2022.09.14
如果您從事會議和活動行業(yè)，很有可能您必須在某個時候發(fā)送 RFP。但是什么是 RFP?整個過程是什么樣的?
一、什么是 RFP?
RFP 或征求建議書是公司、政府和其他組織進行大宗采購的過程。在會議和活動行業(yè)，完美的 RFP 通常被認(rèn)為是改進場地采購流程和最大化投資回報率的基石。由活動組織者提交，創(chuàng)建 RFP 以尋找供應(yīng)商和采購服務(wù)，例如食物選擇、視聽、會議空間等。通常在沒有首選供應(yīng)商的情況下在不同城市規(guī)劃活動時發(fā)送，和/或當(dāng)規(guī)劃者打算選擇新的場地或供應(yīng)商時。如果活動要求與上一年相比發(fā)生重大變化，例如活動規(guī)模和預(yù)算，也可以發(fā)送。
二、為什么要提交 RFP?
經(jīng)驗豐富的活動策劃者在一段時間內(nèi)與場地和供應(yīng)商建立關(guān)系是正常的。但這種關(guān)系不應(yīng)該變成一次又一次地回到同一個地方的義務(wù)。如果您繼續(xù)使用同一個供應(yīng)商，您可能會忘記市場價值并最終支付更多!隨著供應(yīng)商不斷改變他們的產(chǎn)品以吸引規(guī)劃者，發(fā)送提案請求可以幫助您選擇理想的合身。通過在 RFP 中詢問有關(guān)服務(wù)和定價的精確問題，您可以了解哪個供應(yīng)商愿意為您提供最優(yōu)惠的價格。
換句話說，發(fā)送 RFP 可以為您帶來巨大的戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)價值。畢竟，次優(yōu)結(jié)果和無效流程是不良事件溯源的常見特征。在本詳細(xì)指南中，我們將揭示編寫有效 RFP 的過程，并引導(dǎo)您了解一些 RFP 最佳實踐。
三、酒店、場地和會議的 RFP - 如何編寫活動場地 RFP
世界各地的活動策劃者一致認(rèn)為，在構(gòu)建RFP 流程上投入時間可以產(chǎn)生重大收益，從而提高活動的整體質(zhì)量。這是我們?yōu)榫频旰蛨鏊帉懹行?RFP 的分步過程。
1. 提供概述
設(shè)計 RFP 時，您應(yīng)該提供組織的所有詳細(xì)信息以及您要求收件人投標(biāo)的特定事件。這有助于解釋您的需求以及為什么您認(rèn)為酒店或場地與您所尋求的一致。關(guān)鍵是要避免泛泛而談，并具體說明活動主題、與會者人口統(tǒng)計、交通和其他要求。您的要求越精確，您將獲得越可行的建議。
2. 陳述目的
您的 RFP 應(yīng)在所有可能的意義上明確定義您的活動的目的。這是一次性事件還是每年都會發(fā)生?包括該信息。如果一切順利，您還應(yīng)該提及是否想讓該場地成為首選目的地。目標(biāo)是讓場地知道他們將來可能會獲得更多業(yè)務(wù)，這可能會導(dǎo)致更具競爭力的價格。在此過程中，不要忘記提及您的活動目標(biāo)，并詢問供應(yīng)商如何幫助您實現(xiàn)這些目標(biāo)。
3. 創(chuàng)建事件配置文件
您的活動資料將包含您想要從場地獲得的東西的清單。它使您可以定義和確定您想要從供應(yīng)商處獲得的所有信息并設(shè)定期望。
提交
在制定 RFP 時，您應(yīng)該包括提交地點的詳細(xì)信息，例如提案截止日期、應(yīng)如何退回以及您打算何時做出決定。
定時
提供活動的時間和日期。還可以提一下您需要在活動當(dāng)天多早進入場地。
事件
這可能是您的 RFP 中最重要的部分。它是包含所有活動詳細(xì)信息的地方。一些值得一提的細(xì)節(jié)是：
事件類型
活動形式
活動的主題、主題和愿景
任何歷史事件細(xì)節(jié)或其他背景信息(分享過去事件的圖片真的很有幫助!)
