要成為策劃者的夢(mèng)想場(chǎng)所，需要響應(yīng)能力、完美的服務(wù)和最新的設(shè)施。當(dāng)您管理多個(gè)場(chǎng)館和活動(dòng)時(shí)，保持每個(gè)接觸點(diǎn)的完善并非易事，但這是必不可少的。那么，您如何及早發(fā)現(xiàn)問題，對(duì)您的產(chǎn)品進(jìn)行創(chuàng)新，并隨著時(shí)間的推移不斷改進(jìn)呢?查看下面的場(chǎng)地管理指南，了解技巧和策略，以確保您的場(chǎng)地管理流程永不生銹，并推動(dòng)銷售和退貨。
盡管您可能無法立即實(shí)施其中一些策略，但由于 COVID-19
大流行，大多數(shù)大型現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)仍處于暫停狀態(tài)，但我們希望您能夠從中汲取靈感并使用為您和您的場(chǎng)地做好準(zhǔn)備以取得成功的信息。
探索我們的場(chǎng)地管理指南，了解 20 條必知技巧：
快速溝通——從預(yù)訂前到活動(dòng)后
活動(dòng)策劃者想知道，從他們的第一次外展到活動(dòng)后的匯報(bào)，他們可以聯(lián)系到代表您場(chǎng)地的真人。
1. 使用技術(shù)管理您的 RFP
研究表明，策劃者希望 RFP 響應(yīng)的速度和準(zhǔn)確性，因此培養(yǎng)有效的響應(yīng)流程非常重要。利用自動(dòng)潛在客戶評(píng)分可確保您快速篩選傳入的 RFP
并有效地確定集團(tuán)業(yè)務(wù)潛在客戶的優(yōu)先級(jí)。您必須及時(shí)響應(yīng)每個(gè) RFP，但潛在客戶評(píng)分可確保您知道哪些要拒絕，哪些需要定制的 RFP
響應(yīng)和與策劃者的聯(lián)系。永遠(yuǎn)記住，策劃者正在尋找最佳的整體配合——在 COVID-19 期間尤其如此。
2. 為每個(gè)活動(dòng)分配一名活動(dòng)禮賓
在瘋狂的活動(dòng)中，策劃者不可能同時(shí)無處不在。通過指派聯(lián)絡(luò)人來幫助他們解決諸如設(shè)置和故障之類的事情;協(xié)調(diào)清潔、技術(shù)和安全需求;并了解與會(huì)者的脈搏以評(píng)估活動(dòng)的進(jìn)展情況。
3. 活動(dòng)臨近時(shí)分享主要聯(lián)系電話號(hào)碼
活動(dòng)策劃者總是在忙碌中——向他們提供一個(gè)聯(lián)系人的手機(jī)號(hào)碼，讓他們放心，您可以在緊急情況下隨時(shí)待命并且很容易聯(lián)系到他們。但是，設(shè)置一些參數(shù)。讓他們知道，除非問題需要立即處理，否則您有時(shí)無法使用。然后同意發(fā)短信“STAT”或“ASAP”，表明他們需要您立即回復(fù)。
簡化與場(chǎng)地團(tuán)隊(duì)和活動(dòng)策劃者的溝通
您需要讓您的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)和您的客戶參與其中，以便在您的設(shè)施中計(jì)劃和舉辦成功的活動(dòng)。
4. 使用客戶關(guān)系管理 (CRM) 軟件
酒店銷售和餐飲軟件是場(chǎng)地管理的寶貴工具。您的 CRM
將使跨屬性的團(tuán)隊(duì)保持在同一頁面上，自動(dòng)化關(guān)鍵的早期接觸點(diǎn)，并幫助設(shè)置優(yōu)先級(jí)。戰(zhàn)略性地使用您的CRM 將促進(jìn)和維持集團(tuán)銷售。
5. 在活動(dòng)期間利用可穿戴通信設(shè)備
