2022.08.29
發(fā)送議程并確認(rèn)會議時間后,就可以主持您的虛擬會議了。以下是深圳時光在線小編分享的一些運(yùn)行引人入勝且有效的虛擬會議的最佳實(shí)踐。
1、虛擬會議禮儀
我們都看過電話會議的喜劇短?。憾嗳送瑫r打斷對方,狗在后臺吠叫,人們大聲吃著松脆的食物。雖然這看起來很有趣,但體驗(yàn)起來并不那么有趣。幸運(yùn)的是,通過執(zhí)行虛擬會議禮儀,您可以避免此類慘敗。
2、決定與會者應(yīng)該如何提問
您是否會有一位主持人通過電子郵件接收參與者的問題?如果與會者想提問,是否必須舉手?提前確定這一點(diǎn),以避免談話中斷。
3、留出時間進(jìn)行正常的“面對面”對話
尤其是在保持社交距離的時候,我們都想念有額外的時間來聯(lián)系。確保在虛擬會議開始或結(jié)束時留出幾分鐘時間與與會者聊天?;◣追昼娮匀坏貐⑴c會讓每個人都放松下來,并且通常會提高工作效率。
4、讓與會者保持參與
眾所周知,連續(xù)坐在電腦前幾個小時就像等水燒開一樣令人興奮。這會使您的與會者在長時間的虛擬會議中保持參與變得非常困難。但是,有幾種方法可以確保您的會議參與者在會議期間積極參與。
5、主持會議
通過在整個會議期間隨機(jī)呼叫他們來確保參與者的注意力。如果您注意到與會者正在打電話或太安靜,請?zhí)崾舅麄兗尤胗懻摗_@確保了每個人都有發(fā)言權(quán)和注意力。
6、擁抱移動活動應(yīng)用程序
雖然這種解決方案對于小型團(tuán)隊(duì)會議可能沒有意義,但對于那些較大的內(nèi)部聚會,移動應(yīng)用程序可能有助于保持與會者的參與度。接受人們經(jīng)常使用手機(jī)的事實(shí),并利用它為您帶來優(yōu)勢。創(chuàng)建投票或調(diào)查以在會議期間的不同時間發(fā)送,或鼓勵通過移動應(yīng)用程序進(jìn)行實(shí)時問答。這些不同的功能不僅有助于讓參與者專注于任務(wù),而且還為通??深A(yù)測的會議計(jì)劃增添了樂趣。
7、嘗試虛擬會議破冰船
如果您要與新團(tuán)隊(duì)成員主持虛擬會議或?qū)F(tuán)隊(duì)聚集在一起,請考慮使用虛擬會議破冰船來……嗯……破冰!當(dāng)您親自開會時,很容易快速介紹每個人并確保每個人都感到被包容。但是,在虛擬會議中,您可能會發(fā)現(xiàn)一些團(tuán)隊(duì)成員比其他成員更能提出自己的意見。為確保每個人都有機(jī)會參加會議并聽到他們的聲音,請嘗試讓每個人都有機(jī)會使用快速破冰器進(jìn)行自我介紹。
8、讓虛擬與會者參與任務(wù)
主持會議不僅僅意味著保持禮儀 ——還意味著確保會議不會偏離正軌。 如果您的與會者不遵守,會議議程實(shí)際上是無用的,沒有雙關(guān)語的意思?,F(xiàn)在比以往任何時候都更加,經(jīng)過數(shù)月(和數(shù)月)的虛擬會議和活動,“屏幕疲勞”正在影響我們所有人,保持在線會議的參與并非易事。考慮到這一點(diǎn),重要的是要盡一切可能確保您的會議只進(jìn)行到需要的時間。
為了讓與會者專注于任務(wù),您應(yīng)該提前決定會議的形式。是否允許您的與會者在他們想到問題時提出問題?或者他們應(yīng)該把問題保留到會議結(jié)束嗎?您還應(yīng)該指定一位與會者作為記錄者。這將使您可以輕松地參考會議后的想法和想法,并且您可以在會議后摘要中為您的與會者發(fā)送筆記。
9、虛擬會議跟進(jìn)
幾乎與會議本身一樣重要,會議后續(xù)行動必須包括對已完成工作的清晰總結(jié)、仍需完成的工作清單以及實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的明確行動計(jì)劃。以下是一些確保您的虛擬會議跟進(jìn)有效的最佳做法:
指定某人在虛擬會議開始時做筆記。沒有什么比在會議進(jìn)行到一半時意識到?jīng)]有人記錄任何討論過的任何內(nèi)容更糟糕的了。當(dāng)然,雖然一個人是指定的記筆記者,但所有與會者都應(yīng)該自己記筆記。
如果您的在線會議工具具有此功能,請錄制會議。這樣,如果有人需要返回并更詳細(xì)地引用對話,他們就可以這樣做。
在與原始會議邀請相同的電子郵件線程中發(fā)送后續(xù)電子郵件。這將確保所有與會者都將收到后續(xù)跟進(jìn),并且不會將任何人排除在外。
在后續(xù)電子郵件中,請注意有任務(wù)要完成的特定個人。粗體或斜體他們的名字,并為他們的活動提供具體的說明。