在氛圍和布局方面的任何偏好
您的活動頁面以及社交媒體句柄
觀眾
您的 RFP 應(yīng)清楚地說明您預(yù)計參加活動的最少和最多人數(shù)以及目標(biāo)受眾的人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)。
會議室
根據(jù)預(yù)期參加者的數(shù)量，提及房間需要有多大，以及分組討論室和前廳空間。詢問是否有可用的綠色房間和場地的平面圖。這將幫助您設(shè)置活動并將與活動相關(guān)的材料保存在一個地方。
食品與飲品
在本部分中，說明您的餐飲支出以及您打算為客人提供的茶點類型。如果有任何飲食偏好或飲食限制，請不要忘記提及。
技術(shù)、AV 和 Wi-Fi
說明您對房間的 AV 設(shè)置和設(shè)備的要求。此外，請?zhí)峒笆欠裥枰?WiFi 連接以及您需要的任何其他類型的技術(shù)。
4. 披露預(yù)算
在您的 RFP 中，解釋預(yù)算指南至關(guān)重要。確定并包括停車、互聯(lián)網(wǎng)/公用事業(yè)、場地、餐飲、勞動力等的價格。
5. 保持聯(lián)系
當(dāng)您為場地和酒店編寫 RFP 時，請確?？梢耘c他們溝通。閱讀您的提案后，供應(yīng)商可能會有疑問。因此，請在 RFP 中提及您的公司名稱、郵寄地址和電話號碼。為了使溝通更容易，請披露您首選的溝通方式并提供備用聯(lián)系電話。
四、RFP 最佳實踐
既然您已經(jīng)了解了為場地和酒店編寫有效 RFP 的過程，那么您應(yīng)該牢記某些 RFP 采購最佳實踐，以充分利用活動采購流程。
1、與利益相關(guān)者合作
在您開始起草 RFP 之前，請了解哪些利益相關(guān)者需要參與購買決策。安排幾輪內(nèi)部會議以了解業(yè)務(wù)和總體預(yù)算，以便您可以在 RFP 中進行溝通。在這些會議中，您還應(yīng)該確定如何對供應(yīng)商進行評分、評估標(biāo)準(zhǔn)和潛在的“破壞交易者”。記錄團隊的反應(yīng)并達(dá)成共識。
2、請明確點
編制一份您希望包含在 RFP 中的問題列表。為了幫助您入門，我們已經(jīng)在本指南中分享了一些問題。包括開放式問題以及比較一個供應(yīng)商與另一個供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)也是明智的。由于您的活動有時間表，請不要忘記為內(nèi)部利益相關(guān)者和供應(yīng)商設(shè)定明確的時間表。
3、分?jǐn)?shù)和候選名單
讓內(nèi)部利益相關(guān)者參與評估過程并對供應(yīng)商的反應(yīng)進行評分。淘汰不符合最低要求的供應(yīng)商。根據(jù)他們的優(yōu)勢比較和評分不同的供應(yīng)商。將得分最高的人列入候選名單，選擇獲勝者并簽訂合同。
4、尋求更多信息
當(dāng)您遵循這些 RFP 采購最佳實踐時，在做出最終決定之前不要羞于要求演示或會議。閱讀評論和聯(lián)系參考資料以確保您的選擇也是一個好習(xí)慣。
5、協(xié)商最佳交易
一旦您對供應(yīng)商進行了評分，您可能希望與其他領(lǐng)先的競爭者進行談判以獲得可能的最佳交易。談判完成后，鎖定您選擇的場地并通知非獲勝者。感謝他們花時間回復(fù)您的 RFP。
6、使用 RFP 工具
管理 RFP 最流行的方法是使用包含電子表格和 Word 文檔的長電子郵件線程。這是一個乏味的過程，通常會導(dǎo)致數(shù)據(jù)和人員不匹配。尋找活動場地是一種費時費力的方式。為了獲得準(zhǔn)確的評估方法，許多規(guī)劃人員都在采用RFP 管理軟件。
五、投資 RFP 管理解決方案
對您和您的團隊而言，投資RFP 管理解決方案可能是一項改變游戲規(guī)則的投資。RFP 工具可以讓您的內(nèi)部利益相關(guān)者參與采購事件的每一步，并通過在一個地方提供所有相關(guān)信息以進行直接比較來節(jié)省時間。它使您免于參考繁瑣的文檔，并且可以根據(jù)您設(shè)置的參數(shù)對場地進行評分。這已經(jīng)完成了您的事件采購工作的一半!
