2022.10.26
活動策劃者現(xiàn)在所處的世界正在加速變化。我們生活在一個越來越以移動為先的數(shù)字化社會中，代表們的期望也相應(yīng)發(fā)生了變化。無論是內(nèi)部員工培訓(xùn)研討會、高管晚宴，還是大型企業(yè)研討會或貿(mào)易展，與會者都需要更加個性化的體驗(yàn)。
但是，由于要迎合過多的代表角色，今天要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)有多容易?
根據(jù) Cvent 和 Edelman Intelligence 的一項(xiàng)調(diào)查，參與者的期望和需求因角色、年齡和地區(qū)而異。例如，吸引英國千禧一代的東西可能不適合來自德國的嬰兒潮一代。要為每位與會者提供獨(dú)特且引人入勝的體驗(yàn)，您需要制定可靠的活動管理計(jì)劃。
技術(shù)現(xiàn)在是策劃師最好的朋友。它簡化了現(xiàn)代活動管理流程——從場地采購和注冊到現(xiàn)場參與和活動后評估，同時確保通過移動活動應(yīng)用程序等首選的通信和交互方式為不同的與會者角色提供服務(wù)。
然而，首先，計(jì)劃成功的活動以吸引不同的角色需要一個可擴(kuò)展的策略，考慮最佳實(shí)踐，并且可以實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)，例如提高投資回報(bào)率、有效整理代表數(shù)據(jù)和分析、有效注冊、增強(qiáng)品牌形象和改進(jìn)利益相關(guān)者問責(zé)制。
2022 年活動管理最佳實(shí)踐終極指南無疑可以通過僅查看七個不同要素來幫助您實(shí)現(xiàn)這一戰(zhàn)略：
一、活動目標(biāo)
在潛入計(jì)劃活動的黑暗、復(fù)雜世界之前，您需要定義您的活動目標(biāo)。為什么要舉辦活動?獲得新客戶?為現(xiàn)有客戶舉辦培訓(xùn)研討會?增加您的協(xié)會成員或提高員工士氣?只有確定了活動的目標(biāo)，你才能有效地規(guī)劃你需要什么類型的活動。
例如，它可以是網(wǎng)絡(luò)研討會、籌款活動、路演、高管晚宴、大型會議或貿(mào)易展的展臺。
為了定義活動的目標(biāo)，有一個簡單的四點(diǎn)策略可以遵循：
· 識別受眾。 目標(biāo)受眾是誰?該活動是否希望吸引新客戶或吸引現(xiàn)有客戶或合格的潛在客戶?是培訓(xùn)和鑒賞會還是內(nèi)部員工?預(yù)計(jì)有多少人參加?
· 你的內(nèi)容是什么? 也許更重要的是，預(yù)期的收獲是什么?活動內(nèi)容是否需要促使人們注冊某些東西?還是應(yīng)該激發(fā)、激勵或教育代表了解特定的產(chǎn)品和服務(wù)?
· 你為什么要組織這個活動? 活動如何與您的組織目標(biāo)保持一致?活動的短期和長期目標(biāo)是什么?您需要產(chǎn)生潛在客戶嗎?樹立行業(yè)公信力?獎勵員工或建立新的業(yè)務(wù)伙伴關(guān)系?每個活動從一開始就應(yīng)該有一個明確的目的。
· 你的目標(biāo)是可衡量的嗎? 除非您可以衡量自己的目標(biāo)，否則您將無法確定活動的影響。您產(chǎn)生了多少潛在客戶?你做過成本效益分析嗎?如果是，那么您使用什么指標(biāo)來 衡量您的活動投資回報(bào)率?
二、活動預(yù)算
根據(jù)第二屆年度全球活動行業(yè)基準(zhǔn)研究， 組織者認(rèn)為預(yù)算編制是規(guī)劃和執(zhí)行活動中最具挑戰(zhàn)性的部分。
由于這部分戰(zhàn)略最終與您組織的財(cái)務(wù)目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，因此制定詳細(xì)、深思熟慮的預(yù)算計(jì)劃非常重要，這將幫助您跟蹤成本、節(jié)省時間、展示投資回報(bào)率并做出更好的業(yè)務(wù)決策.
