混合活動(dòng)需要與您的場(chǎng)地更高水平的協(xié)調(diào)和合作。與往常一樣，場(chǎng)地是您現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)的中心。但對(duì)于吸引虛擬觀眾對(duì)活動(dòng)成功至關(guān)重要的混合會(huì)議而言，混合活動(dòng)場(chǎng)地在舉辦安全有效的活動(dòng)和促進(jìn)技術(shù)方面發(fā)揮著重要作用。
超過(guò)三分之二的策劃師表示，他們希望場(chǎng)館能夠?yàn)橐韵滤蟹矫嫣峁┲С郑哼B接性、AV
設(shè)備、房間設(shè)計(jì)和整體指導(dǎo)。從尋找和管理空間以提供安全的面對(duì)面體驗(yàn)，到確保 AV
基礎(chǔ)設(shè)施和支持到位，以捕捉并與您的在線與會(huì)者分享，場(chǎng)地對(duì)于為雙方觀眾提供良好的混合活動(dòng)體驗(yàn)至關(guān)重要。畢竟，活動(dòng)策劃的未來(lái)是混合的。
一、混合活動(dòng)場(chǎng)地安全注意事項(xiàng)
讓我們面對(duì)現(xiàn)實(shí)吧，在 2021
年吸引現(xiàn)場(chǎng)觀眾參加大型室內(nèi)活動(dòng)將是一個(gè)挑戰(zhàn)。殘留的健康問(wèn)題，加上緊張的營(yíng)銷和旅行預(yù)算，將迫使活動(dòng)策劃者和營(yíng)銷人員確保與會(huì)者的現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)盡可能安全。許多策劃者和與會(huì)者首先要評(píng)估的是潛在場(chǎng)所的安全協(xié)議和政策。
您的與會(huì)者期望您提出的常見(jiàn)問(wèn)題(并且您應(yīng)該期望從潛在場(chǎng)所提出)包括：
· 從表面區(qū)域到公共空間，場(chǎng)地有哪些衛(wèi)生和清潔流程?
· 客房的清潔方法是什么?
· 場(chǎng)地對(duì)其室內(nèi)空間有哪些社交距離政策?
· 場(chǎng)地如何確保其員工和為您的活動(dòng)工作的員工的健康?
· 餐飲準(zhǔn)備和服務(wù)將如何運(yùn)作?
潛在場(chǎng)所研究
請(qǐng)務(wù)必在您的提案請(qǐng)求 (RFP)
流程中盡早提出這些問(wèn)題。幸運(yùn)的是，許多場(chǎng)所會(huì)在其網(wǎng)站上詳細(xì)發(fā)布此信息，但您需要確保了解與您的活動(dòng)相關(guān)的每項(xiàng)政策。
一旦您選擇了您的場(chǎng)地并就您的活動(dòng)的這些元素中的每一個(gè)達(dá)成一致，請(qǐng)?jiān)谀臓I(yíng)銷工作中盡早并突出地傳達(dá)這些保護(hù)措施，以使您的潛在親自參加者相信他們的體驗(yàn)將是安全的。
二、空間布局注意事項(xiàng)
混合活動(dòng)，尤其是 2021
年舉行的活動(dòng)，將需要一種新的方法來(lái)管理和配置會(huì)議空間。首先，社交距離要求意味著您需要布置從登記亭和用餐區(qū)到會(huì)議室、會(huì)議室和展覽空間的所有東西，以符合安全準(zhǔn)則。平時(shí)可容納
100 人的房間現(xiàn)在可能只允許 50% 或更少的入住率。
您將需要安排某些房間以確保您有空間容納攝像機(jī)和其他 AV
要求，這些要求將捕獲內(nèi)容以分發(fā)給您的虛擬觀眾，這會(huì)增加復(fù)雜性。如果這還不夠，旅行限制可能意味著您必須以最少(甚至不需要)現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)來(lái)完成所有這些工作。
