基本每個(gè)企業(yè)都會(huì)涉及到活動(dòng)策劃，如果你的老板讓你策劃一個(gè)活動(dòng)，但是你的公司沒有專業(yè)的活動(dòng)策劃團(tuán)隊(duì)，所有一切相關(guān)工作都需要你來完成，你肯定會(huì)感到恐慌，其實(shí)不用過分擔(dān)心，你完全可以做到這一點(diǎn)，接下來深圳時(shí)光在線活動(dòng)策劃小編分享：如何策劃活動(dòng)，簡(jiǎn)單的8步指南。
1、確定活動(dòng)的目標(biāo)和時(shí)間表
策劃一場(chǎng)活動(dòng)是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)。在您深入了解它之前，請(qǐng)考慮一下您為什么要策劃它。您是否希望擴(kuò)大您的客戶群?推動(dòng)銷售收入?教育客戶?招聘新員工?
您甚至可能意識(shí)到，某個(gè)事件并不是您實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最有力選擇。畢竟，只有 49% 的企業(yè)在其多渠道營(yíng)銷活動(dòng)中采用事件營(yíng)銷作為渠道。
但是，如果您準(zhǔn)備好開展活動(dòng)，請(qǐng)擴(kuò)展您的目標(biāo)以指定目標(biāo)參與者。例如，具有參與目標(biāo)的事件將針對(duì)漏斗頂部的潛在客戶。
這些決定將決定你以后的許多決定。
現(xiàn)在也是為您的活動(dòng)設(shè)置時(shí)間表的好時(shí)機(jī)。這將幫助您確定以下每個(gè)步驟的時(shí)間。
您不想選擇在您的目標(biāo)行業(yè)有很多其他會(huì)議的日期，原因如下：
租金價(jià)格上漲
投票率下降
更難脫穎而出
進(jìn)行一些挖掘以找出您所在行業(yè)的大多數(shù)事件何時(shí)發(fā)生，并選擇該領(lǐng)域之外的日期。
您還應(yīng)該確保將日期設(shè)置得足夠遠(yuǎn)，以便完成所有事情而不會(huì)精疲力盡。
2、確定你的預(yù)算
確定活動(dòng)預(yù)算非常重要，你必須弄清楚你是如何為所有有趣的東西(食物、音響設(shè)備、贓物、五彩紙屑大炮)買單的。畢竟，事件可能會(huì)變得非常昂貴。
對(duì)于舉辦活動(dòng)的公司來說，他們 21% 的營(yíng)銷預(yù)算用于這些活動(dòng)，正確分配資源很重要。
在規(guī)劃活動(dòng)預(yù)算時(shí)，您應(yīng)該考慮以下幾點(diǎn)：
活動(dòng)后勤(規(guī)模、長(zhǎng)度、場(chǎng)地、工作人員、運(yùn)輸)
軟件需求(從數(shù)字標(biāo)牌的利基工具到必要的活動(dòng)管理軟件)
體驗(yàn)必需品(餐飲、影音設(shè)備、裝飾品)
便利設(shè)施(例如，健康產(chǎn)品、狗收養(yǎng)、贓物袋等)
額外支出(您總是需要一些回旋余地)
一旦你弄清楚了所有東西的確切成本，你就可以為所有這些錢的去向制定一個(gè)商業(yè)案例。
3、找到你的場(chǎng)地
如果您要舉辦大型活動(dòng)，則必須選擇您計(jì)劃舉辦的城市。如果您要舉辦較小的本地活動(dòng)，那就不用擔(dān)心了。無論如何，計(jì)劃一個(gè)讓您的大多數(shù)消費(fèi)者、潛在客戶和目標(biāo)受眾都可以輕松訪問的活動(dòng)。
一旦確定了大致位置，就該選擇特定的場(chǎng)地了。
根據(jù)該地區(qū)的熱門活動(dòng)場(chǎng)所、其他企業(yè)的推薦和當(dāng)?shù)刭Q(mào)易出版物，建立一個(gè)您想要探索的地點(diǎn)的候選名單。盡可能多地自行審查場(chǎng)地和/或其控股公司，然后安排參觀您名單上的場(chǎng)地。
這里有幾個(gè)問題要問自己和在這些旅行中遇到的供應(yīng)商：
您需要多少個(gè)房間(大的和小的)?
離機(jī)場(chǎng)有多近?
離多家酒店有多近?
場(chǎng)地是否已經(jīng)與餐飲公司達(dá)成交易?
租賃中包含哪些 A/V 設(shè)備?
他們的安全政策是什么?
他們提供什么便利設(shè)施?
