會(huì)議是構(gòu)成您業(yè)務(wù)增長戰(zhàn)略基礎(chǔ)的旗艦活動(dòng)。它們是推動(dòng)現(xiàn)代溝通的重要工具——無論是用于銷售會(huì)議、董事會(huì)務(wù)虛會(huì)、培訓(xùn)研討會(huì)等內(nèi)部活動(dòng)，還是通過產(chǎn)品發(fā)布、新聞發(fā)布會(huì)和年度股東大會(huì)接觸主要利益相關(guān)者。無論您是想增加收入、產(chǎn)生潛在客戶、促進(jìn)銷售還是培訓(xùn)員工，會(huì)議都提供了將您的信息傳達(dá)給正確受眾的重要機(jī)會(huì)。
隨著會(huì)議對(duì)于推動(dòng)您的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略變得越來越重要，會(huì)議管理的需求也越來越重要。
一、會(huì)展行業(yè)現(xiàn)狀
從 2018 年到 2025 年，全球 MICE(會(huì)議、活動(dòng)、會(huì)議和展覽)行業(yè)預(yù)計(jì) 將以 7.6% 的復(fù)合年增長率增長，總規(guī)模達(dá)到約 11290
億英鎊。增長將主要受到國際商務(wù)旅客數(shù)量激增、政府發(fā)展 MICE
部門的舉措以及使用現(xiàn)代活動(dòng)策劃軟件和虛擬現(xiàn)實(shí)和增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)創(chuàng)造更多量身定制的沉浸式體驗(yàn)的趨勢的推動(dòng)。從地區(qū)來看，歐洲在全球 MICE 行業(yè)占據(jù)主導(dǎo)地位，占全球
MICE 行業(yè)份額的 42% 以上，預(yù)計(jì)在預(yù)測期內(nèi)將以 6.9% 的復(fù)合年增長率進(jìn)一步增長。
根據(jù) 2019 年英國會(huì)議調(diào)查，2017 年英國共舉行了 129 萬場會(huì)議，價(jià)值約 181
億英鎊。盡管英國脫歐的陰影籠罩著整個(gè)行業(yè)，但預(yù)計(jì)未來五年的增長將保持穩(wěn)定。
隨著更多會(huì)議和會(huì)議的計(jì)劃，對(duì)高效會(huì)議管理的需求可能會(huì)增加更多。但是要了解會(huì)議管理的全部內(nèi)容，讓我們首先定義什么是會(huì)議以及行業(yè)中發(fā)生的不同類型的會(huì)議。
二、什么是會(huì)議?
會(huì)議是人們討論特定主題的正式聚會(huì)，其性質(zhì)可以是學(xué)術(shù)、商業(yè)或政治。它們通常是有償?shù)?，不?duì)公眾開放，由行業(yè)專家和主題演講者出席，他們可以是名人或知名人士。組織會(huì)議的主要目的是圍繞討論的主題提供信息、教育和提高意識(shí)。
三、什么是虛擬會(huì)議?
在這個(gè)充滿不確定性的時(shí)代，許多規(guī)模越來越大的活動(dòng)不得不轉(zhuǎn)向虛擬環(huán)境。虛擬會(huì)議允許您的所有與會(huì)者進(jìn)行連接，即使它可能不是面對(duì)面的。借助分組討論室、引人入勝的內(nèi)容和激勵(lì)主題演講者，虛擬會(huì)議可以與面對(duì)面會(huì)議一樣有效——如果不是更有效的話。移動(dòng)會(huì)議虛擬降低了進(jìn)入門檻，減少了旅行和支出限制，否則可能會(huì)阻止一些人參加。
四、會(huì)議類型
組織的各種會(huì)議有：
1、研討會(huì)
這是一個(gè)互動(dòng)環(huán)節(jié)，一個(gè)或兩個(gè)演講者推動(dòng)與觀眾的對(duì)話。研討會(huì)本質(zhì)上是信息性和教育性的，旨在向觀眾傳授一些技能或知識(shí)，例如數(shù)字營銷技巧、房地產(chǎn)建議、個(gè)人理財(cái)和投資技巧等。
2、作坊
研討會(huì)不太正式，涉及很多與會(huì)者的參與。與研討會(huì)相比，它們更傾向于在講師的指導(dǎo)下向參與者傳授新技能。
3、圓桌會(huì)議
這是一個(gè)在參與者之間進(jìn)行充滿活力的討論和辯論的會(huì)議。沒有首席發(fā)言人，分配給每位發(fā)言人的時(shí)間有限。
4、座談會(huì)
座談會(huì)是一個(gè)小型會(huì)議，其中幾位專家討論一個(gè)共同的主題。它通常在一天內(nèi)完成。
五、會(huì)議 vs 活動(dòng) vs 公約
“活動(dòng)”是一個(gè)總稱，用于描述任何形式的有組織的聚會(huì)——從公司會(huì)議和商務(wù)會(huì)議到生日和婚禮。會(huì)議和公約都包含在活動(dòng)中;然而，公約有完全不同的目的。它們本質(zhì)上更非正式，比傳統(tǒng)會(huì)議有更多的參與和互動(dòng)，并迎合特定的行業(yè)、專業(yè)和狂熱，例如倫敦動(dòng)漫展。
六、需要會(huì)議管理
隨著定期組織各種規(guī)模和復(fù)雜性的會(huì)議，活動(dòng)策劃者越來越需要更加擅長會(huì)議管理。從分配預(yù)算、優(yōu)化資源、監(jiān)控團(tuán)隊(duì)成員和任務(wù)，到確保流暢的現(xiàn)場體驗(yàn)，您需要從頭到尾監(jiān)督整個(gè)項(xiàng)目的成功執(zhí)行。
這是一個(gè)有趣的類比。將會(huì)議想象成一個(gè)單一的彩色掛毯，您需要使用代表活動(dòng)預(yù)算、場地采購、注冊(cè)、現(xiàn)場體驗(yàn)、活動(dòng)后反饋等的不同顏色的線來編織它。但是，您如何有效地管理這些線程以避免造成混亂?
