這是“認識策劃者”簡介系列中的其中一個，我們從中獲得活動策劃者對其工作、動機和挑戰(zhàn)的見解，以及他們對場地和酒店互動的看法。

　　Leanna Mosquera 喜歡忙碌。幸運的是，作為 AxoGen 的會議和活動專家，“從來沒有空閑時間，”她說。這似乎不是一份工作中理想的品質，但全職公司規(guī)劃的不斷變化、不斷變化的性質正是 Leanna 的拿手好戲?！拔抑牢矣?100 件不同的事情要做，而且每一天都會看起來非常不同——這絕對是我繼續(xù)前進的動力，”她說。AxoGen 是一家位于佛羅里達州阿拉楚阿的人體組織公司，它開發(fā)的技術可以幫助神經損傷患者恢復感覺和功能。在過去的一年半里，Leanna 一直在舉辦他們的教育活動，這些活動對外科醫(yī)生進行新技術和數據培訓，使他們能夠更好地幫助患者。雖然公司組織了多達 300 個小型，一年的地區(qū)性活動，是 20 多個更大的項目占用了 Leanna 的大部分時間。他們在美國各地舉行，每場約有 60 人參加?！拔抑琅c大型會議相比，它們聽起來很小，但我們負責預訂一切——餐飲、旅行、酒店、異地晚餐。”

　　無論預算有多大，策劃者總是可以使用更多

　　即使參加人數相對較少，Leanna 于 2010 年開始了她的策劃師職業(yè)生涯，她很幸運地看到她在 AxoGen 的活動預算有所增加——這在她以前在教育領域的職位上并非總是如此?！拔覀児菊娴南嘈盼覀兯龅氖虑?。但他們顯然想要好的推理和好的數據來繼續(xù)給我們更多的錢，”她說。自從她說服 AxoGen 高管投資 Cvent 的活動管理平臺以來，提供確鑿的證據來證明她的活動預算是很容易的。該技術使她和她的團隊可以立即訪問他們需要的所有分析見解和報告。公司愿意給的任何錢，Leanna 都可以使用。“我認為所有規(guī)劃者都在為預算限制而苦苦掙扎。我們有一個健康的預算，但仍然不夠。我知道如果我有更多的錢來做這件事，我可以讓活動更加順利，或者給外科醫(yī)生更多的經驗。所以我們一直在努力發(fā)揮創(chuàng)造力?！?/p>

　　與會者希望有度假潛力的會議目的地

　　對于較大的教育項目，Leanna會尋找有“假期抽獎”的美國目的地。她喜歡在有吸引力的大城市吸引外科醫(yī)生，他們可能會帶著家人一起去，或者多休幾天假。她并不孤單：在Cvent 的 2018 年全球規(guī)劃師采購報告中，21% 的規(guī)劃師將場館外的活動和景點列為對其目的地選擇的最大影響，高于 2017 年報告的 18%。與此同時，與會者正在關注所謂的“休閑”趨勢。在 GBTA 基金會 2017 年的一項調查中，37% 的北美商務旅行者在過去一年中為了休閑而延長了工作旅行。

　　關注 RFP 細節(jié)的場地具有優(yōu)勢

　　雖然選擇目的地可能并不復雜，但在這些城市確定合適的地點并不總是那么簡單。在 RFP 過程中，當酒店銷售人員建議替代日期或太小的會議室時，Leanna 會感到沮喪，“即使我們告訴他們我們的具體需求和日期?！?她說，使用Cvent 供應商網絡由于其非常具體的形式，它幫助減少了這些問題，但場地仍然需要注意 RFP 的細節(jié)——它們在許多層面上仍然非常重要。如果回復的名稱或日期在錯誤的月份有誤，“顯然你根本沒有真正注意提案，”Leanna 說?！拔覜]有時間為我們所做的每個項目檢查 30 個不正確的響應”，因此提供不充分信息的場所更有可能立即被拒絕。如果酒店需要提供不同日期或特定會議室(例如，另一個大團體)有特定原因，則工作人員應該直截了當地說明原因?！叭绻覀冎浪麄?yōu)槭裁匆岢銎渌ㄗh的所有細節(jié)，這肯定會讓我們嘗試變得更靈活一些，”Leanna 說。她還希望酒店銷售經理能夠簡化他們的電話交談?！拔抑幌肽闷痣娫挻螂娫?，但他們想安排一個小時的會議來詳細討論他們的提案。我沒有一個小時的時間來處理每一個向我發(fā)送提案的房產。” Leanna 希望場所通過電子郵件回答她的任何主要問題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應中列出所有請求的信息。然后，一個簡短的 15 分鐘電話就足以討論任何其他細節(jié)。我沒有一個小時的時間來處理每一個向我發(fā)送提案的房產。” Leanna 希望場所通過電子郵件回答她的任何主要問題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應中列出所有請求的信息。然后，一個簡短的 15 分鐘電話就足以討論任何其他細節(jié)。我沒有一個小時的時間來處理每一個向我發(fā)送提案的房產?！?Leanna 希望場所通過電子郵件回答她的任何主要問題，或者更好的是，確保在原始 RFP 響應中列出所有請求的信息。然后，一個簡短的 15 分鐘電話就足以討論任何其他細節(jié)。

　　現(xiàn)場經驗決定重復業(yè)務的可能性

　　一旦酒店通過了 Leanna 的 RFP 流程，一切都與現(xiàn)場體驗有關，特別是因為 AxoGen 的活動利用了幾乎所有可用的酒店服務，從視聽設備到禮賓服務再到交通?！叭绻鐣ぷ魅藛T沒有定期補充自助餐線或 Wi-Fi 無法正常工作，這些都是讓我們考慮更換酒店的事情?！?另一方面，良好的體驗肯定會贏得 Leanna 的忠誠度和回頭客?！叭绻麊T工非常出色，而且我們不必要求任何東西——他們只是預測我們的需求——我們自然愿意回到那處房產?！? 她并不指望事情會一帆風順。事實上，她遵循的建議是你必須保持冷靜，“即使世界正在分崩離析。加強關系，吸引業(yè)務。