使用技術(shù)來(lái)規(guī)劃活動(dòng)空間
場(chǎng)館和技術(shù)提供商正在幫助解決這些挑戰(zhàn)。大多數(shù)場(chǎng)所都有其會(huì)議空間的詳細(xì)示意圖，并且習(xí)慣于與規(guī)劃團(tuán)隊(duì)合作，根據(jù)新的社交距離規(guī)則和規(guī)劃者的 AV
要求來(lái)配置空間。在某些情況下，場(chǎng)地平面圖正在被數(shù)字化并輸入空間規(guī)劃軟件，使規(guī)劃人員能夠繪制出詳細(xì)的座位和空間配置方案。
規(guī)劃人員可以輸入他們的間距要求(例如，間隔1米)，然后將桌子、椅子甚至 AV
設(shè)備放置在房間的比例模型中，以確保一切都符合要求，并且場(chǎng)地線等仍然有效。其中一些工具甚至允許對(duì)空間進(jìn)行 3D
渲染，因此規(guī)劃團(tuán)隊(duì)可以很好地了解每個(gè)空間的外觀和感覺(jué)。雖然無(wú)法替代現(xiàn)場(chǎng)訪問(wèn)，但這些工具可以消除大量猜測(cè)，確保您的空間能夠提供安全的現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)，并滿足您可能需要吸引虛擬觀眾的任何獨(dú)特的視音頻需求。
三、混合活動(dòng)視聽(tīng)注意事項(xiàng)
對(duì)于僅在線觀看的觀眾，他們的內(nèi)容體驗(yàn)質(zhì)量將在很大程度上決定他們的活動(dòng)體驗(yàn)。這可能采取直播字幕會(huì)議的形式，錄制內(nèi)容以備后用，按需消費(fèi)，甚至在場(chǎng)地的現(xiàn)場(chǎng)工作室中進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議或小組討論?？赡苄允菬o(wú)窮無(wú)盡的，但毫無(wú)疑問(wèn)，捕捉、制作和交付高質(zhì)量、引人入勝的內(nèi)容需要正確的
AV 基礎(chǔ)設(shè)施以及場(chǎng)地及其合作伙伴的支持。
如何捕捉、制作和分發(fā)精彩內(nèi)容給您的虛擬觀眾?有許多模型，最終您的方法必須基于您的受眾、活動(dòng)目標(biāo)和預(yù)算而有意義。簡(jiǎn)而言之，它需要正確的基礎(chǔ)設(shè)施和正確的專業(yè)知識(shí)。
創(chuàng)建活動(dòng)內(nèi)容的基本構(gòu)建塊包括：
· 一個(gè)場(chǎng)景，通常是一個(gè)舞臺(tái)或工作室
· 攝像頭，通常是多個(gè)，用于記錄您的演講者及其內(nèi)容
· 高品質(zhì)的燈光和聲音
· 內(nèi)容編輯和制作，以確保您的內(nèi)容看起來(lái)充滿活力和專業(yè)
· 直播分發(fā)
· Wi-Fi/適當(dāng)?shù)膸?/p>
1、在規(guī)劃期間考慮親自體驗(yàn)和虛擬體驗(yàn)
鑒于所需的所有組件，場(chǎng)地的重要性變得顯而易見(jiàn)。讓我們從一個(gè)簡(jiǎn)單的例子開(kāi)始。如果您計(jì)劃對(duì) CEO
的主題演講進(jìn)行直播，則需要確保會(huì)議室具有正確的基礎(chǔ)設(shè)施和配置來(lái)支持直播。在大多數(shù)情況下，簡(jiǎn)單地將攝像頭放在房間的后面并向您的虛擬觀眾流式傳輸對(duì)于您的虛擬與會(huì)者來(lái)說(shuō)并不是一種很好的體驗(yàn)，您可能會(huì)完全失去他們的注意力和參與度。
