過渡到新技術(shù)絕非易事，但對(duì)于虛擬活動(dòng)的未開發(fā)領(lǐng)域來說卻是必要的。今天我們將討論界定和實(shí)施虛擬技術(shù)的四個(gè)階段：
界定虛擬活動(dòng)技術(shù)
與跨職能團(tuán)隊(duì)實(shí)施和調(diào)整技術(shù)
使用新的虛擬技術(shù)執(zhí)行活動(dòng)
報(bào)告事件并收集指標(biāo)
通過完成這四個(gè)階段中的每一個(gè)階段，您將能夠確保數(shù)據(jù)一致、改善與會(huì)者體驗(yàn)、提高參與度、證明投資回報(bào)率并建立有效的跨職能團(tuán)隊(duì)。
第一 階段：界定虛擬活動(dòng)技術(shù)
采用任何虛擬事件技術(shù)的第一步是有效地確定您的各種選擇。目前市場(chǎng)上充斥著不同的供應(yīng)商，要對(duì)每個(gè)供應(yīng)商提供的所有不同功能、工具和自定義集成進(jìn)行分類可能會(huì)讓人不知所措。通過將過程分解為以下步驟，它變得更容易消化。
1、了解并定義您的活動(dòng)目標(biāo)和目的
在確定虛擬技術(shù)范圍時(shí)，我們牢記了一些關(guān)鍵點(diǎn)。首先，您需要定義您的活動(dòng)目標(biāo)和目的。無論目標(biāo)是增加一定比例的出席率、在活動(dòng)后推動(dòng)潛在客戶還是增加會(huì)員資格，都必須有一個(gè)“北極星”或舉辦活動(dòng)的理由，您的團(tuán)隊(duì)可以在以下情況下將其用作指路明燈做出決定。在評(píng)估您的事件技術(shù)時(shí)，這個(gè)原因變得至關(guān)重要。一旦確定了總體活動(dòng)目標(biāo)，您就可以開始評(píng)估各種虛擬活動(dòng)提供商的主要功能、數(shù)據(jù)報(bào)告和與會(huì)者參與度指標(biāo)。
2、確定報(bào)告投資回報(bào)率
虛擬和面對(duì)面的活動(dòng)在物流和技術(shù)方面有很大不同。最大的區(qū)別之一是您不再尋找擁有分組討論室和 AV
設(shè)備的完美場(chǎng)地。相反，您正在尋找一個(gè)虛擬“場(chǎng)所”，與會(huì)者可以同時(shí)聚集在一起消費(fèi)內(nèi)容。
但是，即使場(chǎng)地和技術(shù)存在差異，您仍然希望為虛擬活動(dòng)收集相同質(zhì)量和數(shù)量的數(shù)據(jù)。虛擬活動(dòng)在很大程度上是未知的，并且由于進(jìn)入門檻低，通常會(huì)吸引更多的注冊(cè)者。我們對(duì)虛擬活動(dòng)的關(guān)鍵指標(biāo)與我們對(duì)面對(duì)面項(xiàng)目感興趣的指標(biāo)非常相似：
注冊(cè)跟蹤
參加者登記號(hào)碼
參與度指標(biāo)(會(huì)話時(shí)長(zhǎng)、反饋、參與度等)
贊助商投資回報(bào)率
在確定各種虛擬提供商的范圍時(shí)，請(qǐng)確保您對(duì)他們的能力以及它們是否符合您的目標(biāo)有充分的了解。這樣，您將能夠準(zhǔn)確地將您的虛擬活動(dòng)成功與您的面對(duì)面活動(dòng)進(jìn)行比較。
3、跨職能團(tuán)隊(duì)和跨產(chǎn)品
在創(chuàng)建您的虛擬活動(dòng)時(shí)，不要將您的潛在技術(shù)僅限于一個(gè)提供商。先從內(nèi)部審視——貴組織當(dāng)前的活動(dòng)技術(shù)是否能夠滿足您為虛擬活動(dòng)設(shè)定的目標(biāo)?與您公司的其他部門核實(shí)，看看他們是否有任何技術(shù)可以探索。通常，這些部門可以包括