一旦確定了活動的重點(diǎn)，您需要對所涉及的所有費(fèi)用進(jìn)行估算，包括間接費(fèi)用和稅費(fèi)。請記住，您的活動應(yīng)該圍繞您的財(cái)務(wù)資源進(jìn)行計(jì)劃，反之亦然。
第一步是制作活動生命周期中所有預(yù)算項(xiàng)目的綜合列表，例如：
· 場地租用
· 視聽 (AV)
· 食品與飲品
· 住宿和旅行
· 演講者費(fèi)用
· 營銷和推廣
· 服務(wù)費(fèi)和其他成本構(gòu)成
下一步是研究活動預(yù)算成本，以獲得盡可能接近實(shí)際成本的估計(jì)定價。這可以通過檢查先前活動的歷史定價數(shù)據(jù)并考慮通貨膨脹來完成，或者通過與供應(yīng)商核對并請求多個報(bào)價以獲得更清晰的定價圖來完成。
提示：與供應(yīng)商打交道時，請確保您的簡報(bào)盡可能緊湊，以便您清楚了解舉辦活動所涉及的成本。包括通常被忽略的成本組成部分，如稅收、小費(fèi)等。請記住，您需要選擇符合您的活動愿景且易于合作的供應(yīng)商。不要簡單地選擇最低出價者!
管理您的活動預(yù)算就像打開 Google 電子表格、填充數(shù)據(jù)和編輯條目一樣簡單。但是，制定預(yù)算和跟蹤費(fèi)用的手動計(jì)劃可能是一個非常耗時的過程，可能會導(dǎo)致很大的壓力。
如今，活動管理軟件套件包括專用的 活動預(yù)算管理 工具，可確保準(zhǔn)確收集預(yù)算信息，同時幫助您輕松跟蹤支出、生成預(yù)算報(bào)告并展示活動的投資回報(bào)率。
三、活動營銷
除了預(yù)算之外，活動營銷和促銷是當(dāng)今活動組織者面臨的三大挑戰(zhàn)之一。在這個社交媒體驅(qū)動敘事的時代，與會者與品牌互動的方式已經(jīng)徹底改變。為了讓合適的參與者參加合適的活動，您需要消除噪音并執(zhí)行成功的 活動營銷策略。
在規(guī)劃活動營銷策略之前，您需要了解您的目標(biāo)受眾。
· 受眾人口統(tǒng)計(jì)是什么?
· 活動為與會者解決了什么問題?
· 與會者使用哪些社交媒體渠道?
· 與會者一天中的什么時間在線?
· 為什么活動很重要?