溝通必須是即時(shí)的，從分組會(huì)議早餐到主題演講者綠色房間再到登記臺(tái)。藍(lán)牙耳機(jī)和智能手表可讓您通過語音和文本立即與團(tuán)隊(duì)溝通。對(duì)于大型活動(dòng)，最好依靠對(duì)講機(jī)——即使
WiFi 或蜂窩服務(wù)出現(xiàn)問題，它們也能正常運(yùn)行。
6.召開班前會(huì)議
以跨團(tuán)隊(duì)的聚會(huì)開始每一天。不需要很長時(shí)間——10
分鐘的站立會(huì)議也可以。在每次活動(dòng)之前聚在一起，讓每個(gè)人都清楚自己的責(zé)任，并灌輸一種主人翁感。食品和飲料將知道預(yù)期的內(nèi)容，包括任何最后一刻的變化。管理當(dāng)天任務(wù)的團(tuán)隊(duì)成員將有明確的優(yōu)先級(jí)。這構(gòu)建了過濾到活動(dòng)客戶端的質(zhì)量和一致性。
與企業(yè)活動(dòng)策劃者建立關(guān)系
要與公司策劃師進(jìn)行新的銷售或刺激重復(fù)業(yè)務(wù)，您需要一定程度的熟悉度。他們對(duì)活動(dòng)策劃的滿意程度如何?他們還有其他工作職責(zé)嗎?他們的場(chǎng)地痛點(diǎn)是什么?值得慶幸的是，隨著時(shí)間的推移，有許多策略可以激發(fā)和加深這些關(guān)系。
7. 參加目標(biāo)市場(chǎng)的活動(dòng)
在一個(gè)壓力較小、中立的地點(diǎn)結(jié)識(shí)策劃人員，他們不會(huì)感到壓力。確保您參加適當(dāng)?shù)臅?huì)議、研討會(huì)和其他活動(dòng)
——無論是面對(duì)面的、虛擬的還是兩者兼而有之——以建立最重要的個(gè)人聯(lián)系。如果可能的話，從您的活動(dòng)團(tuán)隊(duì)中帶上或介紹一兩個(gè)關(guān)鍵成員，向潛在客戶展示您提供的專業(yè)水平和客戶服務(wù)。
8. 保持與策劃者的溝通真實(shí)和透明
閑聊和提供個(gè)人風(fēng)格之間有一條細(xì)線。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候通過電子郵件和電話跟進(jìn)，但不要用“只是簽到”的信息來淹沒策劃者——有一些實(shí)質(zhì)性的東西可以分享或詢問。不要自動(dòng)開始向策劃人員發(fā)送電子郵件通訊等營銷材料;相反，讓他們知道如果有興趣可以去哪里注冊(cè)。記住在你的信息中盡可能使用支持的語氣，而不是銷售的語氣。
9. 讓您的網(wǎng)站訪問在競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出
讓來訪的計(jì)劃者感到特別：了解他們何時(shí)到達(dá)，并提前在大廳找人與他們會(huì)面。提供咖啡和茶，并將他們介紹給盡可能多的活動(dòng)日?qǐng)F(tuán)隊(duì)。與您的 A/V
團(tuán)隊(duì)在您的一個(gè)會(huì)議室中向他們進(jìn)行演示。在您的場(chǎng)地分享類似活動(dòng)的精美照片和3D
活動(dòng)圖表，以展示您的準(zhǔn)備情況。在社交距離期間，虛擬旅游也是如此。使用任何和所有技術(shù)為策劃者提供他們?cè)谡雇磳l(fā)生的活動(dòng)時(shí)所需的重要信息至關(guān)重要。
10. 向策劃者詢問他們的三大場(chǎng)館增值
與策劃者聯(lián)系，了解他們?cè)趫?chǎng)地中最看重的東西。例如，他們可能最關(guān)心注冊(cè)和活動(dòng)管理技術(shù)?；蛘?，也許為與會(huì)者提供白手套個(gè)性化是他們的首要任務(wù)。也許他們想要有限的會(huì)議空間或食品和飲料折扣。了解具體情況，在他們關(guān)心的領(lǐng)域提供正確的激勵(lì)措施和人員配備，例如技術(shù)支持或非同尋常的咖啡吧。
