2022.09.09
您是否知道現(xiàn)在有 300 多種工具、平臺和軟件選項(xiàng)可以幫助在線舉辦活動?
一年前，只有少數(shù)。在過去的 12 個月中，您不僅需要提高自己在虛擬活動管理和設(shè)計(jì)方面的技能，還必須駕馭大量新平臺和技術(shù)，以找到 能夠增強(qiáng)特定活動的解決方案和合作伙伴-類型。
既然回歸面對面的會議、會議和展覽終于回到了地平線，您需要確定虛擬活動的哪些元素可以使現(xiàn)場體驗(yàn)受益，以及如何最好地將您新發(fā)現(xiàn)的數(shù)字知識融入傳統(tǒng)事件管理。
歸根結(jié)底，您的數(shù)字探索之旅為視頻流、工作室制作、技術(shù)支持和預(yù)先錄制的內(nèi)容打開了新的大門，現(xiàn)在不應(yīng)分散您對舉辦活動的原因以及如何實(shí)現(xiàn)這些核心活動目標(biāo)的注意力.
這并不是說虛擬活動會在一夜之間消失——對這 300 多種新技術(shù)工具的投資太多了，而且計(jì)劃者花費(fèi)了很多時間來 學(xué)習(xí)一門新的數(shù)字學(xué)科，甚至沒有考慮到虛擬活動提供的面對面的好處不。
然而，提醒活動管理的基礎(chǔ)知識現(xiàn)在比以往任何時候都更加重要，以確保戰(zhàn)略、預(yù)算、場地采購和計(jì)劃者旅程等因素都符合貴公司舉辦不同類型活動的目標(biāo)。而且，您的活動計(jì)劃向前發(fā)展(無論是混合的、 虛擬的還是面對面的)仍然是營銷組合的重要組成部分。
讓我們回到基礎(chǔ)，從活動目標(biāo)開始。
一、活動目標(biāo)
活動的目標(biāo)是什么? 這應(yīng)該是您在計(jì)劃活動之前提出的第一個問題。通過深入了解關(guān)鍵利益相關(guān)者希望實(shí)現(xiàn)的可交付成果，這將使您能夠更有效地計(jì)劃并以您的老板能夠理解的語言傳達(dá)您的想法。
一旦您了解活動的目的是建立品牌知名度、傳達(dá)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略、獎勵和激勵，還是推出新產(chǎn)品或服務(wù)，您就可以設(shè)定目標(biāo)、制定正確的指標(biāo)來跟蹤結(jié)果、決定它應(yīng)該是虛擬的、面對面的還是混合的，并確定與會者的身份以及他們的期望。
當(dāng)您為活動制定明確的目標(biāo)時，計(jì)劃、推廣和遵守預(yù)算都會變得容易得多。
活動目標(biāo)應(yīng)該是SMART
具體：期望的結(jié)果是什么，需要在什么時候?qū)崿F(xiàn)?
可衡量的：投資回報或目標(biāo)回報……或兩者兼而有之?
A chievable：確?；顒幽繕?biāo)是可以實(shí)際實(shí)現(xiàn)的，否則高層領(lǐng)導(dǎo)會認(rèn)為它是失敗的。
相關(guān)：在整個規(guī)劃過程中，總體目標(biāo)需要保持與公司目標(biāo)相關(guān)的內(nèi)容。
時間限制：計(jì)劃在兩個時間段之間實(shí)現(xiàn)活動目標(biāo)。這可能需要隨后的培訓(xùn)研討會或后續(xù)活動來評估第一次的結(jié)果。
二、場地采購
活動的目標(biāo)也可能決定您對場地的選擇。例如，如果利益相關(guān)者希望給有價值的或潛在客戶留下持久的印象，那么場地將需要發(fā)揮其作用并提供令人難忘的令人驚嘆的因素。如果有虛擬產(chǎn)品，您可能希望通過混合活動工作室或額外的技術(shù)支持來尋找場地。
其他會影響您場地選擇的因素包括預(yù)算、容量、位置、可用性和物流。清楚地了解這些活動要求將使您能夠篩選多個場地，發(fā)送書面提案 (RFP) 請求，并安排在線或親自訪問現(xiàn)場。