相反，您可能需要考慮在房間內(nèi)安裝額外的攝像頭，這樣您就可以從一個(gè)角度切入另一個(gè)角度，為您的在線(和現(xiàn)場(chǎng))觀眾提供更有活力、更有制作感的主題演講。空間布局和配置變得很重要，確保攝像頭的最佳位置，以及足夠數(shù)量和位置的電源插座和互聯(lián)網(wǎng)連接。
2、專業(yè)制作的內(nèi)容參與度更高
在制作方面，場(chǎng)館和活動(dòng)公司越來(lái)越多地提供所需的專業(yè)知識(shí)，將直播和錄制的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂袑I(yè)外觀的動(dòng)態(tài)制作，這對(duì)于吸引遠(yuǎn)程觀眾至關(guān)重要。任何視頻制作人都知道，有一種藝術(shù)可以在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候在攝像機(jī)角度之間轉(zhuǎn)換，知道何時(shí)放大演講者的臉或拉回并展示他或她正在講話的幻燈片，甚至決定下三分之一(演講者名稱、標(biāo)題、位置等)將應(yīng)用于每個(gè)鏡頭，為在線觀眾提供額外的背景信息。許多場(chǎng)館通過(guò)與制作公司的合作來(lái)提供這種專業(yè)知識(shí)，盡管一些活動(dòng)技術(shù)公司開(kāi)始自己提供這種服務(wù)。
一些較大的場(chǎng)館現(xiàn)在正在大力投資于捕捉、制作和分發(fā)內(nèi)容給虛擬觀眾所需的基礎(chǔ)設(shè)施，在現(xiàn)場(chǎng)安裝永久性高科技廣播演播室，配備直播、錄制和錄制所需的所有照明、聲音和
AV 設(shè)備功能。編輯內(nèi)容。如果活動(dòng)組織者想要現(xiàn)場(chǎng)觀眾的外觀和感覺(jué)，其中一些工作室甚至包含數(shù)百個(gè)座位。
3、深思熟慮地選擇要直播的會(huì)話
直播會(huì)議的成本可能很高，因此許多活動(dòng)策劃者為他們的“字幕”內(nèi)容保留直播，例如執(zhí)行或外部主題演講和主要產(chǎn)品公告。其他人則指定有限數(shù)量的“直播”房間，他們將配備所需的
AV
設(shè)置，然后在該房間安排選定的會(huì)話，以便可以向虛擬觀眾現(xiàn)場(chǎng)直播。最終，決定向您的虛擬觀眾流式傳輸哪些特定節(jié)目需要與虛擬與會(huì)者的動(dòng)機(jī)和參加活動(dòng)的原因保持一致。
四、混合活動(dòng)場(chǎng)地底線
場(chǎng)地在混合活動(dòng)的成功中發(fā)揮著關(guān)鍵作用，不僅為安全的現(xiàn)場(chǎng)體驗(yàn)提供背景，還提供支持虛擬內(nèi)容捕獲和交付的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)知識(shí)。確保您的場(chǎng)地盡早滿足您的空間、安全和
AV 要求，然后與他們及其合作伙伴密切合作，幫助您的團(tuán)隊(duì)舉辦一場(chǎng)精彩的活動(dòng)。
· 選擇具有明確且有據(jù)可查的安全協(xié)議和政策的場(chǎng)所。如果您的與會(huì)者看到場(chǎng)地承諾保證他們和您的活動(dòng)安全，您將提高現(xiàn)場(chǎng)出席率。
· 重新考慮您的活動(dòng)布局和空間需求。使用場(chǎng)地繪圖軟件確保會(huì)議空間和房間滿足安全要求和您的混合 AV 需求
· 深入了解場(chǎng)地的能力及其可用于支持您的虛擬內(nèi)容捕獲和分發(fā)需求的合作伙伴網(wǎng)絡(luò)。從會(huì)議室的 AV
功能到專用工作室空間，您的場(chǎng)地可以幫助您利用基礎(chǔ)設(shè)施和專業(yè)知識(shí)，以確保您的在線觀眾體驗(yàn)到精彩的內(nèi)容。