從這些問題中得出的結(jié)論將構(gòu)成您的活動營銷策略的基礎(chǔ)。
活動生命周期中的每個接觸點(diǎn)和每個與會者的互動都將成為加強(qiáng)組織品牌的機(jī)會。由于我們生活在一個聯(lián)系日益緊密的世界中，因此必須結(jié)合技術(shù)來大規(guī)模個性化這些交互。
主要渠道包括：
活動網(wǎng)站
活動的網(wǎng)站是主要和最重要的接觸點(diǎn)，也是重要的促銷工具。確保您的網(wǎng)站不僅美觀，而且易于更新和更改，同時保持品牌一致性。 品牌 化您的活動網(wǎng)站對于活動的成功至關(guān)重要，因此請確保您特別關(guān)注設(shè)計(jì)過程。
借助最新的活動管理軟件解決方案套件， 創(chuàng)建自定義活動網(wǎng)站 從未如此簡單。不需要技術(shù)專長，當(dāng)然也不需要學(xué)習(xí)計(jì)算編碼。使用簡單的拖放工具，您可以 從頭開始構(gòu)建完整的網(wǎng)站 ，使您能夠收集注冊和付款并宣傳您的活動，提供有關(guān)參與者選擇參加時可以期待什么的詳細(xì)信息。
電子郵件營銷
對于 B2B 活動，電子郵件營銷仍然是推動注冊的首選方式。策劃一個 活動電子郵件營銷 活動需要非常小心，即使是一個小小的失誤也可能導(dǎo)致重大的法律問題，因?yàn)槟谔幚砜蛻舻膫€人信息。確保您了解 活動管理的 GDPR 最佳實(shí)踐 以及向聯(lián)系人發(fā)送電子郵件的當(dāng)?shù)胤ㄒ?guī)。
完成研究并從 Excel 工作表或 CRM 中提取潛在與會者數(shù)據(jù)后，您需要清理聯(lián)系人數(shù)據(jù)庫以更好地管理您未來的活動。
大多數(shù)活動管理軟件套件都提供集成的活動電子郵件營銷和活動聯(lián)系人管理解決方案，如果您希望簡化和更新您的地址簿并向潛在客戶和客戶發(fā)送自動提醒，這將是一個很大的幫助。
內(nèi)容營銷
組織成功的會議和活動需要細(xì)致的內(nèi)容營銷策略，涵蓋活動之前、期間和之后的各個方面。您的內(nèi)容計(jì)劃，無論是包括博客文章、新聞稿、信息圖表、視頻系列還是所有內(nèi)容的組合，都應(yīng)該在 活動計(jì)劃流程 開始之前制定好。
在活動之前，探索主題并圍繞它生成促銷內(nèi)容。獲得用戶即時關(guān)注的推薦方法是創(chuàng)建可跨社交渠道使用的短視頻內(nèi)容，以建立觀眾、興趣和預(yù)期。從與會者的角度思考您的活動的 USP。
在活動當(dāng)天，內(nèi)容應(yīng)旨在利用現(xiàn)場活動的發(fā)生，例如會議亮點(diǎn)、演講者報(bào)價、問答和通過社交媒體渠道生成的用戶生成內(nèi)容。
活動結(jié)束后，創(chuàng)建有影響力的活動后內(nèi)容，提醒與會者他們難忘的經(jīng)歷是有效活動營銷策略的重要組成部分。
發(fā)送后續(xù)電子郵件，展示不同的活動圖像或視頻集錦。這將提醒代表們他們所擁有的樂趣，并讓他們想要回來獲得更多。另外，不要忘記包括事后調(diào)查。
社交媒體
每個活動營銷策略都應(yīng)該有一個適當(dāng)?shù)纳缃幻襟w計(jì)劃。評估哪些渠道將推動最大的參與度，并制定一個可以在活動之前、期間和之后分發(fā)關(guān)鍵消息的內(nèi)容日歷。此外，將社交媒體用作客戶服務(wù)工具，以獲取代表反饋并快速有效地回答任何問題。
為什么不通過發(fā)布民意調(diào)查讓您的社交觀眾參與活動的規(guī)劃，讓他們對活動元素、演講者主題或其他讓他們感到參與和參與的因素進(jìn)行投票?
