大流行的開(kāi)始給活動(dòng)行業(yè)帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。從跨國(guó)公司到本地市場(chǎng)，所有依賴(lài)面對(duì)面會(huì)議的企業(yè)都錯(cuò)綜復(fù)雜，損失慘重。隨著全國(guó)范圍內(nèi)的封鎖，每個(gè)活動(dòng)策劃者面前都有一個(gè)突出的問(wèn)題：活動(dòng)的未來(lái)是否處于危險(xiǎn)之中?然而，活動(dòng)技術(shù)的最新趨勢(shì)已經(jīng)證明了該行業(yè)的適應(yīng)性和彈性。
活動(dòng)行業(yè)通過(guò)迅速轉(zhuǎn)向虛擬活動(dòng)推動(dòng)了 2020 年。組織在幾周內(nèi)就接受了活動(dòng)技術(shù)的好處，否則這需要數(shù)年時(shí)間。根據(jù) GBTA 的一項(xiàng)研究，與 2019
年相比，2020 年舉辦虛擬活動(dòng)的人數(shù)增加了 290%;93% 的受訪(fǎng)公司在 2020 年至少舉行了一次 虛擬會(huì)議
。在大流行之前，幾乎沒(méi)有人能預(yù)見(jiàn)到對(duì)活動(dòng)技術(shù)的如此迅速和嚴(yán)重的依賴(lài)。
底線(xiàn)：活動(dòng)行業(yè)進(jìn)行了自我調(diào)整和轉(zhuǎn)型，變得比以往任何時(shí)候都更加強(qiáng)大。今天，該行業(yè)不僅在現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)領(lǐng)域保持成功，而且現(xiàn)在還擁有虛擬和混合活動(dòng)的力量和敏捷性
。
最新趨勢(shì)：虛擬活動(dòng)
在大流行之前，面對(duì)面的活動(dòng)提供了大量的機(jī)會(huì)來(lái)建立聯(lián)系、建立有意義的聯(lián)系以及與與會(huì)者和贊助商互動(dòng)。一旦事情變成虛擬的，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)新的、獨(dú)特的觀眾：現(xiàn)在可以參加他們以前無(wú)法參加的活動(dòng)的人。只需單擊一個(gè)按鈕，他們就可以進(jìn)入他們以前無(wú)法體驗(yàn)的虛擬體驗(yàn)。
根據(jù) GBTA 的研究，平均而言，公司在 2020 年舉行了 125 次虛擬會(huì)議，而 2019 年僅為 32 次。 虛擬活動(dòng)
不僅有助于實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)相同的目標(biāo)，而且還提供了與更廣泛的受眾建立聯(lián)系、消除旅行和場(chǎng)地成本的額外優(yōu)勢(shì)。
當(dāng)活動(dòng)技術(shù)拯救了一天
如果沒(méi)有采用活動(dòng)技術(shù)，活動(dòng)行業(yè)的快速轉(zhuǎn)型是不可能的。營(yíng)銷(xiāo)領(lǐng)導(dǎo)者和規(guī)劃者幾乎在一夜之間迅速接受并利用了一種新的思維方式和技能，以保持車(chē)輪轉(zhuǎn)動(dòng)，迅速致力于數(shù)字化。
當(dāng) GBTA
成員和非成員被問(wèn)及他們是否想使用技術(shù)來(lái)推進(jìn)虛擬會(huì)議時(shí)，大多數(shù)人對(duì)此想法“感興趣”或“非常感興趣”也就不足為奇了。受訪(fǎng)者特別熱衷于利用活動(dòng)技術(shù)進(jìn)行虛擬會(huì)議、在線(xiàn)注冊(cè)、活動(dòng)后與會(huì)者調(diào)查、潛在客戶(hù)跟蹤、現(xiàn)場(chǎng)投票和活動(dòng)移動(dòng)應(yīng)用程序。
顯然，在新的活動(dòng)世界中，技術(shù)是不可或缺的?，F(xiàn)場(chǎng)投票、使用活動(dòng)應(yīng)用程序的交互式問(wèn)答和約會(huì)安排工具等功能現(xiàn)在已被與會(huì)者和計(jì)劃者普遍使用。除了本身是有用的工具之外，這些技術(shù)還具有促進(jìn)積極參與和互動(dòng)的額外好處。調(diào)查、實(shí)時(shí)反饋和內(nèi)置潛在客戶(hù)跟蹤等活動(dòng)后功能也是重要的解決方案，允許組織
衡量 其虛擬活動(dòng)的投資回報(bào)率。
虛擬活動(dòng)將來(lái)會(huì)消失嗎?
