您已將所有符合您選擇標(biāo)準(zhǔn)的酒店縮小到兩個(gè)或三個(gè)目的地，并準(zhǔn)備發(fā)送 RFP……全部 125 家，對(duì)嗎?在向不符合您要求的酒店和場(chǎng)所填寫(xiě)您的 RFP
之前，請(qǐng)做好功課，為您和潛在的場(chǎng)所合作伙伴節(jié)省時(shí)間。請(qǐng)記住，雖然發(fā)送 eRFP
可能不需要太多努力，但酒店確實(shí)需要很長(zhǎng)時(shí)間才能做出回應(yīng)并讓您進(jìn)行審核。這個(gè)額外的步驟在場(chǎng)地審查過(guò)程中是必要的，并且保證會(huì)得到回報(bào)。在選擇完美場(chǎng)地時(shí)，請(qǐng)牢記以下三點(diǎn)：
1、查看會(huì)議異議和要求
雖然下面列出的項(xiàng)目聽(tīng)起來(lái)像是屬于 RFP，但它們是您在聯(lián)系場(chǎng)地之前必須確定的高級(jí)考慮因素。目標(biāo)：
您會(huì)議的目標(biāo)和目的是什么?一旦你能清楚地傳達(dá)它們，許多場(chǎng)地將成為顯而易見(jiàn)的選擇。風(fēng)格：
會(huì)議的風(fēng)格是什么?它是針對(duì)員工的網(wǎng)絡(luò)功能、志同道合的專(zhuān)業(yè)人士的教育會(huì)議，還是大型的年度會(huì)議?另外，場(chǎng)地是否反映了組織的形象?你的公司、它的利益相關(guān)者和它的贊助商會(huì)為進(jìn)入這個(gè)地方而感到自豪嗎?另一方面，對(duì)您的客人來(lái)說(shuō)是否過(guò)于奢華?這需要時(shí)間來(lái)評(píng)估，并且需要像您這樣的規(guī)劃者走一條細(xì)線(xiàn)。場(chǎng)地不應(yīng)該“太”任何東西。太便宜或太貴都不是您希望從與會(huì)者那里聽(tīng)到的話(huà)。
會(huì)議空間、視聽(tīng)和食品
您對(duì)會(huì)議空間的總需求是多少?會(huì)議中心、會(huì)議中心或酒店最適合您的團(tuán)隊(duì)嗎?您需要多少個(gè)分組討論室，您想使用外部功能空間嗎?
您需要什么類(lèi)型的視聽(tīng)設(shè)備，包括立管和講臺(tái)?是否提供現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)支持?
有沒(méi)有辦法通過(guò)酒店的字幕或數(shù)字標(biāo)牌為您的活動(dòng)打上品牌?
整個(gè)設(shè)施(包括室外空間)是否普遍使用 Wi-Fi?它是免費(fèi)的還是收費(fèi)的?
充電站呢?它們?cè)谡麄€(gè)空間中都可用嗎?它們是否支持多種類(lèi)型的移動(dòng)設(shè)備?
看看食品和飲料——總的來(lái)說(shuō)，美食是什么?如果需要，您可以引入外部餐飲服務(wù)商嗎?
2、分解預(yù)算
如果您像大多數(shù)會(huì)議專(zhuān)業(yè)人士一樣，您會(huì)在每次會(huì)議結(jié)束時(shí)收集與會(huì)者的調(diào)查以獲取反饋?，F(xiàn)在是提取這些結(jié)果并真正從中學(xué)習(xí)的時(shí)候了。如果您的活動(dòng)是一年一度的活動(dòng)，請(qǐng)仔細(xì)查看您三年的歷史。分析空間、音頻/視頻、演示者、食品和飲料以及任何其他重要項(xiàng)目領(lǐng)域的會(huì)議支出。最后，將這些結(jié)果與您的目標(biāo)相對(duì)應(yīng)。他們是怎么排的?您應(yīng)該始終如一地做事，還是與會(huì)者想要新的體驗(yàn)?
3、尋求幫助
有大量免費(fèi)資源可幫助您在計(jì)劃活動(dòng)時(shí)做出有意義且成功的決定。會(huì)議和旅游局處理三個(gè)主要領(lǐng)域：
收集信息并與符合您搜索條件的酒店建立聯(lián)系
對(duì)目的地和場(chǎng)地設(shè)定切合實(shí)際的期望
向您介紹當(dāng)?shù)匦枨笠蛩?，例如高峰時(shí)間、特殊會(huì)議和為您的活動(dòng)安排的建設(shè)項(xiàng)目