最大化活動影響力的另一種快速有效的方法是利用社交媒體影響者的力量。它不一定是昂貴的名人代言。它可能是擁有大量社會追隨者的行業(yè)影響者，也可能是專注于您所在市場領(lǐng)域的小眾微型影響者。
移動活動應(yīng)用
手機(jī)是個人的。我們?nèi)煲揽克麄儊碜屛覀兞私庾钚虑闆r，保持聯(lián)系和娛樂。借助 移動活動應(yīng)用程序，您可以促進(jìn)與目標(biāo)受眾的無縫和個性化互動。
為您的代表提供移動應(yīng)用程序使他們能夠在活動開始之前與您的活動建立更強(qiáng)大、更個性化的聯(lián)系，因?yàn)樗麄兛梢詫⑵溆米魉麄兊膫€人活動工具，幫助他們計(jì)劃他們個人希望從活動中獲得什么。
在活動期間，您可以發(fā)送推送通知以獲取新會議和即將舉行的會議的更新，告知與會者他們在活動期間不能錯過的內(nèi)容，并鼓勵他們在社交網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布他們的活動體驗(yàn)。
四、在線活動注冊
活動策略都是關(guān)于增加與會者注冊。無論最終目標(biāo)是推動銷售、產(chǎn)生潛在客戶還是建立業(yè)務(wù)關(guān)系，您都需要大量人員參加活動。
在全球范圍內(nèi)，受互聯(lián)網(wǎng)普及率上升和越來越多地使用移動應(yīng)用程序預(yù)訂活動的支持，預(yù)計(jì) 2018-2025 年在線活動票務(wù)市場將以 4.8% 的復(fù)合年增長率增長。如果您的與會者大多在線，建議使用最好的在線 活動注冊軟件 來為您的活動獲得更多注冊。您還可以使用一些創(chuàng)新的活動營銷技巧和竅門來增加注冊，例如早鳥折扣、贊助商參與、社交影響者參與。
五、現(xiàn)場活動簽到解決方案
為了給人留下良好的第一印象，活動簽到過程應(yīng)盡可能快速順暢，以便與會者可以花更多時間探索活動。想象一下，為您的活動制造了很多轟動效應(yīng)，但卻忽略了快速簽到的重要性。你最終會排長隊(duì)，滿臉不滿，可能還會有負(fù)面反饋。
通過使用 提供現(xiàn)場簽到和注冊設(shè)施的活動管理軟件TM ，您可以輕松減少這一主要痛點(diǎn)。憑借自助服務(wù)亭、無線、按需徽章打印和刷卡支付服務(wù)，現(xiàn)場活動簽到解決方案提供了眾多好處，例如：
· 加速簽到
· 無紙化表格
· 輕松管理大量人群
· 多重品牌機(jī)會
· 捐贈、抽獎券和商品的安全支付系統(tǒng)
· 減少團(tuán)隊(duì)的手動負(fù)擔(dān)
· 用于數(shù)據(jù)分析的現(xiàn)場報(bào)告和分析
六、改善與會者體驗(yàn)
簽到后，活動管理計(jì)劃中最關(guān)鍵的部分是如何確保與會者獲得一流的體驗(yàn)。創(chuàng)造令人難忘的參與體驗(yàn)并非易事。隨著世界的不斷變化，與會者的期望也在不斷變化。作為活動組織者，您可以利用移動活動應(yīng)用程序的強(qiáng)大功能為與會者創(chuàng)造引人入勝的個性化體驗(yàn)。
根據(jù) TechCrunch的一項(xiàng)研究，用戶每天花費(fèi)大約 5 個小時使用應(yīng)用程序，并且通常在他們的移動設(shè)備上花費(fèi)更多時間(實(shí)際上遠(yuǎn)不止于此)。如果人們無論如何都會大部分時間盯著他們的手機(jī)，為什么不利用這一點(diǎn)來獲得他們的注意力呢?