4、選擇你的技術(shù)
有很多活動(dòng)管理軟件，其中一些對(duì)您的活動(dòng)有所幫助，其中一些可能對(duì)未來的活動(dòng)有所幫助。
活動(dòng)管理軟件可以幫助您進(jìn)行注冊(cè)、促銷、組織以及——在這個(gè)階段最重要的——計(jì)劃。
您還應(yīng)該考慮以下工具：
門票、促銷和付款：活動(dòng)預(yù)訂軟件
現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)牌：數(shù)字標(biāo)牌軟件
直播會(huì)議：網(wǎng)絡(luò)會(huì)議軟件
營(yíng)銷和推廣：電子郵件營(yíng)銷和社交媒體管理軟件
與會(huì)者體驗(yàn)：移動(dòng)活動(dòng)應(yīng)用程序
對(duì)于活動(dòng)本身：會(huì)議軟件
如果您要投資多種工具，請(qǐng)?jiān)诨ㄥX之前確保它們都相互集成。這將確保無縫的用戶體驗(yàn)，并且不會(huì)漏掉任何東西。
您還需要確保您的與會(huì)者在注冊(cè)時(shí)也有同樣流暢的體驗(yàn)。讓您的觀眾盡可能輕松地找到點(diǎn)擊購(gòu)買按鈕的方式。
一種方法是確保您的各種營(yíng)銷軟件工具(營(yíng)銷自動(dòng)化、電子郵件營(yíng)銷和社交媒體營(yíng)銷等)可以與您的注冊(cè)軟件集成。
5、尋找您的合作伙伴和供應(yīng)商
根據(jù)您選擇的場(chǎng)地，他們可能會(huì)提供特價(jià)或擁有自己的內(nèi)部餐飲服務(wù)商和 A/V
產(chǎn)品。如果您不能引入外部供應(yīng)商，您應(yīng)該檢查他們是否提供您可以利用的任何特定交易(例如，如果您達(dá)到特定的參與者門檻，他們可能會(huì)為非營(yíng)利組織提供交易或折扣)。
如果您被允許引入第三方/外部供應(yīng)商，請(qǐng)貨比三家以確保您獲得最優(yōu)惠的價(jià)格。
除了食物、景點(diǎn)和聲音，您還應(yīng)該研究以下內(nèi)容：
交通(入住酒店的客人往返會(huì)場(chǎng))
健康產(chǎn)品(包括健身課程、手工藝課程等)
臨時(shí)代理(以確保您的活動(dòng)配備齊全)
安全性(確保您的活動(dòng)完全安全)
娛樂(因?yàn)榛顒?dòng)不應(yīng)該只是關(guān)于商業(yè))
您還希望尋找任何可以幫助資助和組織此活動(dòng)的潛在合作伙伴。通過整合資源，您可以在金錢和資源方面為自己降低成本，同時(shí)還可能通過打入您的合作伙伴可以進(jìn)入的未開發(fā)市場(chǎng)來提高出勤率。
但是，出于與我們討論場(chǎng)地選擇相同的原因，正確審查您的合作伙伴和供應(yīng)商非常重要。
6、找出你的主要吸引力
是什么讓人們參加你的活動(dòng)?
也許是主題，也許是演講者。這取決于活動(dòng)，不僅如此，還取決于您的與會(huì)者。
想想你的聽眾。什么會(huì)讓他們興奮?什么會(huì)激勵(lì)他們?
例如，如果你要為你的公司舉辦頒獎(jiǎng)晚宴，食物可能是當(dāng)晚的一部分，但頒獎(jiǎng)是每個(gè)人都會(huì)關(guān)注的。如果您正在組織公司活動(dòng)，請(qǐng)考慮您正在進(jìn)入的市場(chǎng)及其痛點(diǎn)。他們需要知道什么?尋找可以與之交談的演講者。
嘗試專注于具有廣泛吸引力的景點(diǎn)。如果您的吸引力是一個(gè)人/一群人，請(qǐng)找一個(gè)擁有大量熱情追隨者的人，他們現(xiàn)在更有可能參加您的活動(dòng)。
7、建立你的營(yíng)銷活動(dòng)
你想讓人們坐在那些座位上嗎?這是執(zhí)行此操作的步驟。
您需要為您的活動(dòng)主題制定一個(gè)獨(dú)特的愿景，并圍繞它開展?fàn)I銷活動(dòng)。您的主題應(yīng)該與您在開始時(shí)設(shè)定的目標(biāo)以及您所追求的受眾相關(guān)聯(lián)。
從那里開始，您需要參與營(yíng)銷團(tuán)隊(duì)擁有的盡可能多的渠道。除了電子郵件營(yíng)銷、內(nèi)容營(yíng)銷、廣告購(gòu)買和社交媒體營(yíng)銷之外，您還應(yīng)該聯(lián)系那些提前回復(fù)的人，看看他們是否會(huì)在社交媒體上宣傳活動(dòng)。
確保您的所有營(yíng)銷都是圍繞該核心主題設(shè)計(jì)的(包括圖形和副本)。向吸引更多觀眾的與會(huì)者提供推薦率(例如，如果有人說服另一個(gè)人參加，則免費(fèi)升級(jí)他們的門票)。
8、制定計(jì)劃以建立與與會(huì)者的新關(guān)系
該事件甚至還沒有發(fā)生，但您應(yīng)該已經(jīng)將其作為規(guī)劃過程的一部分進(jìn)行思考。
您需要制定計(jì)劃來發(fā)展事件產(chǎn)生的關(guān)系。
在活動(dòng)中，通過提供大量附有貴公司信息的免費(fèi)贈(zèng)品(例如，鋼筆、磁鐵、活頁夾、手提袋等)，為未來的合作關(guān)系奠定基礎(chǔ)。
這樣，在活動(dòng)結(jié)束后，人們每次去打開冰箱或收拾雜貨時(shí)，仍然會(huì)把你的公司放在他們的腦海中。
活動(dòng)結(jié)束后，向與會(huì)者發(fā)送調(diào)查，以便您既能衡量成功，又能獲得具體見解(例如，哪些人群在活動(dòng)中擁有最好/最差的體驗(yàn)或最大/最小的存在)。
想想你最近參加的一個(gè)活動(dòng)。你認(rèn)為他們的目標(biāo)是什么?結(jié)果是否符合這些目標(biāo)?
現(xiàn)在開始考慮自己的目標(biāo)。你實(shí)現(xiàn)它們的最佳方式是什么?歡迎來到第一步。你可以這樣做。