許多場館可能積壓了 Covid 之前安排的活動，這些活動不得不推遲和重新安排，而其他場館可能在關(guān)鍵時刻被取消，或者熱衷于通過提供更具競爭力的定價或混合解決方案來吸引新的活動業(yè)務(wù)。
無論您與哪個場所交談，請確保您討論并了解他們的新 Covid 安全協(xié)議 以及它們?nèi)绾斡绊懛块g布局、代表餐飲、網(wǎng)絡(luò)、住宿和交通。
三、活動預(yù)算
預(yù)算會影響活動策劃的各個方面，從場地和演講者的選擇到餐飲、娛樂、技術(shù)和人員配備的水平。
它可能決定虛擬在您面向未來的現(xiàn)場活動計(jì)劃中扮演什么角色，或者您如何為混合會議的虛擬部分創(chuàng)建僅在線報價。
這個事件過去發(fā)生過嗎?如果是這樣，請使用以前的預(yù)算來建立基線，但要確?？紤]到通貨膨脹和不斷變化的混合需求。
過去預(yù)算中的數(shù)字有助于更清楚地了解某些供應(yīng)商可能收取的費(fèi)用。使用這些來確保您在聯(lián)系供應(yīng)商獲取初始報價時不會被多收費(fèi)用。
請記住，每個活動預(yù)算都需要內(nèi)置的靈活性。意料之外的支出很常見，供應(yīng)商成本通常以估算值而不是固定價格的形式提供，因此相應(yīng)地管理總體預(yù)算并設(shè)立應(yīng)急基金至關(guān)重要。
很大程度上還取決于活動是否被貨幣化。
門票銷售、 贊助 和展位預(yù)訂可能有助于增加預(yù)算，但通過添加虛擬元素，您可以通過贊助商品牌目錄、預(yù)先錄制的內(nèi)容、直播會話、網(wǎng)頁、在線社交活動、博客文章、可下載的產(chǎn)品手冊、聊天大廳等。
您甚至可以通過額外的付費(fèi)播客、網(wǎng)絡(luò)研討會系列、數(shù)字展示廣告和社交媒體收購來確保贊助商在您的現(xiàn)場活動期間之外的可見性。
四、更好地重建
物理交流對于建立人際關(guān)系、解決敏感問題、收集反饋以及增強(qiáng)可信度和信任度的重要性，將確?，F(xiàn)場“面對面”活動成為我們所有未來的重要組成部分。但憑借新獲得的技能和值得信賴的技術(shù)合作伙伴，虛擬活動現(xiàn)在已成為活動策劃者工具包的重要補(bǔ)充。
更新您所知道的并發(fā)展您現(xiàn)在所知道的，以獲得更完整的 活動管理體驗(yàn)。
五、活動策劃清單
使用這 21 個回歸基本的行動步驟，以及上述最佳實(shí)踐建議，以確保有效和成功地回歸現(xiàn)場活動策劃。
通過舉辦此活動確定您打算實(shí)現(xiàn)的總體目標(biāo)和主要目標(biāo)
識別觀眾以確定活動的語氣以及他們期望的內(nèi)容
就活動如何融入公司整體戰(zhàn)略達(dá)成一致。它的長期目標(biāo)是什么?
制作事件生命周期中所有預(yù)算項(xiàng)目的綜合列表
任命計(jì)劃團(tuán)隊(duì)并分配職責(zé)
制定計(jì)劃會議的時間表
決定活動的日期
根據(jù)歷史成本核算和供應(yīng)商報價準(zhǔn)備初步預(yù)算
創(chuàng)建場地和虛擬要求列表
比較場地和談判
策劃活動布置
安全揚(yáng)聲器
制定并啟動活動營銷計(jì)劃
準(zhǔn)備一個活動時間表，以便在會議和活動之間有足夠的時間進(jìn)行過渡，以及任何潛在的延遲或技術(shù)困難。
預(yù)訂住宿和交通要求
計(jì)劃膳食和點(diǎn)心菜單，考慮飲食需求
準(zhǔn)備和打印活動宣傳材料
確認(rèn)或招聘活動人員
排練演講者
在活動結(jié)束后與所有演講者和與會者進(jìn)行跟進(jìn)，以感謝他們的出席并提供關(guān)鍵要點(diǎn)
進(jìn)行調(diào)查，確保反饋并整理最終成本計(jì)算以供將來參考
