鞏固

　　尋找一體化解決方案，而不是為不同的活動功能使用不同的工具。例如，為活動策劃者和營銷人員提供用于在線活動注冊、場地選擇、活動管理和營銷、現(xiàn)場解決方案和與會者參與的軟件解決方案。

　　如上所述，使用一個平臺具有促進數(shù)據(jù)集成的額外好處。這反過來又減少了從活動的一個階段到下一個階段的數(shù)據(jù)輸入和繁瑣設置的負擔——如果您的活動重復出現(xiàn)并且可能有相同的人參加，甚至可以從一個活動到另一個活動。

　　結(jié)論

　　隨著對活動的要求增加，活動策劃者們現(xiàn)在有很多樂觀情緒。但是，有人擔心活動預算不會按比例增長。

　　一些活動策劃者可能想要考慮的一種策略是在主要活動之間組織較小規(guī)模的活動。

　　盡管這些較小的活動必須繼續(xù)以可能較小的預算滿足觀眾的期望，但活動策劃者仍有一些創(chuàng)造性的方法可以在降低成本的同時設法讓觀眾驚嘆不已。您可能無法獲得金錢可以買到的最大或最華麗的活動，但您仍然可以產(chǎn)生影響并為您的與會者建立真正的體驗。

　　尤其是技術(shù)，可以在活動策劃過程的許多領域提供幫助。如果選擇得當，技術(shù)將簡化物流，減少您的工作量，并讓您將更多時間投入到創(chuàng)意方面。