這是會(huì)議管理可以大有幫助的地方。有如此多的任務(wù)要導(dǎo)航、要撥打的電話、要管理的人員和要跟蹤的事情，這項(xiàng)工作可能會(huì)變得非常有壓力。通過制定適當(dāng)?shù)臅?huì)議管理計(jì)劃，您可以輕松實(shí)現(xiàn)活動(dòng)目標(biāo)、降低成本并提高與會(huì)者滿意度。那么，可以通過哪些不同的方式進(jìn)行會(huì)議管理呢?
七、會(huì)議管理類型
1、內(nèi)部流程
如果組織內(nèi)有大量資源和人力，會(huì)議可以在內(nèi)部組織。
2、聯(lián)合伙伴關(guān)系
有時(shí)，活動(dòng)策劃者與機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人士一起提供專業(yè)服務(wù)，例如網(wǎng)站設(shè)計(jì)、調(diào)查管理等。
3、第三方組織者
一些公司聘請(qǐng)第三方組織者來提供端到端的會(huì)議管理解決方案。這些第三方服務(wù)提供商在市場上享有盛譽(yù)，并使用現(xiàn)代會(huì)議管理軟件和工具從頭到尾管理活動(dòng)。
八、會(huì)議管理流程
組織一次成功的會(huì)議需要精心策劃。會(huì)議管理過程的每一步都需要考慮到最后的細(xì)節(jié)。以下是可幫助您決定如何進(jìn)行的簡要指南列表：
步驟#1——你的會(huì)議目標(biāo)是什么?
首先，您需要確定會(huì)議的目的是什么。您是否希望獲得更多收入?建立品牌知名度?推出新產(chǎn)品?增加會(huì)員?最終，您組織會(huì)議的方式將與您的最終目標(biāo)相關(guān)聯(lián)，因此第一步是坐下來，集思廣益并列出您的目標(biāo)。
步驟#2 – 最終確定預(yù)算
一旦確定了會(huì)議的目的，就開始制定總體預(yù)算。您將承擔(dān)哪些主要和次要費(fèi)用?探索可用的不同贊助選項(xiàng)，然后創(chuàng)建一個(gè)包含所有相關(guān)成本項(xiàng)目的清單，例如：
場地
人員
住宿和旅行
食品與飲品
揚(yáng)聲器
娛樂
影音設(shè)備
無線上網(wǎng)
營銷和推廣
雜項(xiàng)生產(chǎn)成本
完成此操作后，總費(fèi)用會(huì)增加約 10-15%，因?yàn)榭偸谴嬖诔杀境У目赡苄浴?/p>
步驟#3 – 設(shè)置操作
這是您啟動(dòng)會(huì)議管理的步驟。創(chuàng)建一個(gè)團(tuán)隊(duì)來計(jì)劃和執(zhí)行會(huì)議，分配專門的任務(wù)，并草擬完成的時(shí)間表。與酒店、交通供應(yīng)商聯(lián)系，并事先確定價(jià)格以獲得最優(yōu)惠的價(jià)格。
步驟#4 – 入圍演講者
演講者是您會(huì)議的重要組成部分，也是吸引更多參與者的關(guān)鍵因素。根據(jù)您的預(yù)算，為您的會(huì)議列出相關(guān)發(fā)言人，并與他們聯(lián)系以詢問他們的可用性。一旦你完成了你的名單，通過向演講者提供一本手冊(cè)來跟進(jìn)，其中包括會(huì)議摘要、你尋求實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)以及你希望向與會(huì)者傳播的信息。
步驟#5 – 建立網(wǎng)站、移動(dòng)應(yīng)用程序、數(shù)字營銷活動(dòng)
對(duì)于任何會(huì)議，必須有一個(gè)整潔、可導(dǎo)航的網(wǎng)站，提供活動(dòng)計(jì)劃的詳細(xì)信息，并允許與會(huì)者輕松進(jìn)行預(yù)注冊(cè)。您還需要有專門的數(shù)字和社交媒體營銷團(tuán)隊(duì)，通過推出引人入勝的內(nèi)容在數(shù)字空間中創(chuàng)造更多的關(guān)注。這可以在內(nèi)部完成，也可以與提供專業(yè)服務(wù)的機(jī)構(gòu)合作。營銷最終可能成為主要的成本組成部分，因此請(qǐng)確保您進(jìn)行明智的計(jì)劃。
