常言道，細(xì)節(jié)決定成敗。活動(dòng)策劃也不列外，特別是在組織一次活動(dòng)時(shí)，整場(chǎng)活動(dòng)涉及到的細(xì)節(jié)點(diǎn)非常多，活動(dòng)的成功有賴于每一個(gè)細(xì)節(jié)的成功。并且一個(gè)或多個(gè)小環(huán)節(jié)上的失誤可能會(huì)使整個(gè)活動(dòng)效果大打折扣。今天深圳時(shí)光在線小編就為大家分享：想要策劃一場(chǎng)成功的活動(dòng)，這三大要點(diǎn)需掌握!
要點(diǎn)一：確定時(shí)間地點(diǎn)，預(yù)留充足時(shí)間
舉辦一場(chǎng)活動(dòng)，策劃人首先要明確活動(dòng)的時(shí)間和地點(diǎn)等因素，最好提前2個(gè)月確定下來(lái)，預(yù)留充足的時(shí)間來(lái)進(jìn)行活動(dòng)的前期籌備工作，并提前通知參與活動(dòng)的相關(guān)企業(yè)，可以發(fā)通知、快件、傳真、邀請(qǐng)函等多種方式。一般情況下，企業(yè)在收到活動(dòng)啟動(dòng)者的邀請(qǐng)后，還需協(xié)調(diào)有關(guān)與會(huì)者的行程等問(wèn)題，并且活動(dòng)策劃人要提前準(zhǔn)備活動(dòng)當(dāng)天的接待事項(xiàng)。
尤其在舉辦企業(yè)年會(huì)等大型活動(dòng)的時(shí)候，小編建議舉辦年會(huì)的時(shí)間可以定在12月份，避免1月份扎堆舉辦，因?yàn)楹芏嗥髽I(yè)都會(huì)選擇在年前1月份舉辦企業(yè)年會(huì)，而且各經(jīng)銷商間的會(huì)議也會(huì)選擇在1月份舉辦，所以1月份的活動(dòng)會(huì)非常密集，很容易形成日程沖突。另外，由于年底個(gè)別企業(yè)經(jīng)常有相關(guān)評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，加上各企業(yè)年度評(píng)獎(jiǎng)?lì)A(yù)算有限，這些企業(yè)往往先入為主，特別是有關(guān)評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)越后，企業(yè)參與熱情、激情就會(huì)減弱。
要點(diǎn)二：分清主次關(guān)系，確立主導(dǎo)地位
目前，很多大型活動(dòng)都是由兩個(gè)甚至更多的機(jī)構(gòu)聯(lián)合舉辦，其趨勢(shì)日益明顯。一般雙方合作的初始目標(biāo)都是希望通過(guò)舉辦一次活動(dòng)，來(lái)達(dá)到雙方整合資源的目的，形成1+1>2的強(qiáng)大合力。但若活動(dòng)策劃實(shí)施過(guò)程中缺乏適當(dāng)?shù)臏贤▍f(xié)調(diào)，沒(méi)有合理地處理雙方在活動(dòng)中的位置和分工，沒(méi)有分清主次關(guān)系，哪一方來(lái)進(jìn)行主導(dǎo)的話，企業(yè)之間共同組織活動(dòng)反而可能會(huì)產(chǎn)生相反的活動(dòng)效果。
對(duì)于大多數(shù)大型活動(dòng)來(lái)說(shuō)，一個(gè)合適的、可行的方法就是有效地分解核心環(huán)節(jié)，并讓其中一方對(duì)其負(fù)責(zé)。最后，促進(jìn)合作，明確分工，建立良好的協(xié)作機(jī)制，避免由于責(zé)任問(wèn)題或相互推諉而造成活動(dòng)混亂，從而保證活動(dòng)順利舉辦達(dá)到預(yù)期成效。
要點(diǎn)三：活動(dòng)接送安排，重要嘉賓專人服務(wù)
活動(dòng)策劃過(guò)程中要隨時(shí)更新相關(guān)的嘉賓信息表，確保接送客人的信息是最新、最準(zhǔn)確的。依本人的活動(dòng)策劃執(zhí)行經(jīng)驗(yàn)，一般在活動(dòng)中，不應(yīng)以人為序，應(yīng)按時(shí)間先后順序進(jìn)行，這樣才比較方便、高效。
客人接車的每一道工序都有專業(yè)人員具體分工，主要是防止負(fù)責(zé)人臨時(shí)換班，影響及時(shí)溝通。接待員要保持溝通暢通，各環(huán)節(jié)之間要及時(shí)商議，例如接到客人后，要及時(shí)通知下一位接待員為客人安排住宿等事宜。
重要嘉賓的接待工作是活動(dòng)策劃執(zhí)行過(guò)程中的重中之重，直接關(guān)系到活動(dòng)的最終效果。如果重要嘉賓的接待工作沒(méi)有處理好，很有可能造成嚴(yán)重的社會(huì)影響，也會(huì)直接影響到活動(dòng)的進(jìn)程。因此，重要嘉賓應(yīng)該由專業(yè)人員來(lái)負(fù)責(zé)接待，具體到住宿、飲食、出行等全程服務(wù)，讓重要嘉賓切身感受到活動(dòng)舉辦方的誠(chéng)意以及無(wú)微不至的服務(wù)，留下美好的印象。