IT、營銷、銷售培訓(xùn)等。您可以讓每個(gè)部門的志愿者提出建議并就前進(jìn)的最佳方式進(jìn)行協(xié)作。
由于我們的規(guī)劃團(tuán)隊(duì)正在遠(yuǎn)程工作，因此協(xié)作對(duì)于此次活動(dòng)的成功至關(guān)重要。我們開始與過去不經(jīng)常合作的團(tuán)隊(duì)密切合作。我們與 IT
部門合作，了解視頻會(huì)議的來龍去脈。我們與全球需求團(tuán)隊(duì)一起分析了我們的活動(dòng)數(shù)據(jù)，以確保準(zhǔn)確性。我們幾乎每天都與我們的客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)合作，教授虛擬活動(dòng)的細(xì)微差別，以便他們?yōu)槲覀兊呐c會(huì)者提供幫助。將此次活動(dòng)策劃為統(tǒng)一戰(zhàn)線有助于其完美執(zhí)行，并使其成為我們不會(huì)很快忘記的活動(dòng)。
4、考慮您的與會(huì)者/參展商/贊助商體驗(yàn)
在確定虛擬活動(dòng)提供商的范圍時(shí)，最重要的考慮因素可能是與會(huì)者體驗(yàn)。當(dāng)我們計(jì)劃 Cvent CONNECT Virtual
時(shí)，我們希望創(chuàng)建一個(gè)活動(dòng)，讓行業(yè)在不確定的時(shí)期團(tuán)結(jié)起來。我們的大量研究和工作都用于確保我們的與會(huì)者、贊助商和參展商獲得美妙的體驗(yàn)。我們認(rèn)為有一些關(guān)鍵功能有助于讓體驗(yàn)變得難忘：
簡(jiǎn)化注冊(cè)
可導(dǎo)航的虛擬活動(dòng)平臺(tái)
簡(jiǎn)單的通訊工具
潛在客戶捕獲、預(yù)約、參展商管理
我們還希望確保我們的與會(huì)者有足夠的時(shí)間登錄虛擬活動(dòng)解決方案并在活動(dòng)開始前進(jìn)行探索。由于這對(duì)每個(gè)人來說都是新領(lǐng)域，所以對(duì)我們來說，擁有一個(gè)平臺(tái)很重要，讓與會(huì)者在參加整個(gè)會(huì)議之前先弄濕自己的腳。
第二階段：實(shí)施/構(gòu)建
一旦我們確定了我們要使用的虛擬事件提供者(劇透警告：我們自己的!)，我們必須花時(shí)間學(xué)習(xí)該工具。我們?cè)O(shè)身處地為與會(huì)者、參展商和贊助商著想：如果我們?cè)谔摂M平臺(tái)上參加或贊助活動(dòng)，Cvent
想看到什么?為了給參加我們活動(dòng)的人提供這種體驗(yàn)，我們必須學(xué)習(xí)我們的平臺(tái)。這意味著要進(jìn)行大量實(shí)踐練習(xí)，觀看培訓(xùn)視頻，參加每周的技術(shù)會(huì)議，并提出大量問題。
1、學(xué)習(xí)限制
學(xué)習(xí)產(chǎn)品也意味著了解產(chǎn)品的局限性。一旦我們決定用于我們的大型活動(dòng)，我們就必須同時(shí)考慮時(shí)間表和期望。
在此次活動(dòng)中，我們首次向公眾推出了這款產(chǎn)品，而我們的策劃團(tuán)隊(duì)只會(huì)在活動(dòng)推出前幾周開始接觸它。因此，我們必須真正專注于我們可以使用的功能，同樣重要的是，我們還不能使用的功能。不幸的是，沒有任何技術(shù)可以完成你想要的一切——總會(huì)有一些限制。您必須保持開放的心態(tài)，并愿意想出創(chuàng)造性的方法來使用該技術(shù)來實(shí)現(xiàn)您的活動(dòng)目標(biāo)。