與供應(yīng)商建立牢固的合作伙伴關(guān)系
活動(dòng)策劃者希望您成為供應(yīng)商值得信賴的資源——這就是為什么您必須與您所在地區(qū)的餐飲公司、A/V
公司和其他活動(dòng)服務(wù)提供商建立牢固的合作伙伴關(guān)系。通過與供應(yīng)商建立關(guān)系，您可以在旺季為您的客戶贏得優(yōu)先購買權(quán)。這是一個(gè)增值的專業(yè)策劃師記住。
11. 將您的物業(yè)打造為當(dāng)?shù)氐慕艹鐾婕?/p>
小型企業(yè)在您的酒店物業(yè)周圍來來往往。通過在當(dāng)?shù)厣虝?huì)的活動(dòng)和酒店業(yè)之夜保持可見性，為您的長凳提供優(yōu)質(zhì)的支持?？紤]贊助當(dāng)?shù)鼗顒?dòng)和組織，或通過廣告維持在媒體中的存在。
12. 舉辦供應(yīng)商交易會(huì)
通過一年一度的活動(dòng)展示您的設(shè)施，吸引潛在的新花店、食品卡車、A/V
專業(yè)人士和餐飲服務(wù)商。除了為您的活動(dòng)客戶審查潛在的新資源外，這還讓首選供應(yīng)商知道他們必須將他們的 A-game 帶到每個(gè)功能中。
13. 特別注意你的第一縱梁
有時(shí)會(huì)為值得信賴的供應(yīng)商提供水療服務(wù)甚至客房住宿等便利設(shè)施。在您的禮品店或酒店酒吧/餐廳為他們提供折扣。提議在您的網(wǎng)站上將他們列為首選供應(yīng)商，或創(chuàng)建他們可以在其網(wǎng)站上發(fā)布的品牌徽章(鏈接到您的酒店)。在社交媒體上與他們聯(lián)系
— 提高您對(duì)他們的追隨者的知名度 — 并發(fā)布在線評(píng)論。
專注于長期場(chǎng)館資產(chǎn)管理
將自己建立為可靠和首選的場(chǎng)所在很大程度上取決于您的設(shè)施。您的宴會(huì)廳是否具有出色的音響效果?您的展廳是否有足夠的浴室(正常工作)?您的 HVAC
功能如何?您的場(chǎng)地在舉辦混合活動(dòng)方面的適應(yīng)性如何? 資產(chǎn)管理使您的場(chǎng)地在未來保持活力。
14. 優(yōu)先考慮變更
今天的策劃師希望場(chǎng)地空間是空白(但經(jīng)過拋光)的畫布，他們可以在其上構(gòu)建出色的項(xiàng)目。沒有顯示年齡或缺少有吸引力的現(xiàn)成家具的場(chǎng)地根本沒有競(jìng)爭(zhēng)力。仔細(xì)檢查您的會(huì)議室并安排升級(jí)，以吸引策劃者的更多興趣。但不要就此止步。最重要的是，確保您的場(chǎng)地配備齊全，以支持
安全的會(huì)議和活動(dòng)，重點(diǎn)關(guān)注從最新的健康和安全協(xié)議到社交距離安排再到安全食品和飲料的方方面面。行業(yè)的未來瞬息萬變，保持消息靈通并進(jìn)行任何必要的更新以為現(xiàn)在和未來的每個(gè)相關(guān)人員提供安全體驗(yàn)比以往任何時(shí)候都更為重要。
15. 根據(jù)您的目標(biāo)活動(dòng)個(gè)性化您的場(chǎng)地
您應(yīng)該能夠個(gè)性化每個(gè)活動(dòng)。如果您在公司活動(dòng)旺季的閑暇時(shí)間在SMERF
團(tuán)體銷售方面做得很好，您需要將這些受眾納入您的升級(jí)計(jì)劃。例如，您可能是民間團(tuán)體或非營利組織組織的年度活動(dòng)的熱門場(chǎng)所。其中一些組織仍然依賴于技術(shù)含量低的會(huì)議工具，例如白板——因此請(qǐng)保持手頭的供應(yīng)。
你在夏天畫旅游青年體育聯(lián)盟或家庭團(tuán)聚嗎?準(zhǔn)備好在會(huì)議室看電影之夜的舒適椅子，以及放在游泳池附近的便攜式冰淇淋吧 - 只在需要時(shí)才推出。