虛擬活動(dòng)為世界打開(kāi)了新的可能性，為活動(dòng)參與者和策劃者提供了以前不可能的優(yōu)勢(shì)。突然之間，與會(huì)者可以在舒適的家中登記參加活動(dòng)，只需點(diǎn)擊一下即可注冊(cè)和出席，與會(huì)者人數(shù)迅速飆升。當(dāng)調(diào)查受訪(fǎng)者被問(wèn)及大流行前后虛擬活動(dòng)的有效性時(shí)，他們對(duì)虛擬活動(dòng)的看法有了顯著改善。
雖然與會(huì)者現(xiàn)在對(duì)虛擬活動(dòng)感到滿(mǎn)意，但大多數(shù)人仍然更喜歡面對(duì)面的活動(dòng)。根據(jù) GBTA 的研究，與大流行之前的 96% 相比，76%
的受訪(fǎng)者現(xiàn)在認(rèn)為面對(duì)面會(huì)議通常比虛擬會(huì)議“更有效”或“更有效”。盡管面對(duì)面活動(dòng)仍然占上風(fēng)，但自大流行以來(lái)，這一數(shù)字要低得多，并且認(rèn)為虛擬活動(dòng)與面對(duì)面活動(dòng)一樣有效的人數(shù)從
3% 增加到 19%?；顒?dòng)策劃者和營(yíng)銷(xiāo)人員現(xiàn)在已經(jīng)嘗到了活動(dòng)技術(shù)的力量，虛擬活動(dòng)將繼續(xù)存在。
向混合活動(dòng)問(wèn)好
隨著 COVID-19
感染率顯著下降并且政府放寬了旅行限制，每個(gè)人都為能夠親自連接和聯(lián)網(wǎng)而感到興奮，并在更實(shí)際的情況下遠(yuǎn)程參加活動(dòng)的額外優(yōu)勢(shì)。中提琴!我們現(xiàn)在有混合活動(dòng)。就像虛擬活動(dòng)在
2020 年和 2021 年的大部分時(shí)間占據(jù)中心位置一樣，混合活動(dòng)預(yù)計(jì)將成為下一個(gè)大趨勢(shì)。
什么是混合活動(dòng)?
簡(jiǎn)而言之， 混合活動(dòng)結(jié)合了舉辦面對(duì)面活動(dòng)和虛擬活動(dòng)的最佳元素，并且無(wú)論 COVID-19
限制如何，所有人都可以訪(fǎng)問(wèn)它們。雖然一些地區(qū)現(xiàn)在允許公眾集會(huì)，但其他地區(qū)可能仍然不對(duì)國(guó)內(nèi)或國(guó)際旅行開(kāi)放。在這種旅行受到限制的情況下，混合活動(dòng)為多地點(diǎn)活動(dòng)提供了機(jī)會(huì)，允許多個(gè)現(xiàn)場(chǎng)觀眾。
借助混合活動(dòng)模型，與會(huì)者可以虛擬參加活動(dòng)，也可以從多個(gè)地點(diǎn)親自參加活動(dòng)，或兩者兼而有之。一個(gè)觀眾與另一個(gè)觀眾的比例并不重要，因?yàn)閯?chuàng)建混合活動(dòng)是為了將多個(gè)觀眾連接到一個(gè)活動(dòng)。
混合活動(dòng)是未來(lái)嗎?