2、與跨職能團(tuán)隊(duì)合作
我們處于一個(gè)獨(dú)特的位置，因?yàn)槲覀兡軌蛟谡麄€(gè)過程中與我們的產(chǎn)品管理團(tuán)隊(duì)直接聯(lián)系，提供反饋并幫助制定產(chǎn)品路線圖。我們與這個(gè)團(tuán)隊(duì)建立了互惠互利的合作關(guān)系。我們將在我們?nèi)碌钠脚_(tái)上舉辦我們的活動(dòng)(太可怕了!)，希望它能激發(fā)整個(gè)行業(yè)對(duì)我們產(chǎn)品的興趣，并在今年余下的時(shí)間里為我們的銷售引擎提供動(dòng)力。啟動(dòng)虛擬與會(huì)者中心成為我們的主要活動(dòng)目標(biāo)，建立它有助于我們做出一些關(guān)鍵的編程決策。在整個(gè)過程中，需要對(duì)該產(chǎn)品的限制和時(shí)間表保持透明。我們都需要在產(chǎn)品功能方面保持一致，以便每個(gè)人都知道會(huì)發(fā)生什么。
使用新技術(shù)或成熟技術(shù)時(shí)總是存在風(fēng)險(xiǎn)。為了最大限度地降低風(fēng)險(xiǎn)，我們比以往任何時(shí)候都更多地讓其他內(nèi)部團(tuán)隊(duì)參與了準(zhǔn)備過程：
質(zhì)量工程師團(tuán)隊(duì)
站點(diǎn)可靠性團(tuán)隊(duì)
產(chǎn)品管理團(tuán)隊(duì)
產(chǎn)品營銷團(tuán)隊(duì)
和更多
我們還成立了一個(gè)內(nèi)部危機(jī)委員會(huì)，由利益相關(guān)者組成。該團(tuán)隊(duì)共同制定行動(dòng)計(jì)劃、升級(jí)點(diǎn)和必要的溝通。
3、培訓(xùn)相關(guān)團(tuán)隊(duì)
由于這是一個(gè)全新的產(chǎn)品，我們花時(shí)間仔細(xì)培訓(xùn)所有相關(guān)團(tuán)隊(duì)。我們的一些策略包括：
個(gè)性化培訓(xùn)和預(yù)防措施
入職會(huì)議
辦公時(shí)間和每日簽到
貫穿整個(gè)活動(dòng)流程的培訓(xùn)課程
我們還與我們的客戶服務(wù)團(tuán)隊(duì)密切合作，以確保所有產(chǎn)品常見問題解答對(duì)于我們的銷售團(tuán)隊(duì)都是最新的。
4、測(cè)試和應(yīng)急計(jì)劃
最后，我們必須為最壞的情況做準(zhǔn)備：產(chǎn)品在活動(dòng)期間出現(xiàn)重大問題。我們擁有創(chuàng)紀(jì)錄的注冊(cè)數(shù)量和全新的平臺(tái)，因此我們知道我們必須在活動(dòng)開始前進(jìn)行“試運(yùn)行”。我們決定在虛擬與會(huì)者中心舉辦我們的全球市政廳作為測(cè)試。我們讓所有
4,000
名員工加入并在平臺(tái)上聆聽雷吉的演講。在內(nèi)部執(zhí)行此測(cè)試是一種很好的方式，不僅可以讓我們的團(tuán)隊(duì)充滿信心和洞察力，還可以讓公司的其他人體驗(yàn)產(chǎn)品并在活動(dòng)的成功中發(fā)揮至關(guān)重要的作用。
您希望為每一種可能的情況做好準(zhǔn)備，以免在事件發(fā)生時(shí)措手不及。它有助于確定危機(jī)的級(jí)別、涉及的人員以及需要升級(jí)的情況。定義危機(jī)計(jì)劃的關(guān)鍵是確保將活動(dòng)目標(biāo)放在首位。當(dāng)您的事件結(jié)果不再得到滿足時(shí)，那就是您必須采取更大、更激烈的行動(dòng)的時(shí)候。