步驟#6 – 準(zhǔn)備現(xiàn)場操作;查看設(shè)備詳細(xì)信息
與您的團(tuán)隊(duì)一起安排現(xiàn)場操作，在會(huì)場進(jìn)行會(huì)議預(yù)演。音頻/視頻設(shè)備工作正常嗎?裝飾是否與會(huì)議主題一致?現(xiàn)場是否有技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)幫助演講者上臺(tái)或處理任何緊急情況?只需一個(gè)小故障和最后一分鐘的障礙就可以將您的會(huì)議變成一場災(zāi)難，因此請(qǐng)確保您處于領(lǐng)先地位!
九、使用會(huì)議管理軟件
會(huì)議管理可能是一件乏味且累人的事情，尤其是在涉及大量體力工作的情況下。作為一名活動(dòng)策劃者，如果您在管理注冊(cè)、預(yù)訂、付款、紙質(zhì)表格等任務(wù)上花費(fèi)大量時(shí)間和資源，那么現(xiàn)在是時(shí)候投資購買好的會(huì)議管理軟件了。
您如何確定市場上最好的會(huì)議管理軟件?這很簡單，只需選擇可以自動(dòng)執(zhí)行復(fù)雜任務(wù)并與您的最終目標(biāo)一致的任務(wù)，即發(fā)展您的業(yè)務(wù)、留住客戶、節(jié)省寶貴的工時(shí)和最大化投資回報(bào)率。
十、理想會(huì)議管理軟件的特點(diǎn)
為了支持不同形式和規(guī)模的會(huì)議并創(chuàng)建世界級(jí)的活動(dòng)，理想的 會(huì)議管理軟件 應(yīng)提供不同的功能，例如：
注冊(cè)管理： 管理和簡化您的活動(dòng)的注冊(cè)。 根據(jù)用戶偏好提供個(gè)性化路徑以最大化體驗(yàn)。
住宿管理： 通過與頂級(jí)旅行社的整合，預(yù)訂房間、交通路線和相關(guān)請(qǐng)求。
現(xiàn)場登記和徽章： 快速登記流程，消除排隊(duì)和簡單的徽章打印和支付選項(xiàng)。
演講者管理： 對(duì)于學(xué)術(shù)會(huì)議，創(chuàng)建一個(gè)單一的中心，通過高效的論文征集流程來整理演講想法、簡歷、頭像和演講。
潛在客戶管理： 提供必要的工具來收集和跟進(jìn)潛在客戶。如果此功能與您的 CRM
系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，那么您還將擁有跟蹤投資回報(bào)率和展示會(huì)議影響所需的數(shù)據(jù)。
會(huì)議出席跟蹤： 使用徽章掃描或 RFID 技術(shù)跟蹤會(huì)議期間與會(huì)者的活動(dòng)。這還將為您提供分析參與者行為模式和購買信號(hào)的數(shù)據(jù)。
社交參與解決方案： 通過社交媒體共享選項(xiàng)提高與會(huì)者參與度。
贊助商管理： 跟蹤贊助商并隨時(shí)提供對(duì)信息和相關(guān)材料的訪問。
移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序： 通過推送通知保持與會(huì)者的參與度，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，并提供快速的潛在客戶捕獲能力。
制定適當(dāng)?shù)臅?huì)議管理計(jì)劃將幫助您為組織的短期和長期目標(biāo)制定可靠的戰(zhàn)略。但是，在深入了解計(jì)劃會(huì)議的復(fù)雜性之前，重要的是首先了解與會(huì)者的期望、他們?cè)谀幕顒?dòng)中尋找什么，以及什么會(huì)讓他們獲得更多回報(bào)。