GBTA
的研究表明，十分之七的公司在大流行之前從未舉辦過(guò)混合活動(dòng)。在大流行期間，感染的高風(fēng)險(xiǎn)也阻止了公司嘗試混合活動(dòng)。隨著一切恢復(fù)正常，五分之三的公司現(xiàn)在預(yù)計(jì)將在
2021 年至少舉行一次混合會(huì)議。
如上所述，對(duì)混合活動(dòng)的興趣增加可以部分歸因于各種觀眾類(lèi)型的活動(dòng)易于訪(fǎng)問(wèn)。不過(guò)，由于對(duì)可持續(xù)性的認(rèn)識(shí)和推動(dòng)，混合活動(dòng)也可能成為更受歡迎的選擇。
最近，大型跨國(guó)組織已承諾減少其碳足跡，并正在調(diào)整其目標(biāo)以實(shí)現(xiàn)該議程。憑借可持續(xù)發(fā)展推動(dòng)創(chuàng)新的理念，多場(chǎng)地活動(dòng)意味著不同的觀眾可以從最近的地點(diǎn)參加活動(dòng)，從而減少商務(wù)旅行，并最終減少碳排放。
對(duì)混合活動(dòng)的猶豫
雖然大多數(shù)組織對(duì)舉辦混合活動(dòng)感到興奮，但他們也有一定的恐懼和猶豫。在 GBTA 研究中，當(dāng)公司被要求詳細(xì)說(shuō)明這些猶豫時(shí)，他們強(qiáng)調(diào)了以下幾點(diǎn)：
由于與虛擬觀眾建立網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜性，與會(huì)者參與度較低(55%)
混合賽事的規(guī)劃和執(zhí)行方面的可預(yù)見(jiàn)困難(38%)
混合活動(dòng)在實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)方面不會(huì)那么有效 (27%)
缺乏托管混合受眾的技術(shù)和技術(shù)支持(22%)
舉辦混合活動(dòng)的成本很高(18%)
盡管?chē)@任何新型活動(dòng)存在可以理解的擔(dān)憂(yōu)，但將虛擬活動(dòng)和現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)相結(jié)合的概念并不新鮮。上述擔(dān)憂(yōu)似乎包含了很多 對(duì)混合活動(dòng)的誤解。
組織必須記住，混合活動(dòng)是提供兩種體驗(yàn)和舉辦單一活動(dòng)之間的平衡行為。即使大多數(shù)組織以前沒(méi)有舉辦過(guò)混合活動(dòng)，也沒(méi)什么好擔(dān)心的。今天的技術(shù)比以往任何時(shí)候都更強(qiáng)大，混合活動(dòng)正在接管這個(gè)行業(yè)。
技術(shù)會(huì)再次拯救世界嗎?
在 GBTA
研究中，超過(guò)一半的公司強(qiáng)調(diào)與會(huì)者參與是混合活動(dòng)的最大挑戰(zhàn)。組織擔(dān)心遠(yuǎn)程與會(huì)者無(wú)法與現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者建立聯(lián)系、參加教育會(huì)議和參觀展覽攤位，僅舉幾例。他們擔(dān)心這樣的挑戰(zhàn)可能意味著更少的參與度和活動(dòng)價(jià)值。
借助技術(shù)解決方案，混合活動(dòng)能夠吸引虛擬與會(huì)者
與現(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者一樣多?，F(xiàn)場(chǎng)與會(huì)者可以舉手發(fā)言，而虛擬與會(huì)者可以使用實(shí)時(shí)聊天功能提出問(wèn)題并分享見(jiàn)解。出席跟蹤、潛在客戶(hù)跟蹤和移動(dòng)應(yīng)用程序等其他功能允許與會(huì)者與參展商進(jìn)行虛擬聯(lián)系并交換聯(lián)系信息。
個(gè)人活動(dòng)的恢復(fù)
雖然線(xiàn)下活動(dòng)的回歸還有很長(zhǎng)的路要走，但大多數(shù)會(huì)議和活動(dòng)策劃者對(duì)到 2022 年初線(xiàn)下活動(dòng)的狀況持樂(lè)觀態(tài)度。根據(jù) GBTA 的研究，67%
的公司預(yù)計(jì)該行業(yè)將到 2022 年第一季度恢復(fù)，52% 的受訪(fǎng)者預(yù)計(jì)簡(jiǎn)單會(huì)議(與會(huì)者人數(shù) 50
人或更少)會(huì)在一年內(nèi)恢復(fù)。大多數(shù)受訪(fǎng)者表示，大型活動(dòng)和會(huì)議可能需要兩到三年才能恢復(fù)到大流行前的水平。
面對(duì)面的活動(dòng)會(huì)不會(huì)一樣?
科技讓活動(dòng)主持人煥然一新。虛擬活動(dòng)為活動(dòng)策劃者和營(yíng)銷(xiāo)人員帶來(lái)了巨大的學(xué)習(xí)曲線(xiàn)，這些課程將在定義未來(lái)活動(dòng)的形式方面發(fā)揮重要作用。當(dāng)
面對(duì)面會(huì)議回歸時(shí)，它們看起來(lái)會(huì)與以前大不相同;將有一個(gè)額外的優(yōu)先事項(xiàng)是健康和安全措施以及場(chǎng)館的運(yùn)營(yíng)變化。
例如，組織現(xiàn)在正計(jì)劃在 RFP
中包括與流行病相關(guān)的問(wèn)答，用于場(chǎng)地采購(gòu)。這些可能包括衛(wèi)生和個(gè)人衛(wèi)生規(guī)劃、災(zāi)難恢復(fù)和疫情應(yīng)對(duì)、食品準(zhǔn)備實(shí)踐、員工培訓(xùn)、視聽(tīng)基礎(chǔ)設(shè)施等。最關(guān)鍵的因素將是場(chǎng)地對(duì)戴口罩的要求、房間內(nèi)允許的最大人數(shù)、和社交距離要求。
GBTA 研究在討論與大流行相關(guān)的運(yùn)營(yíng)轉(zhuǎn)型時(shí)強(qiáng)調(diào)了幾個(gè)因素：
83% 的公司表示目前應(yīng)要求與會(huì)者戴口罩
73% 有興趣要求與會(huì)者提供他們的健康信息(例如，顯示負(fù)面的 COVID 檢測(cè)結(jié)果)
72% 的人希望參加者在參加活動(dòng)時(shí)接受體溫篩查或熱掃描
47% 有興趣只允許接種疫苗的參與者參加他們的活動(dòng)
疫苗接種會(huì)發(fā)揮重要作用嗎?