16. 讓您的技術(shù)保持領(lǐng)先地位
如果您的技術(shù)不是最新的，活動(dòng)策劃者將不會(huì)再與您合作。主題演講期間的 WiFi
故障、直播中斷或當(dāng)您向與會(huì)者詢問數(shù)字問題時(shí)(無論是面對(duì)面還是在線)，都會(huì)嚴(yán)重破壞活動(dòng)的流程。活動(dòng)參與者會(huì)很快感到沮喪，您的場(chǎng)地將在策劃者中獲得壞名聲。確保您的設(shè)施能夠支持最新的活動(dòng)技術(shù)趨勢(shì)，例如游戲化、行為推薦引擎、投影映射和第二屏幕。
設(shè)身處地為活動(dòng)策劃者和活動(dòng)參與者著想
從試圖參加潛在利潤豐厚的貿(mào)易展覽或會(huì)議的人的角度體驗(yàn)?zāi)膱?chǎng)地。這是衡量客戶服務(wù)和識(shí)別問題點(diǎn)的好方法。
17. 每周進(jìn)行一次排查以尋找問題
從您的場(chǎng)地外開始，然后進(jìn)入，密切關(guān)注細(xì)節(jié)。評(píng)估停車情況和到達(dá)/離開下客區(qū)的安全性、清潔度和流量。查看從前臺(tái)到您的展覽空間的內(nèi)部標(biāo)牌，看看它是否有效地引導(dǎo)了與會(huì)者。檢查您的公共廁所容量、功能和清潔度。請(qǐng)務(wù)必在整個(gè)旅程中測(cè)試智能手機(jī)上的
WiFi 信號(hào)，以識(shí)別盲點(diǎn)。
18.使用“秘密”或“神秘”客人
雖然這感覺像是一種“得到你”的策略，但神秘客人最好用來揭示影響客戶滿意度的長期服務(wù)和維護(hù)問題。讓這些客人在酒店過夜，體驗(yàn)入住、客房服務(wù)、餐廳、禮品店和禮賓服務(wù)。您可以使用酒店神秘購物服務(wù)，例如Coyle
Hospitality Group或 Guest Check?；蛘撸梢韵蜃≡谀频甑耐?、朋友和家人征求誠實(shí)的意見。
19. 分析入住體驗(yàn)，尋找優(yōu)化和精簡的機(jī)會(huì)
了解問題所在將幫助您制定改進(jìn)酒店團(tuán)體入住流程的策略。如果您提供遠(yuǎn)程團(tuán)體簽到，請(qǐng)?jiān)?iPhone 和 Android
上測(cè)試它的速度和準(zhǔn)確性。無論是您自己還是通過神秘客人進(jìn)行步行，設(shè)置一個(gè)計(jì)時(shí)器以查看在前臺(tái)以及通過電子信息亭辦理登機(jī)手續(xù)需要多長時(shí)間。召集工作人員到信息亭尋求幫助并評(píng)估他們的反應(yīng)。隨身攜帶大量行李，看看這對(duì)辦理登機(jī)手續(xù)有何影響。嘗試在高峰時(shí)間與全員一起辦理登機(jī)手續(xù)，以及在團(tuán)隊(duì)成員較少的較慢時(shí)間辦理登機(jī)手續(xù)。
20. 將活動(dòng)策劃者添加到您的團(tuán)隊(duì)中
確保您知道活動(dòng)策劃者想要什么的一種方法 是聘請(qǐng)他們加入您的酒店場(chǎng)地團(tuán)隊(duì)。聘請(qǐng)?jiān)谀闹饕I(lǐng)域有專長的策劃師，無論是 MICE、SMERF
還是奢華婚禮。或者聘請(qǐng)?jiān)谀胛嗷顒?dòng)(例如公司年會(huì)或大型會(huì)議)方面經(jīng)驗(yàn)豐富的策劃人員。以下是活動(dòng)策劃者如何幫助您完善場(chǎng)地管理：
發(fā)現(xiàn)您提供的每個(gè)活動(dòng)空間的設(shè)計(jì)和技術(shù)方面的不足。
與其他策劃者建立預(yù)先存在的關(guān)系。
在行業(yè)活動(dòng)中與策劃者建立新的關(guān)系。
為在您的場(chǎng)地舉辦活動(dòng)的客戶提供專業(yè)知識(shí)。