通過消除對紙質(zhì)手冊和日程安排的需求，這些應(yīng)用程序允許與會者通過交互式地圖、測驗(yàn)、游戲化、民意調(diào)查、反饋調(diào)查等更多地參與活動。移動應(yīng)用程序允許您發(fā)送通知，例如活動計(jì)劃的最后一分鐘更改、演講者請求或提前注冊和下載應(yīng)用程序的人的特別折扣。
除了個性化他們的日程安排外，代表們還可以查看還有誰已注冊參加，從而使他們能夠計(jì)劃網(wǎng)絡(luò)和進(jìn)行約會。
七、活動投資回報(bào)率
一旦實(shí)際活動結(jié)束，最重要的問題就出現(xiàn)了——您的活動成功了嗎?它推動了銷售嗎?你能降低成本嗎?您需要提供活動影響的可靠證據(jù)，以便利益相關(guān)者可以評估他們的投資是否是好的。
傳統(tǒng)上，注冊活動的參加者總數(shù)和活動后的反饋調(diào)查一直是活動成功程度的關(guān)鍵指標(biāo)。然而，活動管理技術(shù)已經(jīng)徹底改變了活動投資回報(bào)率的計(jì)算方式。您現(xiàn)在可以像電子郵件或您的活動網(wǎng)站等數(shù)字營銷組合的其他元素一樣衡量和優(yōu)化您的現(xiàn)場活動。這將幫助您進(jìn)行實(shí)時調(diào)整，并為未來規(guī)劃更加個性化的體驗(yàn)。
這里只是問自己幾個問題，以獲得更好的活動投資回報(bào)率：
· 評價最高的內(nèi)容和主題是什么?
· 哪些會議的出席率最高?
· 哪位演講者獲得了最多的社交媒體提及和參與?
· 網(wǎng)絡(luò)時間對與會者來說是否足夠?
這些數(shù)據(jù)可以幫助您在多個方面改進(jìn)您的活動，例如估算餐飲 (F&B) 成本、選擇場地和布局，以及利用反饋創(chuàng)建更多相關(guān)內(nèi)容。
由于涉及眾多有形和無形因素，衡量活動的真實(shí)價值并非易事。您需要一個適當(dāng)?shù)臏y量系統(tǒng)來 計(jì)算活動投資回報(bào)率 ，以便您可以在業(yè)務(wù)流程中實(shí)施更改并產(chǎn)生最大回報(bào)。在您的活動中，如果有不同的潛在客戶擁有自己的個性化體驗(yàn)，如何衡量代表滿意度等因素?這是一個可以提供幫助的簡單模板。
虛擬活動最佳實(shí)踐
在運(yùn)行虛擬活動時，您應(yīng)該采用一些特定的最佳實(shí)踐。關(guān)鍵是要確保您的觀眾盡可能地參與其中，即使坐在電腦屏幕后面也是如此。理想情況下，您應(yīng)該讓司儀充當(dāng)某種電視播音員，讓觀眾對即將到來的會議感到興奮，并提醒人們有關(guān)社交活動的信息。會議時間應(yīng)該較短，以便觀眾保持參與，并且活動本身應(yīng)該分成多個較短的日子，而不是坐在電腦前的一整天。最后，您必須確保您的演講者已準(zhǔn)備好與虛擬觀眾交談，并且他們知道如何進(jìn)行引人入勝的虛擬演示。而且，最重要的活動最佳實(shí)踐之一是擁有一個可以為您的活動提供動力的虛擬活動軟件。虛擬與會者中心是虛擬活動的絕佳工具，因?yàn)樗腔顒訝I銷和管理平臺的一部分。
活動管理最佳實(shí)踐如何使您的活動成功?
企業(yè)活動管理類似于具有不同復(fù)雜部件的重型機(jī)械，這些部件必須作為一個單一的有凝聚力的單元協(xié)同工作才能成功運(yùn)行。遵循明確定義和相關(guān)的最佳實(shí)踐將幫助您規(guī)劃使用該機(jī)器的策略，該策略可擴(kuò)展且成功并實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵目標(biāo)，例如：
· 快速、高效的注冊、登記和徽章流程
· 為與會者提供無縫的現(xiàn)場體驗(yàn)
· 輕松整理與會者數(shù)據(jù)和分析
· 大規(guī)模個性化個人體驗(yàn)
· 促進(jìn)聯(lián)網(wǎng)
· 提高投資回報(bào)率
· 提升品牌知名度
· 對利益相關(guān)者全面負(fù)責(zé)
根據(jù)本文中的框架設(shè)計(jì)活動策略，然后將其復(fù)制為成功的工作模板，用于不同復(fù)雜性和范圍的各種活動。