根據(jù)彭博收集的數(shù)據(jù)，已在 180 個(gè)國(guó)家/地區(qū)接種了超過(guò) 32.5 億劑 COVID-19 疫苗。這足以為全球約 21%
的人口進(jìn)行全面接種。在美國(guó)，已經(jīng)推出了超過(guò) 3.3 億劑疫苗。
這些數(shù)字每天都在增加，隨著各國(guó)繼續(xù)加快疫苗接種工作，國(guó)際旅行正在慢慢恢復(fù)運(yùn)營(yíng)。但是，根據(jù)行程，旅客可能會(huì)面臨強(qiáng)制性疫苗接種或 COVID-19
檢測(cè)要求。同樣，會(huì)議主持人可能會(huì)要求與會(huì)者出示疫苗接種證書(shū)，在 GBTA 研究中，47% 的公司表示他們有興趣向與會(huì)者索取此類(lèi)證明。
活動(dòng)技術(shù)是答案
營(yíng)銷(xiāo)人員和活動(dòng)策劃者一直依靠技術(shù)來(lái)管理活動(dòng)策劃的復(fù)雜領(lǐng)域，包括場(chǎng)地采購(gòu)、RFP
問(wèn)題、注冊(cè)、調(diào)查等。然而，由于大流行，對(duì)技術(shù)的依賴(lài)比以往任何時(shí)候都更加突出。大流行給活動(dòng)專(zhuān)業(yè)人士帶來(lái)了獨(dú)特的挑戰(zhàn)，我們的行業(yè)用手頭最好的技術(shù)進(jìn)行了反擊——甚至創(chuàng)造了新技術(shù)。
以下是活動(dòng)行業(yè)如何繼續(xù)適應(yīng)大流行：
場(chǎng)地采購(gòu)技術(shù)：場(chǎng)地采購(gòu)平臺(tái)已迅速加強(qiáng)其游戲，以適應(yīng)有關(guān)連鎖酒店和獨(dú)立場(chǎng)地的衛(wèi)生和衛(wèi)生最佳實(shí)踐的信息。有些人還修改了他們?cè)?RFP
中的問(wèn)答，以包括與大流行相關(guān)的問(wèn)題和協(xié)議，這可以極大地幫助規(guī)劃者。
活動(dòng)圖表軟件：規(guī)劃人員現(xiàn)在使用活動(dòng)圖表軟件來(lái)創(chuàng)建符合社交距離準(zhǔn)則的真實(shí)房間設(shè)置或進(jìn)行虛擬參觀場(chǎng)地。
最少的面對(duì)面交互：技術(shù)幫助自動(dòng)化了以前需要人工交互的大多數(shù)任務(wù)。例如，登記亭和移動(dòng)應(yīng)用程序可幫助與會(huì)者登記、安排約會(huì)和建立網(wǎng)絡(luò)。
其他技術(shù)應(yīng)用：當(dāng)今的公司傾向于用多功能移動(dòng)應(yīng)用程序和登記亭取代紙質(zhì)指南和地圖，并鼓勵(lì)與會(huì)者通過(guò)即時(shí)消息應(yīng)用程序建立網(wǎng)絡(luò)和預(yù)約。
隨著不同行業(yè)從大流行中復(fù)蘇，企業(yè)會(huì)議和活動(dòng)將在技術(shù)的幫助下繼續(xù)發(fā)展和適應(yīng)。面對(duì)面的會(huì)議最終會(huì)回歸，但在那之前，虛擬會(huì)議和混合會(huì)議才是展會(huì)的主角。在您計(jì)劃下一次活動(dòng)時(shí)，請(qǐng)花時(shí)間研究和投資活動(dòng)技術(shù)、培訓(xùn)和工具，以幫助您保持領(lǐng)先地位。