然而，在我們的活動(dòng)中，當(dāng)活動(dòng)目標(biāo)是展示該產(chǎn)品時(shí)，我們遇到了額外的挑戰(zhàn)，即為虛擬與會(huì)者中心可能出現(xiàn)問題的極其不幸的情況進(jìn)行規(guī)劃。壓力非常大，我們非常精細(xì)地跨越了“我們?cè)谑裁磿r(shí)候不再實(shí)現(xiàn)我們的活動(dòng)目標(biāo)?”的界限。話雖如此，在這個(gè)新的虛擬環(huán)境中，每場(chǎng)比賽的壓力都很大。每個(gè)活動(dòng)都有自己的利害關(guān)系，所有活動(dòng)專業(yè)人士都有自己的壓力和風(fēng)險(xiǎn)。我們的與會(huì)者、參展商、贊助商和利益相關(guān)者都指望我們舉辦一場(chǎng)盛大的活動(dòng)，因此制定應(yīng)急計(jì)劃至關(guān)重要。
第三階段：執(zhí)行
Cvent CONNECT Virtual
的執(zhí)行是一場(chǎng)旋風(fēng)。雖然很累，但看到團(tuán)隊(duì)的長(zhǎng)時(shí)間工作、辛勤工作和創(chuàng)造性的產(chǎn)出變得栩栩如生是令人難以置信的回報(bào)。執(zhí)行虛擬事件與現(xiàn)場(chǎng)的親身體驗(yàn)完全不同。您不再需要在場(chǎng)地周圍跑來跑去，躲避攤位和與會(huì)者，也不再需要在格蘭諾拉麥片棒上吃點(diǎn)東西作為“飯菜”。為了使過渡更容易，我們實(shí)施了一些不同的策略。
1、面對(duì)面作戰(zhàn)室
今年我們并沒有聚在一起，而是在我們的客廳里舉辦了一場(chǎng) 42,000
人的活動(dòng)。我們能夠讓我們的一小部分團(tuán)隊(duì)在總部開會(huì)并保持社交距離，以便在作戰(zhàn)室執(zhí)行活動(dòng)。在這個(gè)前所未有的事件中，能夠在一起讓我們看起來有點(diǎn)正常。我們?cè)陔娔X上展示了分組會(huì)議，并在房間里直播了虛擬展位，所有這些都由我們的核心團(tuán)隊(duì)親自管理。
2、虛擬作戰(zhàn)室
很明顯，能夠進(jìn)入辦公室的人很少，所以我們也創(chuàng)建了虛擬作戰(zhàn)室。這些允許關(guān)鍵團(tuán)隊(duì)參加為期一天的 Zoom
會(huì)議，以提出問題、提供更新、故障排除等。重要的是，您的虛擬隊(duì)友可以加入作戰(zhàn)室，為活動(dòng)的成功做出貢獻(xiàn)。
3、帶有虛擬信息臺(tái)的漂移(聊天機(jī)器人)
我們還需要確保我們的與會(huì)者有一個(gè)地方可以尋求支持和答案。我們使用我們的聊天機(jī)器人Drift來幫助提供這些答案。我們?cè)O(shè)身處地為與會(huì)者著想，以確定活動(dòng)的哪些特點(diǎn)或方面可能會(huì)引發(fā)問題。在確定了一些常見場(chǎng)景后，我們編寫了四個(gè)不同的劇本來涵蓋事件的各個(gè)方面。
我們知道我們的聊天機(jī)器人無法回答所有問題，因此我們添加了流，以便將與會(huì)者引導(dǎo)到我們的銷售團(tuán)隊(duì)，以便在需要時(shí)進(jìn)行一對(duì)一的演示或支持?；顒?dòng)結(jié)束后，我們的報(bào)告顯示，我們深思熟慮的答案和流程回答了所有與會(huì)者問題的
70%。通過花時(shí)間像與會(huì)者一樣思考并創(chuàng)建這些不同的劇本，我們能夠提供更好的與會(huì)者體驗(yàn)。
