2022.10.28
最近，我有機(jī)會在活動技術(shù)服務(wù)部門工作。我們稱之為“現(xiàn)場”：為我們客戶的一個活動提供工作活動技術(shù)支持。
這是我第一次站在面向客戶的一面(我從事通信工作;我們很少出去)。雖然我很緊張，但我被告知客戶已經(jīng)熟悉這項(xiàng)技術(shù)。
所以，我想知道，我們將在會議上做什么?
很多，事實(shí)證明。
雖然與會者普遍與活動技術(shù)保持良好關(guān)系，但我驚訝地看到我和我的同事提供的大量支持。與其說是為個別與會者進(jìn)行故障排除(盡管我們確實(shí)這樣做了)，不如說是我們幫助活動策劃者遠(yuǎn)離了活動技術(shù)維護(hù)的數(shù)量。
因?yàn)槟幕顒蛹夹g(shù)歸根結(jié)底是一種工具，所以確保它在整個活動中得到適當(dāng)維護(hù)和集成非常重要。
以下是一些跡象表明您應(yīng)該為您的活動技術(shù)獲得現(xiàn)場支持：
1、您的與會者/演講者想知道如何使用活動應(yīng)用程序
無論您是第一次使用活動應(yīng)用程序，還是活動從來沒有沒有應(yīng)用程序，您的觀眾通常都會提出一些問題。
如果他們處于可管理的水平，并且您的活動工作人員精通該應(yīng)用程序，您也許可以通過一些額外的培訓(xùn)來確保您和您的同事都跟上進(jìn)度。
但是，如果您預(yù)計會有很多問題——例如，在我參加的活動中，我們在第一天的大部分時間里都在幫助與會者訪問活動應(yīng)用程序上的舊登錄信息——或者更愿意消除不確定性和堵塞登記臺線路，最好有專人回答問題。
2、您正在進(jìn)行民意調(diào)查或問答環(huán)節(jié)
通過民意調(diào)查和調(diào)查，結(jié)果可以立即通過應(yīng)用程序的后端獲得。但是，出于安全原因，通常只有少數(shù)關(guān)鍵員工具有管理權(quán)限。這通常意味著他們忙于其他事情而無法進(jìn)行民意調(diào)查!
在我參加的活動中，有幾位演講者想在他們的會議上使用現(xiàn)場投票;這使觀眾可以進(jìn)行投票，并在幾分鐘內(nèi)看到房間內(nèi)同事的共識。這也使演講者能夠就聽眾最感興趣的觀點(diǎn)發(fā)表演講，從而使會議更具活力和針對性。
為了使流程順利進(jìn)行，我或我的同事將與 A/V 經(jīng)理一起參加會議，首先進(jìn)行測試，然后在必要時翻轉(zhuǎn)正確的屏幕。作為專門的活動技術(shù)支持人員的替代方案，還可以指派具有管理權(quán)限的人員在會議期間坐下來進(jìn)行投票。對于正在處理其他任務(wù)的活動策劃者和活動工作人員來說，這并不總是可能的。
3、您需要對實(shí)時內(nèi)容進(jìn)行審核
在擔(dān)任活動技術(shù)支持期間，我做的最傷腦筋的事情之一就是審核一家知名航空公司首席執(zhí)行官的問答提交。
活動應(yīng)用程序允許觀眾在會議進(jìn)行時向特定會議提交問題。但是，面試官在面試過程中沒有時間瀏覽問題;活動策劃者還希望確保提出的問題是適當(dāng)?shù)?、有趣的和多樣化的?/p>
我的工作是將提交的問題傳達(dá)給活動經(jīng)理，充當(dāng)她和團(tuán)隊之間的中間人，然后他們會將問題發(fā)送到舞臺上正在進(jìn)行的對話中。這要求我在主題演講期間一直待著，在問題出現(xiàn)時準(zhǔn)備問題(過濾、編輯和格式化)，以便在需要時準(zhǔn)備好。
通過有一個專門的人來審核提交并簡化流程，活動策劃者和她的團(tuán)隊可以自由地處理其他問題。
4、您預(yù)計最后一刻的內(nèi)容更改
很少有活動完全按計劃進(jìn)行——這就是野獸的本性!幸運(yùn)的是，通過在會議和會議中包含事件應(yīng)用程序，不再需要在最后一分鐘更改或計劃更新時運(yùn)行到打印機(jī)。
事件應(yīng)用程序?qū)⒃?更改發(fā)生后的幾分鐘內(nèi)反映任何內(nèi)容更改 - 它只需要 wifi 連接。
當(dāng)然，這意味著當(dāng)這些更改確實(shí)彈出時，具有管理應(yīng)用程序訪問權(quán)限的人必須進(jìn)入以輸入新信息，甚至在必要時向與會者發(fā)送通知?；顒蛹夹g(shù)支持團(tuán)隊在活動當(dāng)天早上收到更改列表的情況并不少見!
5、活動應(yīng)用程序支持是參與的關(guān)鍵
當(dāng)然，假設(shè)您希望與會者使用您的活動應(yīng)用程序，并充分利用您的活動技術(shù)。
雖然活動應(yīng)用程序在會議和會議中具有很大的實(shí)用性，并且實(shí)際上已經(jīng)改變了與會者體驗(yàn)的格局，但它們?nèi)匀恍枰诨顒悠陂g進(jìn)行維護(hù)和支持。活動技術(shù)支持團(tuán)隊的工作是確保您為創(chuàng)建活動應(yīng)用程序所付出的辛勤工作得到回報。
無論這意味著輸入更改、參加會議以進(jìn)行實(shí)時民意調(diào)查和審核，還是親自幫助與會者，擁有正確類型和數(shù)量的活動應(yīng)用程序支持對于在參與和積極參與者的情況下順利舉辦活動至關(guān)重要。