4、松弛
最后，我們使用Slack(一種外部溝通工具)來保持內(nèi)部、客戶團(tuán)隊(duì)之間以及與參展商之間的溝通。
5、內(nèi)部的
Cvent 在全球設(shè)有辦事處，現(xiàn)在通過遠(yuǎn)程工作，我們所有的員工都分布在世界各地。我們需要有一個(gè)交流工具，供人們提問和查看有關(guān)活動(dòng)的公告。Slack
為我們提供了一個(gè)機(jī)會(huì)，可以向我們所有的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)分享有關(guān)我們活動(dòng)的重大更新和消息。
6、客戶團(tuán)隊(duì)
在面對(duì)面的活動(dòng)中，銷售代表和客戶經(jīng)理通常能夠一對(duì)一地與潛在或現(xiàn)有客戶聊天，進(jìn)行有機(jī)、親密的對(duì)話。在我們的虛擬活動(dòng)中，我們面臨著想辦法復(fù)制這個(gè) TLC
的挑戰(zhàn)。使用 Slack，我們的銷售團(tuán)隊(duì)能夠?yàn)樗麄兊目蛻魟?chuàng)建自定義渠道，以提供個(gè)性化的體驗(yàn)。為了提高賭注，我們的高管還特意在這些聊天中出人意料地露面。
7、參展商
通常，如果參展商在現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)中遇到問題，很容易向活動(dòng)工作人員尋求幫助。我們希望確保我們的虛擬參展商獲得同樣水平的支持。Slack
讓我們能夠在那里為我們的參展商回答問題并提供幫助。
第四階段：事后偵察
這是一個(gè)包裝!只是在開玩笑。活動(dòng)正式結(jié)束后，分析工作就開始了。我們剛剛為超過 42,000
人舉辦了一場(chǎng)虛擬活動(dòng)。我們必須編譯、組織和分析所有這些數(shù)據(jù)，以提出可行的見解并將結(jié)果交付給我們的利益相關(guān)者。
1、數(shù)據(jù)收集審查和分析
在處理事后數(shù)據(jù)時(shí)，無論使用何種系統(tǒng)，很可能會(huì)有各種不同類型的報(bào)告。這些必須經(jīng)過過濾、編譯和以可視化格式交付。當(dāng)呈現(xiàn)給利益相關(guān)者時(shí)，該可交付成果必須易于理解且易于閱讀。
2、可行的見解
收集數(shù)據(jù)的目的是確定其背后的故事。在沒有任何上下文或推理的情況下將數(shù)字扔到屏幕上將無助于創(chuàng)建未來的事件。必須有可操作的洞察力——事件中的指標(biāo)和發(fā)現(xiàn)最終推動(dòng)決策的制定并隨著時(shí)間的推移而改進(jìn)。
理想情況下，您還應(yīng)該擁有一致的事件數(shù)據(jù)，無論是現(xiàn)場(chǎng)還是虛擬。一些例子可能包括：
出勤和持續(xù)時(shí)間跟蹤
參與度跟蹤
潛在客戶
能夠逐年比較這些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)對(duì)于您的長(zhǎng)期活動(dòng)計(jì)劃非常重要且有幫助。
3、參展商跟進(jìn)
參展商是您活動(dòng)的主要利益相關(guān)者，您必須花時(shí)間跟進(jìn)每一位參展商。確保您的所有參展商都知道如何下載他們從您的活動(dòng)中收到的線索?；〞r(shí)間收集有關(guān)他們的虛擬體驗(yàn)的反饋。這樣，您可以改善未來活動(dòng)的虛擬參展商體驗(yàn)。這里有一些問題要問：
您最喜歡虛擬參展商體驗(yàn)的哪一點(diǎn)?
虛擬參展商體驗(yàn)令人困惑的是什么?
哪些功能可以增強(qiáng)您的體驗(yàn)?
花時(shí)間與您的每一位參展商通話并交談。這不僅會(huì)為您提供更多個(gè)性化的見解，而且您的參展商也會(huì)對(duì)您的努力印象深刻，并會(huì)在明年的活動(dòng)時(shí)間到來時(shí)記住這一點(diǎn)。
最后，針對(duì)他們的參與水平發(fā)送活動(dòng)后調(diào)查。例如，如果參展商有一個(gè)虛擬展位，請(qǐng)?jiān)儐栍嘘P(guān)該體驗(yàn)的問題。如果他們只使用消息傳遞功能，請(qǐng)專注于此。
4、利益相關(guān)者跟進(jìn)
來自內(nèi)部利益相關(guān)者和團(tuán)隊(duì)的反饋與來自與會(huì)者和參展商的反饋同樣重要。您的團(tuán)隊(duì)擁有創(chuàng)建和執(zhí)行此活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，因此他們對(duì)于哪些方面做得很好以及哪些方面可以改進(jìn)有非常強(qiáng)烈的意見。找時(shí)間見面，慶祝你的勝利，并為未來的活動(dòng)計(jì)劃改進(jìn)。
活動(dòng)的新時(shí)代
我們經(jīng)歷了規(guī)劃過程的每一步，創(chuàng)建虛擬活動(dòng)的挑戰(zhàn)和樂趣，以及我們對(duì)活動(dòng)未來的想法。眾所周知，虛擬活動(dòng)將繼續(xù)存在，并將成為我們活動(dòng)不可或缺的一部分可預(yù)見的未來的計(jì)劃。我們希望在您和您的組織開始應(yīng)對(duì)事件的新時(shí)代時(shí)，這些誠實(shí)而詳細(xì)的幕后觀察能為您提供有用的見解并回答一些問題。
問答
讓與會(huì)者參與虛擬會(huì)議的最有效方式是什么?
我們發(fā)現(xiàn)有幾種不同的方式最適合在您的虛擬平臺(tái)中吸引與會(huì)者。首先是使用任何類型的實(shí)時(shí)問答、游戲化系統(tǒng)或您的平臺(tái)提供的任何其他內(nèi)容。虛擬空間中的下一個(gè)也是最重要的一點(diǎn)是確保您創(chuàng)建的內(nèi)容對(duì)您的與會(huì)者來說非常令人興奮和有趣。目標(biāo)是確保您的與會(huì)者不想將視線從屏幕上移開。
您建議在活動(dòng)前多長(zhǎng)時(shí)間啟動(dòng)虛擬與會(huì)者中心?
這當(dāng)然會(huì)因您舉辦的活動(dòng)類型而異，但我們發(fā)現(xiàn)最佳時(shí)機(jī)是活動(dòng)開始日期前 1-2
周。但是，這取決于事件的含義。如果是網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)或系列研討會(huì)，您不需要在兩周前發(fā)布，也許只需幾天前。此外，如果您認(rèn)為您的與會(huì)者需要額外的時(shí)間來熟悉該工具，那么您需要早一點(diǎn)啟動(dòng)。正如您所看到的，有許多因素可以幫助您確定合適的發(fā)布時(shí)間，但可能會(huì)在幾天到幾周的范圍內(nèi)。
我們正在為演示文稿長(zhǎng)度和 PowerPoint 矯枉過正而苦苦掙扎。您對(duì)演示最佳實(shí)踐有什么建議?
對(duì)于在線平臺(tái)上的演示，我們發(fā)現(xiàn)最好縮短演示時(shí)間。有太多的幻燈片對(duì)與會(huì)者來說可能太多了，他們會(huì)失去注意力。相反，我們建議使用更少的幻燈片、幻燈片中的更多圖片以及更短的演示文稿。您希望將與會(huì)者放在首位，并確保他們?cè)谡麄€(gè)演示過程中保持參與。
